Excel財務會計必學的五大絕招
也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel函數實現過上千次的複雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日裡無數次重複的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。
一、建立分類下拉清單填充項
我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“資料有效性”功能建了一個分類下拉清單填充項。
1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)分別輸入不同列中，建立一個企業名稱資料庫。
2.選中A列(“工業企業”名稱所在列)，
仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……
3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類別”的列(如C列)，執行“資料→有效性”命令，打開“資料有效性”對話方塊。在“設置”標籤中，按一下 “允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，
再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開“資料有效性”對話方塊，選中“序列”選項後，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。
4.選中C列任意儲存格(如C4)，按一下右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類別”填入儲存格中。然後選中該儲存格對應的D列儲存格(如D4)，按一下下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱清單中選擇需要的企業名稱填入該儲存格中。
提示：在以後列印報表時，
二、建立“常用文檔”新功能表
在功能表列上新建一個“常用文檔”功能表，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。
1.在工具列空白處右擊滑鼠，選“自訂”選項，打開“自訂”對話方塊。在“命令”標籤中，選中“類別”下的“新功能表”項，再將“命令”下麵的“新功能表”拖到功能表列。
按“更改所選內容”按鈕，
2.再在“類別”下麵任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下麵任選一項(如“超連結”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，並仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。
重複上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。
3.選中“常用文檔”功能表中某個功能表項目(如“工資表”等)，右擊滑鼠，在彈出的快顯功能表中，
重複上面的操作，將功能表項目和與它對應的工作簿文檔超連結起來。
4.以後需要打開“常用文檔”功能表中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”功能表，按一下其中的相應選項即可。
提示：儘管我們將“超連結”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但並不影響“插入”菜單中“超連結”功能表項目和“常用”工具列上的“插入超連結”按鈕的功能。
三、讓不同類型資料用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以“紅色”顯示，大於等於1500元的工資總額以“藍色”顯示，低於1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。
1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話方塊。按一下第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大於或等於”選項，在後面的方框中輸入數值“2000”。按一下“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話方塊，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。
2.按“添加”按鈕，並仿照上面的操作設置好其它條件(大於等於1500，字體設置為“藍色”;小於1000，字體設置為“棕色”)。
3.設置完成後，按下“確定”按鈕。
看看工資表吧，工資總額的資料是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
四、製作“專業符號”工具列
在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以製作一個屬於自己的“專業符號”工具列。
1.執行“工具→巨集→錄製新巨集”命令，打開“錄製新巨集”對話方塊，輸入巨集名如“fuhao1”?並將巨集保存在“個人巨集工作簿”中，然後“確定”開始錄製。選中“錄製巨集”工具列上的“相對參照”按鈕，然後將需要的特殊符號輸入到某個儲存格中，再按一下“錄製巨集”工具列上的“停止”按鈕，完成巨集的錄製。
仿照上面的操作，一一錄製好其它特殊符號的輸入“巨集”。
2.打開“自訂”對話方塊，在“工具列”標籤中，按一下“新建”按鈕，彈出“新建工具列”對話方塊，輸入名稱——“專業符號”，確定後，即在工作區中出現一個工具條。
切換到“命令”標籤中，選中“類別”下麵的“宏”，將“命令”下麵的“自訂按鈕”項拖到“專業符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。
3.選中其中一個“自訂按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。
4.右擊某個命名後的按鈕，在隨後彈出的快顯功能表中，選“指定巨集”選項，打開“指定巨集”對話方塊，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。
重複此步操作，將按鈕與相應的巨集連結起來。
5.關閉“自訂”對話方塊，以後可以像使用普通工具列一樣，使用“專業符號”工具列，向儲存格中快速輸入專業符號了。
五、用“視面管理器”保存多個列印頁面
有的工作表，經常需要列印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。
1.打開需要列印的工作表，用滑鼠在不需要列印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊滑鼠，在隨後出現的快顯功能表中，選“隱藏”選項，將不需要列印的行(或列)隱藏起來。
2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話方塊，按一下“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話方塊，輸入一個名稱(如“上報表”)後，按一下“確定”按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來，並重複上述操作，“添加”好其它的列印視面。
4.以後需要列印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要列印的表格名稱，按一下“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的介面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具列上的“列印”按鈕，一切就OK了。
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三、讓不同類型資料用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以“紅色”顯示，大於等於1500元的工資總額以“藍色”顯示，低於1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。
1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話方塊。按一下第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大於或等於”選項，在後面的方框中輸入數值“2000”。按一下“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話方塊，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。
2.按“添加”按鈕，並仿照上面的操作設置好其它條件(大於等於1500，字體設置為“藍色”;小於1000，字體設置為“棕色”)。
3.設置完成後，按下“確定”按鈕。
看看工資表吧，工資總額的資料是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
四、製作“專業符號”工具列
在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以製作一個屬於自己的“專業符號”工具列。
1.執行“工具→巨集→錄製新巨集”命令，打開“錄製新巨集”對話方塊，輸入巨集名如“fuhao1”?並將巨集保存在“個人巨集工作簿”中，然後“確定”開始錄製。選中“錄製巨集”工具列上的“相對參照”按鈕，然後將需要的特殊符號輸入到某個儲存格中，再按一下“錄製巨集”工具列上的“停止”按鈕，完成巨集的錄製。
仿照上面的操作，一一錄製好其它特殊符號的輸入“巨集”。
2.打開“自訂”對話方塊，在“工具列”標籤中，按一下“新建”按鈕，彈出“新建工具列”對話方塊，輸入名稱——“專業符號”，確定後，即在工作區中出現一個工具條。
切換到“命令”標籤中，選中“類別”下麵的“宏”，將“命令”下麵的“自訂按鈕”項拖到“專業符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。
3.選中其中一個“自訂按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。
4.右擊某個命名後的按鈕，在隨後彈出的快顯功能表中，選“指定巨集”選項，打開“指定巨集”對話方塊，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。
重複此步操作，將按鈕與相應的巨集連結起來。
5.關閉“自訂”對話方塊，以後可以像使用普通工具列一樣，使用“專業符號”工具列，向儲存格中快速輸入專業符號了。
五、用“視面管理器”保存多個列印頁面
有的工作表，經常需要列印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。
1.打開需要列印的工作表，用滑鼠在不需要列印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊滑鼠，在隨後出現的快顯功能表中，選“隱藏”選項，將不需要列印的行(或列)隱藏起來。
2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話方塊，按一下“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話方塊，輸入一個名稱(如“上報表”)後，按一下“確定”按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來，並重複上述操作，“添加”好其它的列印視面。
4.以後需要列印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要列印的表格名稱，按一下“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的介面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具列上的“列印”按鈕，一切就OK了。
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