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專案經理不要被邊緣化,一定要避免被視為“專案管理開銷”

目前我們正面臨著一個具有挑戰性的經濟氣候,

迫使許多公司降低成本才能生存下去,於是有了不同的做法,不幸的是,最受歡迎的是削減員工,專案甚至整個部門。因此,商業世界中幾乎所有人都在尋找一種方法,讓他們的工作成為上層管理層和其他利益相關方所關注的焦點來獲得倖免。

實際上,許多公司高管在組織中不完全瞭解專案管理辦公室(PMO)的價值,當出現經濟危機的時候,往往會危及到PMO的生存。事實上,通過對項目經理受到經濟氣候如何影響進行了調查,

發現有27%經歷了專案削減,14%經歷了專案經理裁員,11%經歷了專案的財務審查,10%的專案人員減少了。

想要解決這個問題的答案有三個:專案管理人員首先需要將資源集中在正確的專案上,然後確保這些項目成功執行,最終有效地將這些專案的價值傳達給高級管理層。

專案管理辦公室的主要職責是管理和執行對組織目標和目標至關重要的專案,這需要瞭解業務戰略和落在其下的專案。除此之外,重要的是要知道哪些項目是短期的,中期的還是長期的。經濟衰退期間,許多長期專案被放棄。另一方面,如果專案經理僅在短期專案上工作,一旦完成就不需要。因此,最好的是專案管理辦公室將精力集中在符合公司戰略的短期和中期項目上。

確定專案的重點是重要的; 成功完成是項目經理必不可少的。沒有一個組織對於沒有實現目標並完成工作的專案管理辦公室感到有有任何用處,那麼必須要有幾個關鍵的組成部分來完成這個。

首先,專案經理需要瞭解資源配置,以避免出現專案中有過度或不足的專案團隊成員,這也將確保組織資源不被任何專案浪費。此外,團隊成員需要按照任務跟蹤他們的時間,以提供實際情況,幫助項目經理瞭解真實的項目成本並準確估計未來的項目。

當專案經理可以瞭解哪些資源正在進行工作,並根據預測的時間表來衡量實際情況時,他們可以更好地處理專案問題,

從而使他們能夠更快地解決問題並取得更大的成功。

一旦獲得積極的專案成果,專案管理辦公室需要確保公司的高層管理人員知道這些成果。幸運的是,管理資源和項目的一些解決方案也有項目進展報告,這會使這一資訊非常清楚。這也讓項目經理有機會告訴高管,“這些都是我們正在努力實現我們組織目標的專案,這裡是證明我們正在執行成功的資料。” 所以這些是高管想看的數字。如果你能夠證明您正在投入大量投資回報並降低項目成本,他們不會覺得你是沒有後果的無用的開銷。認識到這一點,那麼優勢的項目管理人員將具有保留權力,而其他人則不會。

最終,避免被視為“專案管理開成本”的最佳方法是為組織提供真正的價值,這意味著成功執行專案。制定精心設計的專案計畫還不夠。專案管理辦公室的目標是執行這些專案,並説明企業實現目標。一旦牢牢掌握資源可用性,讓你的團隊成員跟蹤實際情況,作為專案經理的你將能夠瞭解專案的進展情況,並瞭解當專案遇到波折時要跟誰進行溝通。所有這些資料的執行能力也是至關重要的。

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這也讓項目經理有機會告訴高管,“這些都是我們正在努力實現我們組織目標的專案,這裡是證明我們正在執行成功的資料。” 所以這些是高管想看的數字。如果你能夠證明您正在投入大量投資回報並降低項目成本,他們不會覺得你是沒有後果的無用的開銷。認識到這一點,那麼優勢的項目管理人員將具有保留權力,而其他人則不會。

最終,避免被視為“專案管理開成本”的最佳方法是為組織提供真正的價值,這意味著成功執行專案。制定精心設計的專案計畫還不夠。專案管理辦公室的目標是執行這些專案,並説明企業實現目標。一旦牢牢掌握資源可用性,讓你的團隊成員跟蹤實際情況,作為專案經理的你將能夠瞭解專案的進展情況,並瞭解當專案遇到波折時要跟誰進行溝通。所有這些資料的執行能力也是至關重要的。

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