在一家頂級科技服務公司做行政是怎樣的體驗｜專訪文思海輝 徐蕾
知行大咖說 第八期
我們知道，行政工作的價值在不同公司環境擁有不同的衡量尺規。
在成本管控與效能提升上是否有可量化的標準？在員工體驗和滿意度方面是否能有更直觀的呈現？這一切在一個產品技術導向型的科技服務公司，
帶著這些疑問，知行club走進了文思海輝，來到位於北京海澱中關村軟體園的集團總部，和文思海輝共用服務運營中心（SSOC）副總裁——徐蕾進行了充分交流。
文思海輝，是中國最大面向全球客戶的IT服務商。成立22年，在高科技、金融製造、電信、互聯網、汽車、醫療、交通等行業均有服務經驗。如今文思海輝在全球16個國家和地區擁有幾十個辦事機構及交付中心，員工數量超過27000人。
徐蕾在行政行業已經深耕細作20餘年，在文思海輝7年，她的工作方式和管理思維似乎也在潛移默化的改變。
行政做的怎麼樣？資料來說話！
文思海輝北京地區有員工8000多人，
“在文思海輝幾乎一切行政管理的工作都可以資料化”徐蕾說。為確保管理效率與服務品質，需要將行政各個模組的工作量化。並通過一系列的資料分析來配備設備設施和服務人員，達到成本最優，效率最大。
“就拿這棟大樓裡需要配備多少個保潔來舉例：我們行政主管根據每個保潔的大樓的面積、區域打掃所花的時間、每天的班次等，
還有關於大樓的備用燈泡的問題，是500個還是1000個合適？拍腦門確實是個最簡單的方法，但是無論從後期使用角度還是成本管控角度，
“我們通過計算整棟大樓的燈泡用量、燈泡的使用壽命、故障率，來計算一個肯定能夠滿足替換需求，同時讓庫存量儘量小的採購方案。”
成本與服務／管理品質就是天平的兩端，如何尋找兩者之間的平衡點，不是拍腦門就能決定的。
有人說經驗在其中起到了決定性的作用，但徐蕾並不這麼認為，她說：“經驗始終是會過時的，時代變了，也許過往的經驗就錯了。時刻保持自己的思考能力，就能應對各種變化，也能讓自己的經驗處於一個更新的狀態。”
將服務產品化，將產品人性化，提升工作效率！
也許是受文思海輝強大的理工流、技術掛思維的影響，徐蕾在行政工作中，也更注重用產品、技術來解決問題。
在SSOC的大平臺中，行政、HR充分發揮文思海輝的產品技術優勢。
為解決員工辦理各類手續週期過長的問題，SSOC團隊梳理員工需求與各類手續流程近600項，優化點總數多達4000個，為員工研發了一系列可以自助辦理各種事務的終端產品：iConnect和iClick。
員工入職、離職、續簽、調轉、證明開具、調檔落戶、公積金支取等各種手續，都可以通過這兩台終端機自己完成，省去了等待審批的大量時間，也降低了人事的工作量。
現在徐蕾又在研發新的行政管理系統，這套系統將用於行政人員管理公司各項日常運營工作：保潔、保安、綠植、車輛、固定資產等等。執行人完成任務後線上下“打卡”將資料上傳，行政人可以在手機端即時監控各項工作的完成情況與指標，可謂整個公司的狀況盡在掌握。
從前巡樓兩個小時才能完成的工作，通過這款產品在手機上滑動螢幕就能完成。
這款模組化的產品能夠適應各個公司、不同業態、不同規模的行政管理需求。徐蕾也希望新的技術、新的思維能夠更好的運用到行政管理工作中去。她表示：“行政需要創新和變革，幾十年專業的沉澱對行政人員是基礎塑造，在這個變化的時代還是要善於破界思考。”
將設備設施更精細化管理，提升員工感受
儘管注重思維理性、邏輯嚴謹，徐蕾依然注重與員工在情感層面的溝通。
像文思海輝這樣的技術型公司，大部分員工都是理工男，公司氛圍往往過於嚴肅。
去年，徐蕾主持了一個叫“FM+”的專案。
FM是Facility Management，即設備設施管理，這個“+”代表什麼呢？
原來，在我們的辦公環境內，有各種各樣的標語，有的標語提醒大家“節約用水、節約用紙”；有的標語提醒大家“上前一小步，文明一大步”；這些標語都有各自的使命，但有時給員工的感受不夠友好，比如在衛生間常出現的“勿忘貴重用品，否則後果自負”給人一種撇清干係，然後拒人千里之外的感覺。
“FM+”專案將全公司的標語做一次“大整容”，重新設計優化標識標語，使語言更加人性化，讓員工感受企業的態度與性格。“+”有三層含義，代表“大家共同參與”、“額外附加的價值”、“上佳的作品”。
“勿忘貴重用品，否則後果自負”改成了“你還記得大明湖畔的夏雨荷嗎？請帶好您的手機錢包”；衛生間裡節約用紙的標語變成了“請給下一個人出去的機會～”這些小小的改變，立刻得到了員工的熱烈回饋，有的發朋友圈曬出各種有意思的標語，有的還自己開腦洞想了各種有創意的標語。
每個公司都有不同的業務、不同的文化。在行政工作中既要充分保證自身業務的專業，又要融入每個公司的環境與基因。
“行政就是一個要把自己的專業知識、生活閱歷、人際交往都要投入其中去做的一個工作，而當你這麼做了，你就會發現這不僅僅是一份工作了”徐蕾笑著說。
-END-
《知行大咖說》是知行曉政旗下一檔人物採訪欄目。
每期將邀請一位行政大咖或者關注行政領域的大咖向大家分享經驗與見解。
展示行政人的風采，同時用大咖們的奮鬥經歷激勵更多行政人找到自己的職業發展之路。知行大咖說——邀你與我們同行。
在SSOC的大平臺中，行政、HR充分發揮文思海輝的產品技術優勢。
為解決員工辦理各類手續週期過長的問題，SSOC團隊梳理員工需求與各類手續流程近600項，優化點總數多達4000個，為員工研發了一系列可以自助辦理各種事務的終端產品：iConnect和iClick。
員工入職、離職、續簽、調轉、證明開具、調檔落戶、公積金支取等各種手續，都可以通過這兩台終端機自己完成，省去了等待審批的大量時間，也降低了人事的工作量。
現在徐蕾又在研發新的行政管理系統，這套系統將用於行政人員管理公司各項日常運營工作：保潔、保安、綠植、車輛、固定資產等等。執行人完成任務後線上下“打卡”將資料上傳，行政人可以在手機端即時監控各項工作的完成情況與指標，可謂整個公司的狀況盡在掌握。
從前巡樓兩個小時才能完成的工作，通過這款產品在手機上滑動螢幕就能完成。
這款模組化的產品能夠適應各個公司、不同業態、不同規模的行政管理需求。徐蕾也希望新的技術、新的思維能夠更好的運用到行政管理工作中去。她表示：“行政需要創新和變革，幾十年專業的沉澱對行政人員是基礎塑造，在這個變化的時代還是要善於破界思考。”
將設備設施更精細化管理，提升員工感受
儘管注重思維理性、邏輯嚴謹，徐蕾依然注重與員工在情感層面的溝通。
像文思海輝這樣的技術型公司，大部分員工都是理工男，公司氛圍往往過於嚴肅。
去年，徐蕾主持了一個叫“FM+”的專案。
FM是Facility Management，即設備設施管理，這個“+”代表什麼呢？
原來，在我們的辦公環境內，有各種各樣的標語，有的標語提醒大家“節約用水、節約用紙”；有的標語提醒大家“上前一小步，文明一大步”；這些標語都有各自的使命，但有時給員工的感受不夠友好，比如在衛生間常出現的“勿忘貴重用品，否則後果自負”給人一種撇清干係，然後拒人千里之外的感覺。
“FM+”專案將全公司的標語做一次“大整容”，重新設計優化標識標語，使語言更加人性化，讓員工感受企業的態度與性格。“+”有三層含義，代表“大家共同參與”、“額外附加的價值”、“上佳的作品”。
“勿忘貴重用品，否則後果自負”改成了“你還記得大明湖畔的夏雨荷嗎？請帶好您的手機錢包”；衛生間裡節約用紙的標語變成了“請給下一個人出去的機會～”這些小小的改變，立刻得到了員工的熱烈回饋，有的發朋友圈曬出各種有意思的標語，有的還自己開腦洞想了各種有創意的標語。
每個公司都有不同的業務、不同的文化。在行政工作中既要充分保證自身業務的專業，又要融入每個公司的環境與基因。
“行政就是一個要把自己的專業知識、生活閱歷、人際交往都要投入其中去做的一個工作，而當你這麼做了，你就會發現這不僅僅是一份工作了”徐蕾笑著說。
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