如何實施企業人力資源標準化管理
文：苗喬廣 | 圖：Internet | 編輯：W2D
企業人力資源管理包含人力資源規劃、招聘與配置、培訓與開發、績效管理、薪酬福利管理、員工關係管理等六大模組，
一、人力資源標準化管理的概念
什麼是人力資源標準化管理？簡單來說，就是“制度管人、流程辦事”。進一步來說，就是以全面品質管制PDCA迴圈管理方法為指導，夯實人力資源各項基礎管理工作，通過制定工作計畫和目標、進一步實施、不斷檢查和總結，最終形成標準的工作流程和規章制度，實現人力資源流程化、規範化、制度化管理，
二、實施人力資源標準化管理能夠產生的效果
1、能夠優化工作思路和工作方法，提高人力資源日常工作效率和服務職工水準，強化風險防控能力。
2、能夠實施人力資源工作標準化管理，減少隨意性，
3、能夠保證人力資源從業人員職責清晰、分工明確，工作有計劃、有完成時間節點、有檢查、有總結。
4、能夠為企業培養一支綜合素質強、專業水準高的人力資源專業人才隊伍。
三、如何實施人力資源標準化管理工作
人力資源標準化管理工作是一個系統工程，
成立牽頭組織實施的組織機構
人力資源標準化管理是一項重要、繁瑣並且需要投入大量精力和時間的工作，需要得到企業高層的高度重視，最好是企業負責人或分管人力資源部門的高管牽頭組織實施，成立以人力資源部門領導和各科室負責人為核心的推進實施小組，並任命一名寫作水準高、執行力強、責任心強的業務人員為標準化管理員，為人力資源標準化管理工作實施提供強有力的組織保證。推進實施小組主要職責是負責標準化管理的計畫、組織、實施和檢查，標準化模型建立後的定期檢查、持續優化和流程再造。
做好四項基礎工作
一是編制《人力資源業務管理手冊》
編制業務管理手冊是實施人力資源標準化管理的核心工作。按照統一、科學、高效的模式，重新梳理、優化和規範業務流程，規範上下道工序的交接和資料存檔，通過制定業務管理手冊明確職責和分工，重新梳理、制定和優化工作流程，規範資料存檔、交接程式，最終目的是實現業務操作的標準化，並將之固化。
業務管理手冊應包含五部分內容：一是職責，將企業每一名人力資源從業人員所承擔的的工作職責梳理清楚，按照業務或職責分章節；二是流程，每一項業務從開始到結束的步驟和全過程，要形成書面的流程，對業務流程細化和分類，不能太粗，業務點要全面，做到清晰易懂，要讓一個新人一看流程就知道如何操作，還要對不合理的流程實施流程再造；三是處理業務的原則、規定或政策依據，如發放的工資、獎金、津貼等專案，每一項要有依據；四是辦理業務所需的配套表格、台賬、記錄、影本等相關材料，相關表格要設計合理，具有可操作性；五是需要存檔的資料，業務操作過程中形成的記錄、會議紀要等，從責任倒查和責任認定的角度對重要、關鍵材料存檔。
二是編制《人力資源名詞解釋手冊》
按照人力資源業務模組對工作過程中使用的名詞進行定義和解釋，用政策解釋人力資源名詞、解釋業務，加強對政策的學習和理解。編制名詞解釋手冊，要求這些名詞面廣、使用頻率高、容易產生歧義、常人不能準確理解，並且對名詞解釋時要通俗易懂、準確規範、不能產生歧義或爭議、符合法律法規和各項規章制度。
三是編制《人力資源制度彙編》
制度是執行業務的依據，人力資源管理的各項業務、標準要做到有法可依、有據可查。按照國家及省市、企業、人力資源部門、科室內部等四個層級分類，對各層級出臺的與人力資源業務相關的政策、司法解釋、檔、辦法、規定、復函、通知等規章制度進行整理和彙編。具體要求：一是要做到將與業務相關的最新的制度全都搜集起來，全面理順，該合併的合併、該更新的更新、該修訂的修訂；二是形成的制度彙編要保證政策、檔的完整性和及時性。
四是編制《人力資來源資料統計分析報表》
結合企業自身人力資源實際資料，參照行業報表內容和格式，編制《人力資來源資料統計分析報表》。主要有三張報表：一是《常用資料表》。包括年報表和常用標準表，年報主要是上一年度人力資源常用資料的統計，通過這些基本資料就能把企業自身的人力資源管理情況說清楚；二是《歷史資料匯總表》。將人數、薪酬、人員結構等重要的資料從企業成立至今進行統計，形成歷史資料匯總表；三是《各科室資料統計分析表》，對日常工作用到的資料進行定期的統計分析，發現問題、指導工作。
每月召開人力資源資訊統計分析例會
企業人力資源部門每月月末前召開一次人力資源資訊統計分析例會，標準化管理推進實施小組全體成員參加。主要目的有：一是定期總結和討論各科室統計分析的資料；二是分享行業資料，不斷擴展業務人員視野、開拓思維，通過將企業指標與行業指標對比分析，可以瞭解企業與行業的差距及存在的問題，有利於對症下藥，提出落後指標改進和提高的措施；三是加強資料共用系統的使用，提高日常工作效率。
不定期對科室和個人工作進行抽查
人力資源標準化管理推進實施小組要不定期對科室業務和個人工作進行抽查，具體抽查物件、抽查內容、抽查時間、參加抽查人員等由標準化管理員協調，原則上年度內科室抽查不少於3次、個人抽查不少於2次。通過不定期抽查，督促每個科室、每個業務人員精于業務、規範操作，能夠按照全面品質管制PDCA迴圈管理辦法開展工作，靠制度約束人，靠流程處理業務，真正做到事事有依據、時時有監督，最大限度減少人為因素、減少工作隨意性，堵塞管理漏洞，使人力資源各項管理工作有條不紊開展，實現閉環管理。
不定期召開專題討論會
針對人力資源業務處理過程中遇到的新問題或新工作，標準化管理推進實施小組成員和部分直接業務人員可以不定期召開專題討論會，採用頭腦風暴法或分組討論法，讓所有參與人員暢所欲言，思想交流和碰撞，讓大家張開嘴、充分表達自己的想法和建議，最後結合大家相對一致認可的意見，形成一套完整的解決方案或制定內部規定、管理辦法，包括工作流程、工作方法、採取的解決措施、注意事項等。
通過不定期召開專題討論會，集思廣益，形成一種處理業務或解決問題的成熟機制，鍛煉大家的思維，潛意識地培養業務人員通過建章立制加強管理、提升管理，讓所有工作有章可循、讓所有環節可控，逐漸形成工作標準化的理念。
四、人力資源標準化管理的理想狀態
每一個企業的規模、所處的行業、從業人員的素質等參差不齊，相對應每一個企業人力資源管理的水準、粗細程度、方式方法也差距很大。人力資源標準化管理是一種通過加強基礎管理工作、提高管理水準的有效手段，提供了人力資源制度化、流程化、規範化管理的模型，核心理念是靠制度約束人、靠流程辦業務。
一個企業，無論大小，如果人力資源管理過程中的每一項業務和流程都公開、透明，每一項業務、每件事情都有人負責，每一項業務、每一筆費用都有規可遵、有章可循，每一個環節都縝密可控，每一個業務人員都清楚自己的工作職責是什麼、自己的許可權是什麼、自己的服務的物件是誰、自己對誰負責，人力資源所有業務就像一條條生產流水線一樣運轉，一切靠制度說話、一切靠規矩辦事，這個企業的人力資源管理水準就很高了，也就是人力資源標準化管理想要達到的理想狀態。
—— The end ——
為人力資源標準化管理工作實施提供強有力的組織保證。推進實施小組主要職責是負責標準化管理的計畫、組織、實施和檢查，標準化模型建立後的定期檢查、持續優化和流程再造。做好四項基礎工作
一是編制《人力資源業務管理手冊》
編制業務管理手冊是實施人力資源標準化管理的核心工作。按照統一、科學、高效的模式，重新梳理、優化和規範業務流程，規範上下道工序的交接和資料存檔，通過制定業務管理手冊明確職責和分工，重新梳理、制定和優化工作流程，規範資料存檔、交接程式，最終目的是實現業務操作的標準化，並將之固化。
業務管理手冊應包含五部分內容：一是職責，將企業每一名人力資源從業人員所承擔的的工作職責梳理清楚，按照業務或職責分章節；二是流程，每一項業務從開始到結束的步驟和全過程，要形成書面的流程，對業務流程細化和分類，不能太粗，業務點要全面，做到清晰易懂，要讓一個新人一看流程就知道如何操作，還要對不合理的流程實施流程再造；三是處理業務的原則、規定或政策依據，如發放的工資、獎金、津貼等專案，每一項要有依據；四是辦理業務所需的配套表格、台賬、記錄、影本等相關材料，相關表格要設計合理，具有可操作性；五是需要存檔的資料，業務操作過程中形成的記錄、會議紀要等，從責任倒查和責任認定的角度對重要、關鍵材料存檔。
二是編制《人力資源名詞解釋手冊》
按照人力資源業務模組對工作過程中使用的名詞進行定義和解釋，用政策解釋人力資源名詞、解釋業務，加強對政策的學習和理解。編制名詞解釋手冊，要求這些名詞面廣、使用頻率高、容易產生歧義、常人不能準確理解，並且對名詞解釋時要通俗易懂、準確規範、不能產生歧義或爭議、符合法律法規和各項規章制度。
三是編制《人力資源制度彙編》
制度是執行業務的依據，人力資源管理的各項業務、標準要做到有法可依、有據可查。按照國家及省市、企業、人力資源部門、科室內部等四個層級分類，對各層級出臺的與人力資源業務相關的政策、司法解釋、檔、辦法、規定、復函、通知等規章制度進行整理和彙編。具體要求：一是要做到將與業務相關的最新的制度全都搜集起來，全面理順，該合併的合併、該更新的更新、該修訂的修訂；二是形成的制度彙編要保證政策、檔的完整性和及時性。
四是編制《人力資來源資料統計分析報表》
結合企業自身人力資源實際資料，參照行業報表內容和格式，編制《人力資來源資料統計分析報表》。主要有三張報表：一是《常用資料表》。包括年報表和常用標準表，年報主要是上一年度人力資源常用資料的統計，通過這些基本資料就能把企業自身的人力資源管理情況說清楚；二是《歷史資料匯總表》。將人數、薪酬、人員結構等重要的資料從企業成立至今進行統計，形成歷史資料匯總表；三是《各科室資料統計分析表》，對日常工作用到的資料進行定期的統計分析，發現問題、指導工作。
每月召開人力資源資訊統計分析例會
企業人力資源部門每月月末前召開一次人力資源資訊統計分析例會，標準化管理推進實施小組全體成員參加。主要目的有：一是定期總結和討論各科室統計分析的資料；二是分享行業資料，不斷擴展業務人員視野、開拓思維，通過將企業指標與行業指標對比分析，可以瞭解企業與行業的差距及存在的問題，有利於對症下藥，提出落後指標改進和提高的措施；三是加強資料共用系統的使用，提高日常工作效率。
不定期對科室和個人工作進行抽查
人力資源標準化管理推進實施小組要不定期對科室業務和個人工作進行抽查，具體抽查物件、抽查內容、抽查時間、參加抽查人員等由標準化管理員協調，原則上年度內科室抽查不少於3次、個人抽查不少於2次。通過不定期抽查，督促每個科室、每個業務人員精于業務、規範操作，能夠按照全面品質管制PDCA迴圈管理辦法開展工作，靠制度約束人，靠流程處理業務，真正做到事事有依據、時時有監督，最大限度減少人為因素、減少工作隨意性，堵塞管理漏洞，使人力資源各項管理工作有條不紊開展，實現閉環管理。
不定期召開專題討論會
針對人力資源業務處理過程中遇到的新問題或新工作，標準化管理推進實施小組成員和部分直接業務人員可以不定期召開專題討論會，採用頭腦風暴法或分組討論法，讓所有參與人員暢所欲言，思想交流和碰撞，讓大家張開嘴、充分表達自己的想法和建議，最後結合大家相對一致認可的意見，形成一套完整的解決方案或制定內部規定、管理辦法，包括工作流程、工作方法、採取的解決措施、注意事項等。
通過不定期召開專題討論會，集思廣益，形成一種處理業務或解決問題的成熟機制，鍛煉大家的思維，潛意識地培養業務人員通過建章立制加強管理、提升管理，讓所有工作有章可循、讓所有環節可控，逐漸形成工作標準化的理念。
四、人力資源標準化管理的理想狀態
每一個企業的規模、所處的行業、從業人員的素質等參差不齊，相對應每一個企業人力資源管理的水準、粗細程度、方式方法也差距很大。人力資源標準化管理是一種通過加強基礎管理工作、提高管理水準的有效手段，提供了人力資源制度化、流程化、規範化管理的模型，核心理念是靠制度約束人、靠流程辦業務。
一個企業，無論大小，如果人力資源管理過程中的每一項業務和流程都公開、透明，每一項業務、每件事情都有人負責，每一項業務、每一筆費用都有規可遵、有章可循，每一個環節都縝密可控，每一個業務人員都清楚自己的工作職責是什麼、自己的許可權是什麼、自己的服務的物件是誰、自己對誰負責，人力資源所有業務就像一條條生產流水線一樣運轉，一切靠制度說話、一切靠規矩辦事，這個企業的人力資源管理水準就很高了，也就是人力資源標準化管理想要達到的理想狀態。
—— The end ——