編者按：助理以及直接下屬的崗位角色往往都是以幫助上級領導處理瑣碎工作事項， 節省上級領導時間為主要價值， 但有些時候， 管理新員工這一任務可能會抵消掉他們所能為你承擔工作節省的時間。 本文作者 Elizabeth Grace Saunders 是時間培訓服務企業 Real Life E® 的創始人兼 CEO， 她在本文中就這一問題展開了探討， 並給出了自己的 5 點建議， 幫助新入職助理或者是直接下屬快速進入狀態， 同時又避免了上級領導的微觀管理問題。
恭喜你， 你終於招聘到了一位助理或者是直接下屬， 可以分擔一些你的工作。 那接下來呢？你有想過接下來的事情嗎？
如果你不格外留神， 那管理新員工這一任務可能會抵消掉他們所能為你承擔工作節省的時間。 是的， 你知道你需要分派工作， 委託給別人， 並且這種感覺可能已經有好一段時間了， 但當真正有人來與你分擔的時候， 你卻不知道該交出哪些工作，
以下是針對上述情況給出的一些建議， 可以幫助新入職助理或者是直接下屬快速進入狀態， 同時又能夠避免你對他們的工作進行微觀管理， 從而讓雙方的生產力都實現最大化。
1、強化形成正確的習慣
如果你在招聘中做出的決定足夠明智， 那你聘請的候選人無論是從專業技能還是個人素質方面來看， 應該都能對你有所幫助。 但是， 在他們新入職的最開始幾個星期裡， 每當他們展示出你所希望的那種能力時， 都值得你對此給予肯定和鼓勵。 因為， 一點點的積極強化對於你們雙方形成一個良好的、對雙方同時有利的時間管理習慣來說至關重要。
獨立行事：無論你是專門聘請了一位行政助理， 還是由你們團隊的一名員工來擔任你的直接下屬角色， 你都不必有你必須去推動他們完成工作的感覺。 當他們表現出主動做事的態度時， 你要留意到， 並且表達感謝。
快速、清晰、開放的交流：為了充分利用你們雙方的時間， 你的這名直接下屬需要具有與你、你的同事和你的客戶進行良好溝通的能力。 有時候， 你需要敏銳意識到這樣一個事實：你可能並不總是那麼井井有條， 因此你需要保持耐心， 畢竟這就是你需要他們來輔助的原因。
掌握系統和軟體操作方法：資訊技術能力很重要，
與你保持步調統一：如果一開始就強求新員工做到這一點那是非常有難度的一件事， 當他們跟得上你的節奏， 跟上你的工作步調時， 你需要表示出你的讚賞。 如果你聘請的是一位兼職遠端工作的行政助理， 那這一點就尤為重要， 因為他們可能有多個客戶， 並且也有自己的生活。
2、實現工作流程系統化
有行政工作天賦的人往往喜歡沿著非常清晰、循序漸進的流程來進行工作。 理想情況下， 你應該在他們入職之前就創立起這樣一套完整的流程，
在我擔任職業教練時， 我編寫了一些流程， 可以說涉及方方面面， 包括如何發佈博客文章或者是如何回應新客戶問詢等各個方面。 每一個會經常重複的行政管理任務都以文字形式記錄下來， 並分別委託給相應負責人員。 這並不僅僅是確保一致性， 而且也省去了分別為他們去進行口頭解釋的時間， 也節省了新入職助理的時間， 對於基本問題他們就沒必要費力再向你們詢問。 除此之外， 在你以後雇用類似崗位新員工時， 你就有現成的資源可以讓已在職的助理來代替你對新員工進行培訓。
3、對你分派出的任務進行追蹤
當然，這並不是讓你去“對你所分派出的所有任務都進行微觀管理”，只是在一些標準節點對分派的任務進行記錄，助理也可以標記上他們的任務進展動態。你並不需要總是去檢查這些資訊，只是這一習慣可以增加任務和流程的清晰度，畢竟這些任務和流程現在被一分為二，而不是由一個人全權負責。所以，這樣對於你們雙方來說都可以節省時間。
我的一些客戶喜歡通過 Outlook 來委派任務，一些則通過 Wunderlist 共用列表來進行，還有一部分人，其中也包括我，則僅僅依靠幾個雲共用文件來分派任務。無論是對我來說，還是對我的助理來說，用一個共用 Google 文檔來記錄我們當前正在平行進行中的所有任務這樣一種形式效果都很棒。我如果想到一些事情要交代給她，我就會輸入到文檔中。何為有效的任務委派？我的判斷標準並不是“我是否能做這個？”，而是“她能做嗎？”。如果答案是肯定的，我就會將這項任務添加到文檔中，交給她做。
除此之外，我們也創建了一個共用試算表來追蹤特定類型的工作，例如新客戶問詢或者是圖書推廣任務。助理和新入職的初級員工有時在待辦事項優先順序上會拿捏不准，尤其是在他們剛入職的那段時間，所以如果各個事項的截止時間都各有不同，那這些簡單的任務追蹤方法可以將它們匯總到一起，不遺漏任何一個事項。
4、設置定期會議機制
會議通常被認為是在浪費時間，有些時候也確實如此。但是，如果你想通過任務分派給節省時間，那設置定期的會議機制對於雙方來說都至關重要。這些定期會議不需要很長時間，即便是每週一次 30 分鐘的會議也可以幫助你們統一一下意見，並且更新一下優先待辦事項。這是一個很好的機會去交流這些分派的任務、分析一下新項目，並且確保你的助理獲得了正確的資訊去推進這一專案。
有時候，那些被招聘來幫助直屬上司工作的員工卻往往會耗費上司很多的時間，這通常是因為他們不清楚自己應該做什麼。所以，每週花幾分鐘的時間對他們的首要目標和優先待辦事項進行清晰的說明，可以在每週的真正工作中為你們節省數小時的時間。
5、設置提醒
在您給助理分派任務時，除了一些一次性的任務之外，可能還會有相當多的重複性任務。那你需要要求他們為這些重複性任務設置週期性日曆提醒，你也可以在自己的日曆中複製相同的提醒資訊，以便確認他們是否已經及時完成這些任務。這是一個很好的保障措施，確保沒有任何遺漏事項。但同時也要注意不要過度干涉，需要讓你的助理感覺到你對她的信任。
說到底，要想找到最適合你們的時間管理策略其實非常簡單，只要保持溝通管道暢通即可。你可能會發現你交給助理去做的一些小事大大節省了你的時間，或者也可能是相反的效果。但是，如果你與助理之間無法像團隊一樣合作，無法重視她的角色，那你永遠都不會知道哪種方式對你們來說才最有效。
原文連結：https://www.fastcompany.com/40447725/how-to-make-sure-your-assistant-actually-helps-save-you-time
（36氪編譯組出品，未經許可禁止轉載。編輯：郝鵬程）
3、對你分派出的任務進行追蹤
當然，這並不是讓你去“對你所分派出的所有任務都進行微觀管理”，只是在一些標準節點對分派的任務進行記錄，助理也可以標記上他們的任務進展動態。你並不需要總是去檢查這些資訊，只是這一習慣可以增加任務和流程的清晰度，畢竟這些任務和流程現在被一分為二，而不是由一個人全權負責。所以，這樣對於你們雙方來說都可以節省時間。
我的一些客戶喜歡通過 Outlook 來委派任務，一些則通過 Wunderlist 共用列表來進行，還有一部分人，其中也包括我，則僅僅依靠幾個雲共用文件來分派任務。無論是對我來說，還是對我的助理來說，用一個共用 Google 文檔來記錄我們當前正在平行進行中的所有任務這樣一種形式效果都很棒。我如果想到一些事情要交代給她，我就會輸入到文檔中。何為有效的任務委派？我的判斷標準並不是“我是否能做這個？”，而是“她能做嗎？”。如果答案是肯定的，我就會將這項任務添加到文檔中，交給她做。
除此之外，我們也創建了一個共用試算表來追蹤特定類型的工作，例如新客戶問詢或者是圖書推廣任務。助理和新入職的初級員工有時在待辦事項優先順序上會拿捏不准，尤其是在他們剛入職的那段時間，所以如果各個事項的截止時間都各有不同，那這些簡單的任務追蹤方法可以將它們匯總到一起，不遺漏任何一個事項。
4、設置定期會議機制
會議通常被認為是在浪費時間，有些時候也確實如此。但是，如果你想通過任務分派給節省時間，那設置定期的會議機制對於雙方來說都至關重要。這些定期會議不需要很長時間，即便是每週一次 30 分鐘的會議也可以幫助你們統一一下意見，並且更新一下優先待辦事項。這是一個很好的機會去交流這些分派的任務、分析一下新項目，並且確保你的助理獲得了正確的資訊去推進這一專案。
有時候，那些被招聘來幫助直屬上司工作的員工卻往往會耗費上司很多的時間，這通常是因為他們不清楚自己應該做什麼。所以，每週花幾分鐘的時間對他們的首要目標和優先待辦事項進行清晰的說明，可以在每週的真正工作中為你們節省數小時的時間。
5、設置提醒
在您給助理分派任務時，除了一些一次性的任務之外，可能還會有相當多的重複性任務。那你需要要求他們為這些重複性任務設置週期性日曆提醒，你也可以在自己的日曆中複製相同的提醒資訊，以便確認他們是否已經及時完成這些任務。這是一個很好的保障措施，確保沒有任何遺漏事項。但同時也要注意不要過度干涉，需要讓你的助理感覺到你對她的信任。
說到底，要想找到最適合你們的時間管理策略其實非常簡單，只要保持溝通管道暢通即可。你可能會發現你交給助理去做的一些小事大大節省了你的時間，或者也可能是相反的效果。但是，如果你與助理之間無法像團隊一樣合作，無法重視她的角色，那你永遠都不會知道哪種方式對你們來說才最有效。
原文連結：https://www.fastcompany.com/40447725/how-to-make-sure-your-assistant-actually-helps-save-you-time
（36氪編譯組出品，未經許可禁止轉載。編輯：郝鵬程）