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1.問候greeting
●不知收件人：
To whom it may concern, （敬啟者）
Dear Sir or Madam,
●知性別：
Dear Mr/Mrs/Ms + 姓
●知頭銜/職位：
Dear Prof.（教授）/Dr.（博士）+ 姓
注意：在正式的英文郵件中，
2.目的purpose
●在詳細表述前， 告知郵件重點：
I am writing to inquire…
I am writing in reference to…
I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我寫信時要確認/詢問/通知你…
I am delighted to give you the detail about…我很開心能給你提供…的詳情
●回信的開頭可以說：
Thank you for reaching out to us regarding …
Thank you for your email…感謝你的來信…
Thank you for calling me yesterday to discuss…感謝昨天你來電討論…
注意：特別是商務信函我們一般多使用比較書面的語言， 例如上面的in reference to（一般說明已經和對方提過的事）以及regarding都是【關於】的意思， 但我們應儘量避免用about這樣口語的表達。
3.正文content
●一個段落一個主題， 幾個段落一個主旨
Attached please find the latest information on…最新消息可查看附件…
In order to achieve our sales target, we need to…為了完成我們的銷售目標， 我們需要…
●對方瞭解你寫信的目的及背景， 接下來就該要求對方行動，
Could you please call me later today?
你能明天給我電話嗎？
●商業信函中應注意使用書面語▶用 receive, 不用got；
●不要用縮寫▶用 does not, 而不用doesn't；
●多用委婉客氣的語氣▶I was wondering if you could provide some more details.
●重要內容加粗， 但不要全部大寫▶Please review the attached documents thoroughly.
4.結尾Closing
●
最後一部分通常會表示感謝或解釋下一步是什麼。
常用的表達有：
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
Thank you for your time and consideration.
I look forward to hearing from you.
期待你的回信。
I hope this information is helpful.
希望這些資訊有用。
Please call me if you have any question.
如果你有任何問題， 請給我電話。
（一般這些句子後面用句號即可， 沒有必要用感嘆號。 其他地方一般情況下也不要用感嘆號）
5.落款signature
●結尾祝福語
以下詞彙在正式場合及非正式場合均可使用
Sincerely, Sincerely Yours,Yours Sincerely
Regards, Best Regards
Yours， Yours Truly， Truly
Best， Best Wishes
●簽名檔要跟著結尾敬語後面：
Sincerely,
John SmithSales Representative,
Flooring Company
一些常用句
●
請求幫忙:
At your convenience, would you please send me…最後加上Thank you for your assistance.
●尋求意見：
Our team would appreciate your insights/input on…
●期待回復：
Due to the short timeframe for this proposal, prompt reply is greatly appreciated.
●回答對方問題：
Hope this answers your question. Let me know if further detail/explanation would be helpful.
●致歉：
My sincere apology for this unfortunate situation; I will address to my team immediately.Again， please accept my most sincere apology.
●談及……
With reference to our telephone conversation today…
As I mentioned earlier about…
As you requested…
This is in response to your email today.
●告知消息
Please be advised/ informed that…
Please note that…
We would like to inform you that…
●告知壞消息
We are sorry to inform you that…
I'm afraid I have some bad news.
●請求
We would be grateful if you could…
I would appreciate it if you could…
Would you please send us…？
●提供幫助
If you wish , we would be happy to…
Please let me know if there's anything I can do to help.
●提醒
I'm just writing to remind you of…
May we remind you that…？
注意事項
1.Subject Line 標題
簡潔清楚的總結郵件出題的內容。
例如：
Subject line: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers又或是市場宣傳類的郵件標題：
- Join us at the MLH Scholars Luncheon!（號召性的標題）- 3 Tools to Simplify Your Marketing （總結式的標題）
2.Simplified Sentences
簡化句子
忌用複雜的長單詞或是技術術語使郵件內容累贅冗長， 而是應該儘量簡化郵件裡的句子。 但這並不代表不能使用複合句（用and, although, or等連詞組合起來的句子）， 只要保證長句是清楚易懂的就沒有問題。
例如：
原句：In 1962 , Steinbeck received the Nobel Prize for Literature.
簡化後： Steinbeck won the Nobel Prize in Literature in 1962.
3.Who are readers?
明確讀者
同事、客戶還是老闆？
正式還是非正式？
例如：
非正式–Thanks for emailing me on 15th February.
正式–Thank you for your email dated 15th February.
非正式–Sorry, I can’t make it.
正式–I am afraid I will not be able to attend.
非正式–Can you…?
正式–I was wondering if you could….?
4.Capital letters, punctuation,
spelling and basic grammar
細節
尤其是在工作中的郵件， 對於細節的注重能夠看出個人本身的修養和工作的專業態度。
Capital letters 首字母大寫：什麼時候使用大寫字母？
1. 每一句的第一個單詞的第一個字母
2. 第一人稱“我”
3. 人名或是頭銜
4. 電影、書籍和作品等的名字
5. 月份
6. 星期
7. 季節
8. 節日
9. 國家或大洲
10. 河流、海洋、湖泊等
11. 沙漠、山地等地點名稱
12. 街道、大樓或是公園等
5.Direct or indirect
直接或是不直接
美國普遍的工作郵件風格都是較直接、不是很正式的。 但對於英語非母語的我們來說這樣的風格不好把握， 稍微弄不好還會讓別人誤會自己是粗魯沒有禮貌。
例如以下兩種直接和非直接的用法。
Direct – I need this in half an hour.
Indirect and polite – Would it be possible to have this in half an hour?
Direct – There will be a delay
Indirect – I’m afraid there may be a slight delay.
Direct – It’s a bad idea
Indirect – To be honest, I’m not sure if that would be a good idea.
6.Be positive
積極的態度
郵件裡的用詞用句都能夠體現個人的態度和性格， 要巧妙的選用顯示積極態度的詞語， 表現出自己在工作中的Can-do精神。
顯示積極態度的詞：
helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity
顯示負面態度的詞：
busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard
7.Get feedback
請教別人的意見
向身邊寫作能力好、工作經驗足的朋友、同事或是老師求教， 請他們幫忙看看你的郵件，
另一個方法則是注意觀察和學習其他人寫的好的郵件。 例如收到來自同事的、老闆的或是教授的郵件， 注意學習他們的用詞用句然後記錄下來， 收為己用。
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