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工作短信和微信要講究結構
1．稱謂恰當禮貌
稱謂要表達清楚接收方的身份， 並體現禮貌原則。 如果是給同事發工作短信微信， 最好稱呼具體人名， 如“×××女士／男士”， 以示誠意和尊重；如果是給上級領導發會議通知， 稱謂最好表達為領導的姓氏加上他的職位， 如“李主任”。 稱謂恰當， 溝通和傳遞資訊的效果才會更好。
2．首句反映主題
在首句中即反映出主題，
3．內容簡潔條理
工作短信微信的正文可以參照事務性通知的寫作模式， 第一部分說明背景及目的， 第二部分說明具體事項。
在內容表述上應當做到以下兩點：一是簡潔明確。 盡可能用一條短信容納全部資訊， 減少短信往來次數。 如果需要傳遞的資訊有多項， 宜分點闡述。
二是條理清楚。 例如， 某單位領導發短信給他的秘書小趙：“明天上午10點你去車站接一下李主任， 另外把去年的工作總結給我看一下。 署名：陳主席。 ”有三年工作經驗的小趙是這樣回復的：“陳主席，
4．尾語按需設置
如果是比較重要的事情， 可在結尾處注明“收到請回復， 謝謝！”以確保資訊傳遞到位。 如果隔了較長一段時間還沒有收到回復， 有必要打個電話確認對方是否收到資訊。 特殊的工作短信比如通知， 應使用專用尾語“特此通知”， 以示規範和嚴謹。
5．署名明確勿漏
工作短信微信較為正式和規範， 結尾處必須署名。 若短信末尾沒有署名， 接收方又沒有保存過發送方的號碼， 他就無從得知發送方是誰， 也就失去了用短信傳遞資訊的價值。
公務短信和微信要注意用語
發送工作短信和微信時務必遵守禮貌、規範、溫和三項基本原則。
1．禮貌
開頭應先致問候， 一句“您好”就能讓對方倍感親切和自然。 如果是在下班時間發送工作短信微信， 最好在開頭表示歉意， 說明事情緊急， 希望得到對方的諒解。
2．規範
擬寫工作短信微信必須做到語言規範， 不能含混表達。 擬寫前要先弄清短信的內容是什麼， 不同的內容所使用的格式以及語言也不同。 如果是會議通知， 最好使用通知的寫作格式， 才會顯得正式和規範。 若是一般的節日祝福， 可在開頭寫上“尊敬的×××”。
3．溫和
每一字、每一句都要讓人感覺到你面帶微笑， 態度溫和， 娓娓而談。 只有讓對方感覺舒適， 才有助於溝通及工作的順利開展。
公務短信和微信要把握時度效
1．發送時間恰當
工作短信微信最好在工作時間發送，以保證接收方及時處理。早上8點以前、晚上10點以後最好不要發工作短信微信，因為消息提醒的響聲或振動聲會打擾對方休息。公務短信也不宜在週末發送，因為對方不可能有處理公務的積極性，很難保證資訊的傳遞效果。如果遇到緊急情況必須發短信，應先致歉，再說明緣由。
2．妥善處理接收延遲的情況
接收延遲問題在手機短信中較為常見，因此，如果是比較重要的事情，最好請對方回復以確認收到，或者在短信發送之後致電對方詢問接收情況。
3．不得濫發短信
工作短信微信應僅限於開展公務活動，使用人員必須遵守職業道德，不能利用工作之便濫發短信。要做到“三禁止”：禁止發送與工作無關的短信；禁止群發廣告或非法資訊；禁止對無關人員發送資訊。
公務短信和微信要把握時度效
1．發送時間恰當
工作短信微信最好在工作時間發送，以保證接收方及時處理。早上8點以前、晚上10點以後最好不要發工作短信微信，因為消息提醒的響聲或振動聲會打擾對方休息。公務短信也不宜在週末發送，因為對方不可能有處理公務的積極性，很難保證資訊的傳遞效果。如果遇到緊急情況必須發短信，應先致歉，再說明緣由。
2．妥善處理接收延遲的情況
接收延遲問題在手機短信中較為常見，因此，如果是比較重要的事情，最好請對方回復以確認收到，或者在短信發送之後致電對方詢問接收情況。
3．不得濫發短信
工作短信微信應僅限於開展公務活動，使用人員必須遵守職業道德，不能利用工作之便濫發短信。要做到“三禁止”：禁止發送與工作無關的短信；禁止群發廣告或非法資訊；禁止對無關人員發送資訊。