Office全家桶，真的很好用，教你如何協同使用軟體
你們現在從事的是什麼行業，什麼職業？
或許大家的行業和職業都不相同。但是，你們可能都在使用Office。
由於公司屬性或崗位性質不同，我們可能會更多的只使用其中一款或兩款Office軟體。
例如崗位是UI設計，一般主要是用Word看需求文檔，PPT做彙報；例如崗位是資料分析，一般主要用Excel、Access……
其實Office軟體最棒的就是，軟體之間是可以協同使用的。所以，不僅僅是掌握其中的一款軟體就可以了，綜合學習和使用Office才是提高辦公效率的大秘訣。
【1】文檔或幻燈片的資料鏈接
每當月底的時候，雖然機智的做好了文檔模版，但是因為圖表的資料每月都在變化，總是要耗費大量的時間在手動複製、粘貼。
只要把複製Excel表格+粘貼為帶源連結的選項，就可以實現自動更新。
① 複製資料區域，【粘貼帶連結的來源資料】，到所需文檔或幻燈片指定位置
② 手動更新，除了選中圖表點擊【圖表工具設計】選項卡的【刷新資料】，還可以選中圖表，右鍵【編輯資料】直接進入來源資料進行編輯
③ 手動更新已經不能滿足需求，自動更新才是王道
保存文檔後，【檔】-【資訊】的右下角會添加【編輯指向檔的連結】，
注：Excel原始檔案和PPT檔最好放在同一個目錄下，方便及時查看和核對
【2】高逼格的商務文檔
每次彙報工作的時候，密密麻麻的字，老闆真的想看嗎？（不想看）
只需要借助視覺化的PPT設計工具（是的，
把幻燈片匯出JPG格式+插入文檔裡面，實現逼格滿滿的商務文檔。
① 在PPT中製作好圖表頁，【匯出】為JPG格式（2013版以上的PPT才有這個功能噢~）
② 直接在文檔裡，插入製作的圖表頁。提個小建議：如果圖片是白色背景，添加淺灰色細線條，更容易與正文區分
【3】手動錄入圖片檔
在職場裡，是不是經常遇到可愛的領導給你一份厚厚的資料，讓你手動輸入電腦，或者網上想要複製的文字沒辦法直接複製，甚至採用圖片的方式來顯示文字。
看得到得不到，於是只能不斷的一個一個字打，有時候以為自己是台行走的打字機。
只要用Onenote的螢幕截圖,截取圖片，使用複製圖片中的文本+文檔裡進替換空格處理，就可以得到想要的文字，再也不用熬夜。
① Onenote具有光學符識別OCR功能
利用自帶的【螢幕截圖】任意截取你需要的文字或直接插入圖片。【複製圖片中的】文字，粘貼到任意空白處，就可以把圖片上的文字複製出來
注：由於全平臺OCR支持，在Onenote上保存的所有圖片上的文字都能被搜索到
② 轉化的文字識別還是比較準確的，但是個別字詞會顯示錯亂，而且漢字預設轉化效果會以空格隔開字元
結合word裡面的替換功能，可以快速清理錯誤格式及規律性的錯誤轉化
如果是PDF檔，Word 2013及以上版本是可以打開直接PDF並進行轉換 （所以為什麼要使用高版本的Office~）
不限定Office工具外，看圖王PDF閱讀器可以直接複製PDF裡面的文字。
對於大型文檔需要識別，更建議使用付費的OCR識別軟體，例如速捷，不僅可以精確識別文字資訊，還可以還原文檔格式。
【4】參會人員名單表格匯總成文檔
公司籌備議的時候，參會人員及統籌事宜多數是用Excel表格資料匯總。往往做計畫或總結的時候，要把這些人員名單匯總到Word文檔裡，人多的話手打數百個名字，那酸爽~
複製Excel表格資訊+粘貼到Word裡進行替換，替換為頓號就可以快速得到參會名單。
① 在excel表格中複製人員名單，粘貼到文檔裡依然是一列（還可以使用excel的轉置功能 :）
② 結合word強大的替換功能，把段落標記替換為頓號，WOW~
【5】臨場做PPT簡報
在職場裡總有做不完的PPT，對內使用的PPT如果太緊急，手頭只有文字稿的也不用慌張。
結合Word大綱視圖+發送到PPT，就可以快速的把所需要的文字稿插入PPT，快速的做出PPT簡報（真的好簡報）。
① 【視圖】切換到【大綱視圖】，在大綱視圖裡根據word大綱文檔和PPT頁面的對應關係調整大綱級別
②在【自訂功能區】添加【發送到MICROSOFT POWERPOINT】到選項卡裡，直接點擊，就可以快速生成符合需求的PPT簡報
我們發現學習Office，不僅僅是掌握其中一項軟體Word、PPT、Excel等常用軟體，而是綜合學習並瞭解它們的特點，結合不同的工作場景協同使用，才是Office高效工作的秘笈。
以上是本次的全部分享，希望對你有所幫助。
你呢，你常用的office協作用法？（期待臉）
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讓你手動輸入電腦，或者網上想要複製的文字沒辦法直接複製，甚至採用圖片的方式來顯示文字。看得到得不到，於是只能不斷的一個一個字打，有時候以為自己是台行走的打字機。
只要用Onenote的螢幕截圖,截取圖片，使用複製圖片中的文本+文檔裡進替換空格處理，就可以得到想要的文字，再也不用熬夜。
① Onenote具有光學符識別OCR功能
利用自帶的【螢幕截圖】任意截取你需要的文字或直接插入圖片。【複製圖片中的】文字，粘貼到任意空白處，就可以把圖片上的文字複製出來
注：由於全平臺OCR支持，在Onenote上保存的所有圖片上的文字都能被搜索到
② 轉化的文字識別還是比較準確的，但是個別字詞會顯示錯亂，而且漢字預設轉化效果會以空格隔開字元
結合word裡面的替換功能，可以快速清理錯誤格式及規律性的錯誤轉化
如果是PDF檔，Word 2013及以上版本是可以打開直接PDF並進行轉換 （所以為什麼要使用高版本的Office~）
不限定Office工具外，看圖王PDF閱讀器可以直接複製PDF裡面的文字。
對於大型文檔需要識別，更建議使用付費的OCR識別軟體，例如速捷，不僅可以精確識別文字資訊，還可以還原文檔格式。
【4】參會人員名單表格匯總成文檔
公司籌備議的時候，參會人員及統籌事宜多數是用Excel表格資料匯總。往往做計畫或總結的時候，要把這些人員名單匯總到Word文檔裡，人多的話手打數百個名字，那酸爽~
複製Excel表格資訊+粘貼到Word裡進行替換，替換為頓號就可以快速得到參會名單。
① 在excel表格中複製人員名單，粘貼到文檔裡依然是一列（還可以使用excel的轉置功能 :）
② 結合word強大的替換功能，把段落標記替換為頓號，WOW~
【5】臨場做PPT簡報
在職場裡總有做不完的PPT，對內使用的PPT如果太緊急，手頭只有文字稿的也不用慌張。
結合Word大綱視圖+發送到PPT，就可以快速的把所需要的文字稿插入PPT，快速的做出PPT簡報（真的好簡報）。
① 【視圖】切換到【大綱視圖】，在大綱視圖裡根據word大綱文檔和PPT頁面的對應關係調整大綱級別
②在【自訂功能區】添加【發送到MICROSOFT POWERPOINT】到選項卡裡，直接點擊，就可以快速生成符合需求的PPT簡報
我們發現學習Office，不僅僅是掌握其中一項軟體Word、PPT、Excel等常用軟體，而是綜合學習並瞭解它們的特點，結合不同的工作場景協同使用，才是Office高效工作的秘笈。
以上是本次的全部分享，希望對你有所幫助。
你呢，你常用的office協作用法？（期待臉）
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