幾年前， 我發現了一個能讓我把效率提高近三倍的簡單方法， 在本文中我將分享一些你可以馬上用於提高自身效率的非常實用的主意， 並且你不必為之付出比現在更多的努力。
①堅持做一個詳細的日程記錄。
更好地管理你的時間的第一步是找出你現在支配時間的方式。 堅持做一個日程記錄是完成此步驟非常有效的方法。 僅需嘗試一天， 你會立即對你的時間到底去了哪裡有了巨大的認識。 該測量的舉動通常足以把你的無意識習慣提升到意識層面， 如此你才有機會仔細檢視並改變它們。
以下是做日程記錄的方法。 貫穿一整天， 無論你是開始或完成任何活動， 請把時間記錄下來。 可考慮使用碼錶來記錄每個活動的時間間隔。 你可以僅在工作時間使用這個方法， 或是一整天都用。 一天結束時， 把這些時間段分類記錄到綜合類別中， 然後找出你在每類活動中耗費時間的百分比。 假如想把這事做徹底， 可以持續做上一周， 再計算你在每類活動中耗費的時間占總時間的百分比。 要盡可能地詳盡：記下你在收發電子郵件、閱讀新聞、飆網、打電話、就餐、洗澡等事情上分別花費了多少時間。 當你從椅子上站起來的時候， 可能就意味著你該在日程記錄裡添上一條了。 我通常每天結束時會有50至100個日程記錄。
你可能會驚訝地發現， 你花在那些自認為是實質性工作上的時間只占了工作總時間的一小部分。 有研究顯示上班族每天在實質性工作上平均花費的時間為1.5小時。 其餘時間都耗在了社交、工間休息、就餐、與工作無關的交流、把文件挪來挪去， 及其他許多與工作無關的事情上。 全職上班族平均真正開始工作的時間是上午11點， 而下午3點半左右就開始懈怠了。
②分析你的結果
我第一次做日程記錄時， 我一周在辦公室花費了約60個小時， 卻只完成了15個小時的實質性工作。 即使在技術上看來我的效率已是上班族均值的兩倍， 我仍為這個結果懊惱。 另外45小時到哪去了?我的日程表清楚地顯示出時間在我無意識的狀態中流失一—過分頻繁地檢查郵件、在那些實際上沒有必要的事情上苛求完美、通讀新聞、就餐時間過長、被其實可預防的干擾打斷，
③計算你的個人效率比。
當我知道自己在辦公室裡耗了60個小時， 卻只完成了15個小時的實質性工作時， 我開始自問一些有趣的問題。 我的收入和成就感僅僅來自那15個小時， 而不是我在辦公室耗費的所有時間。 因此我決定開始記錄我的每日效率比， 也即我在實質性工作上耗費的時間除以我在辦公室耗費的總時間。 當我發現自己僅利用了25%的時間時， 這確實令我感覺糟透了。 我同時認識到， 僅僅延長工作時間是極其愚蠢的。
④用減少總時間推動效率提升。
假如你曾經嘗試過約束自己去做那些你並不真正有動力去做的事情，
⑤保持最高效率的同時逐漸增加工作總時間。
在幾周的時間裡， 我能保持自己的效率比超過80%的同時逐漸增加我的每週工作時間。 迄今為止我保持這個習慣已有多年， 一般每週約有40個小時來幹實質性工作， 同時只需要在辦公室待上45個小時。 我覺得這對我來說太棒了！
你可能會像我一樣， 發覺你對生產率的感受和你完成了多少實質性工作密切相關。 當你感到自己的生產率比想達到的要低時， 就利用日程記錄來提升你的意識和測量你的效率比， 而後優化你的效率， 直到你把生產率提到它應有的水準！