如何處理突發任務

最近一位小夥伴向我報怨，說他好不容易才學會了時間管理，感覺列任務，執行任務的工作方法很好，現在發現根本執行不下去，因為在執行任務過程中，經常會被一些突發的任務給打斷，

後面的計畫任務都會受到影響，整個時間安排都亂了，這時間越來越難管理了。

這種情況其實是很常見的，時間管理的理想狀態是大家每天把自己需要做的任務列出來，然後可以按自己的計畫安排時間去執行，但是在實踐過程中並不能達到理想狀態。

突發任務是指不在計畫之中，而且還是比較緊急的，必須當下做的。如果遇到不是很緊急，時間可以推後的，比如放到明天去執行的，這個還好，不會影響到今天的計畫，明天安排好即可。所以，遇到計畫被中斷的情況，先來判斷一下是不是緊急的，是不是必須當下做的。

那面對緊急的，必須當下執行的又該如何處理呢？

首先，設置緩衝時間

大家在分配自己一天時間的過程中，

建議大家最好是能留出半小時到一個小時的緩衝時間。有了這一部分時間，當遇到突發任務，一天的時間影響並不會很大；如果說沒有緩衝時間就會很容易混亂。

這位小夥伴剛開始學習時間管理，喜歡把每一天都安排的緊緊的，

幾點到幾點做什麼，咱先不說這樣能不能執行下來，先說這樣安排一旦遇到突發任務，所有後面任務都需要往後推，不能嚴格按照幾點到幾點來執行了。而且，如果今天的任務推到明天，明天的的任務也會受到影響，又完不成了。這樣計畫和時間需要重新安排；若如果每天有個緩衝時間，這種情況就會減少。

如果沒有遇到突發任務，可以把這部分時間拿出來做一下回顧，

甚至可以提前完成明天的任務，哪怕是休息玩樂也是完全可以的。

緩衝時間建議每天是最好半小時到一小時，另外每週週末最好也有半天的時間，可以集中把這周落下的任務處理下，不影響下周的進度。

其次，調整心態

大多數人們都是喜歡有規律有計劃的做事，因為這樣可以達到自己控制自己。一但計畫被打亂，首先人的情緒就會很煩，對中間突發的任務有排斥感。

如果說帶著這種情緒去執行突發任務，注意力不會集中，效率也不會高，花的時間反而會更多。因為集中注意力需要能量，而生氣，情緒變化是會消耗能量，所以要保持能量就要保持情緒的穩定。

遇到突發任務，給自己一些暗示，計畫肯定是會遇到變化的，時間也不是完全由自己可以掌控的。因為每天要接觸的任務不是由自己決定的，工作任務是領導決定的，生活任務是由家人決定的，只有自己的一點兒事才是自己可以決定的。所以，不要報怨，不要生氣，這是很平常的。

保持一個平常的心態，集中注意力，集中精神去做突發任務，快點做完不就可以回過頭來繼續自己的計畫了嗎。

最後，整體評估

遇到突發任務，千萬不要拿過來就直接開始做，覺得早點做完早點好。

拿到任務後，一定要先總體上來看一下，看看大概執行步驟是什麼，執行過程中可能會遇到哪些問題；根據這些執行的步驟和可能遇到的問題，來評估一下大概需要多長時間。

接下來，根據你評估的時間，先把今天計畫的任務來進行一下調整，看看哪些是可以放到明天去執行的，哪些是可以靠後的，或者哪些是可以轉交給別人來做的。把後面的都安排好，再回過頭來去執行突發任務，你的心裡會有個底，不用很慌亂。

以上是遇到突發任務處理的三個步驟，再完美的計畫也無法達不到完全可控，遇到也不要煩，按這三個步驟來執行下，突發任務也會處理的很好，這其實也是時間管理的重要一步。

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作者：螞蟻

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時間也不是完全由自己可以掌控的。因為每天要接觸的任務不是由自己決定的，工作任務是領導決定的，生活任務是由家人決定的，只有自己的一點兒事才是自己可以決定的。所以，不要報怨，不要生氣，這是很平常的。