在 1 月 6 日我們終於結束了第二屆運營人的年終聚會， 當賢哥作為最後一個嘉賓給大家道別再見時， 我內心緊繃的一根弦才慢慢地鬆弛了下來。
看著 700 位運營人陸陸續續地離開會場， 無法想像這場大會竟然是平均年齡只有 24 歲的 7 個人舉辦的， 更加沒想到我才畢業僅僅一年就得到機會來負責這場如此大型的活動。
回想整個活動的籌備和執行， 我至今依舊覺得驚心動魄， 其中的故事和切身的體會， 趁著下一個專案還沒開始衝刺， 在這裡和大家分享一下。
活動遇到的第一個困難就是選擇場地的問題， 場地選多大？時間定在什麼時候？應該選什麼樣的風格？
起初我們計畫把聚會舉辦時間定在 12 月中旬， 這樣剛好契合年終聚會的主題。 但當時已經是 11 月份， 年末又是場地租賃的旺季， 對於提前 1 個月才尋找場地的我們來說， 情況非常被動。
在活動場地的尋找過程中我們看了很多地方，
我們還找過全上海最具逼格的上海梅賽德斯賓士文化中心音樂廳（就是羅振宇跨年演講的場地）， 可惜它的 12 月排期全滿， 連週五都被搶光了。
上海梅賽德斯賓士文化中心音樂廳
苦苦尋找， 卻始終找不到理想的場地， 沒想到年終聚會的第一步就如此艱難。 此時我們只剩下兩個選擇：要麼堅守舉辦時間， 選擇一個差一點的活動場地；要麼繼續尋找合適的活動場地， 但是這樣就要推遲到 1 月份。
經過痛苦的權衡， 我們最終選擇了後者， 將聚會時間定在了 1 月 6 日。
將聚會時間放到 1 月份後， 我們有了更多的場地選擇， 此時另一個問題出現了：到底選多大的場地。
一開始賢哥問我想讓聚會到多少人， 我說年底了大會很多， 而且在 1 月 6 日那天有 3 場互聯網圈子的活動， 所以 300 人比較靠譜。
賢哥臉一沉， 連續問了我三個問題：
去年年終聚會多少人？
當時我們的公眾號關注量多少？
300 人的會你做下來覺得值得一說嗎？
說完， 賢哥一拍桌子：“500-1000 人之間， 不商量了就按照這個目標去沖。 創業本身就一場賭， 何不驚心動魄點呢？”
還沒等我回答那 3 個問題， 賢哥就已經把我架到了一個非常高的臺階了。 作為不太會拒絕的佛系運營， 我連忙點頭：“賢哥， 就照你說的來！”
聚會時間和人數確定後， 在運營社@wendy 的幫助下， 我們非常快地找到了第二屆年終聚會的場地——上劇場。 雖然場地價格貴得我肉疼， 但是它的那種文化底蘊著實讓人無法拒絕。
第二屆運營人年終聚會場地「上劇場」
運營思考：我們做決策的時候總想著能夠盡善盡美，但現實總歸會有不如意的地方，這時候一定要選擇放棄一些維度。
我們花了近 10 萬租了可以容納 700 人的上劇場，這意味著我需要在 1 個月時間裡找到 700 位運營人到上海來參會。如果成了的話它會是上海迄今為止規模最大的運營人大會，如果不成的話就是運營圈最尷尬的會了。
就這樣，作為從未組織過大會的運營新人，我在興奮和焦慮中開始了艱難的活動推廣。
這次大會我們把幾乎所有跟運營相關的微信公眾號平臺都叫來幫忙宣傳，無論是關係近的還是關係遠的，能夠合作的都拉來進行合作。
到哪去找這麼多管道？機智的我想到一個辦法：就是尋找同行辦過的線下活動推廣文案，看他們的合作平臺有哪些，然後挨個找這些平臺談合作。各種艱辛不表，反正我想談成的合作最終都談成了。
談成合作只是第一步，合作過程中又有了新的問題：開始我為了加大宣傳力度，讓多家平臺同時進行宣傳；效果確實很好，但是看著源源不斷湧入的流量，我不知道這些流量是哪家的宣傳帶來的。這樣的話，一方面我無法做有效的資料分析，也就無法反覆運算優化宣傳方案；另一方面，我無法判斷哪家平臺更優質，也就無法為下次活動積累經驗。
所以我立馬更改方案：儘量每天只有 1-2 家平臺進行宣傳，並且及時查看售票後臺並做記錄，這樣可以將好的管道做好標記方便以後再次進行合作。
推廣明細表
通過這次大會的宣傳，我還總結出來一個經驗：管道推廣的售票轉換率大約為 0.5%，要把 700 張票賣出去，各管道的總閱讀量就得 14w 左右。
幸福總是來得那麼突然。本想著 700 張票如果實在賣不出去的話，就邀請一些熟人過來捧場， 或者在各管道宣傳的時候免費贈票，那怎麼地也差不多能把場地坐滿。但是沒想到門票在活動開始前的兩個禮拜就被搶購一空了。
由於門票出人意料的搶手，一個我從沒想過的問題出現了。
之前做線下沙龍時我們就發現，越臨近活動時間買票的人越多，這次年終聚會也保持著同樣的規律。在門票賣完之後的兩周裡，我們每天都會收到很多沒有買到票的小夥伴私信，問能否增加站票，甚至有的小夥伴說可以自帶凳子來大會現場。
那這時候該不該擴充座位呢？
說不動心是假的，根據會後的統計，如果我們滿足所有的站票請求，門票收入會是我們實際收入的 2 倍左右，這樣我們不僅不會虧錢，還能大賺一筆。但是 16 年年終聚會我們其實在這方面吃過虧，120 人的場地坐了 150 人導致現場很炸。今年為了保證聚會現場的良好體驗，我們選擇經受住金錢的誘惑。
後來，事實證明了這種做法是正確的。因為這種一票難求的感覺，我們的團隊和有票的小夥伴都格外珍惜這次大會。
年終聚會現場
活動當天，有 20 多位買過票的小夥伴因事未能到達現場，這是線下活動必定會出現的狀況。但是令我們驚喜和感動的是，還有一群小夥伴雖然沒買到票，但還是不甘心地來到我們的活動場地，對著我們的會場望眼欲穿。所以，我們就將這些空出的座位安排給了這些鐵杆粉絲。
運營思考：如果給嘉賓或者媒體預留的座位不夠的話，可以在活動現場把未能到達現場的位子給他們座，一般容錯人數控制在 3%-5% 左右就好。
700 張票供不應求，除了管道的推廣，也離不開給力的年終聚會嘉賓陣容。
參加過大型線下活動的同學應該都知道，大會的上座率很大程度上取決於分享嘉賓的咖位和數量。所以當時我們就有一個想法：一定要打造豪華的嘉賓陣容，這樣才能讓我們的大會足夠牛逼。坦白講，經過努力我們差不多做到了。
年終聚會嘉賓
但是現在讓我去評估這種嘉賓邀請策略，我會說其實分享嘉賓並不一定要這麼多。為什麼呢？
首先整個活動時間只有 4 個小時，嘉賓人數一多每個人就只有 20 分鐘的時間來做分享，這對於嘉賓來說時間太短，有些內容講不完講不透徹，而對於觀眾來說沒能夠學到足夠的乾貨知識，這樣是很不好的。
其次對於組織方來說，這大大增加了我們的溝通成本。嘉賓的分享主題、行程、住宿、飲食、是否帶人參會等等，所有的問題都需要和嘉賓進行單獨詳細的溝通，人數一多這個成本非常的高。
嘉賓跟進表
而且嘉賓人數多，不可控因素發生的概率就會非常的高，比如在這次大會我們邀請的嘉賓徐老師身上，就出現了 2 個不可控的因素：
1）嘉賓不確定能否參加怎麼辦
在大會宣傳前，我們邀請了深夜發媸的徐老師，希望她能夠作為嘉賓來現場進行分享。但是因為邀請時間較早，徐老師個人也在年末期間比較忙，暫時不確定能否出席。那宣傳的時候該怎麼辦呢？宣傳文案上是寫還是不寫？
在這裡個人的意見是如果嘉賓較多的話可以暫時不用寫上，等確定好後再在宣傳文案上進行更新。如果嘉賓較少的話可以先放在上面進行宣傳，但是不要把 ta 放在最前面，以免造成來不了的尷尬。
2）嘉賓臨時有事不能來了怎麼辦
最終徐老師確定了要出席大會，但是偏偏就在活動開始的前一天！！！徐老師給我們發消息：因為身體原因，來不了了！
嘉賓臨時有事是做活動策劃的人無法避免的問題，如何解決就要看這個事情是什麼時候發生的：
如果在大會開始的前一周，那麼你可以繼續尋找相同量級的嘉賓來進行替換。
如果在大會開始前的 2-3 天，沒有時間尋找其他嘉賓的情況下，建議在宣發時候把這件事情進行隱瞞（雖然對不起參會人員），在活動現場致歉並且延長其他嘉賓的分享時間來進行彌補。
時間場地選好了，嘉賓找到了，票也賣完了，那接下來就是活動現場了。
因為去年有過線下活動的經驗，這次的活動佈置也避開了很多坑，無論是場外互動、排隊取票、嘉賓接送，還是場內 PPT 的播放，現場每個環節都做得井然有序。
現場活動佈置
而且為了能夠讓觀眾感受到用心，我們在每個細節都做到了極致：
1）很多不能來現場的外地的小夥伴在後臺留言問我們大會是否會有直播，一開始我們是打算找個免費的直播平臺比如映客、花椒進行手機直播。但想想這樣對於一場 700 人的大會來說顯得過於隨便，所以我們直接花錢請來專業的直播團隊進行場內直播。
2）為了讓用戶有分享點，我們也找了專業的攝影團隊現場拍攝照片，我們也第一時間將嘉賓的照片和分享的金句做成圖片發放到群裡面方便分享傳播。
第二屆運營人年終聚會場地「上劇場」
運營思考：我們做決策的時候總想著能夠盡善盡美，但現實總歸會有不如意的地方，這時候一定要選擇放棄一些維度。
我們花了近 10 萬租了可以容納 700 人的上劇場，這意味著我需要在 1 個月時間裡找到 700 位運營人到上海來參會。如果成了的話它會是上海迄今為止規模最大的運營人大會，如果不成的話就是運營圈最尷尬的會了。
就這樣，作為從未組織過大會的運營新人，我在興奮和焦慮中開始了艱難的活動推廣。
這次大會我們把幾乎所有跟運營相關的微信公眾號平臺都叫來幫忙宣傳，無論是關係近的還是關係遠的，能夠合作的都拉來進行合作。
到哪去找這麼多管道？機智的我想到一個辦法：就是尋找同行辦過的線下活動推廣文案，看他們的合作平臺有哪些，然後挨個找這些平臺談合作。各種艱辛不表，反正我想談成的合作最終都談成了。
談成合作只是第一步，合作過程中又有了新的問題：開始我為了加大宣傳力度，讓多家平臺同時進行宣傳；效果確實很好，但是看著源源不斷湧入的流量，我不知道這些流量是哪家的宣傳帶來的。這樣的話，一方面我無法做有效的資料分析，也就無法反覆運算優化宣傳方案；另一方面，我無法判斷哪家平臺更優質，也就無法為下次活動積累經驗。
所以我立馬更改方案：儘量每天只有 1-2 家平臺進行宣傳，並且及時查看售票後臺並做記錄，這樣可以將好的管道做好標記方便以後再次進行合作。
推廣明細表
通過這次大會的宣傳，我還總結出來一個經驗：管道推廣的售票轉換率大約為 0.5%，要把 700 張票賣出去，各管道的總閱讀量就得 14w 左右。
幸福總是來得那麼突然。本想著 700 張票如果實在賣不出去的話，就邀請一些熟人過來捧場， 或者在各管道宣傳的時候免費贈票，那怎麼地也差不多能把場地坐滿。但是沒想到門票在活動開始前的兩個禮拜就被搶購一空了。
由於門票出人意料的搶手，一個我從沒想過的問題出現了。
之前做線下沙龍時我們就發現，越臨近活動時間買票的人越多，這次年終聚會也保持著同樣的規律。在門票賣完之後的兩周裡，我們每天都會收到很多沒有買到票的小夥伴私信，問能否增加站票，甚至有的小夥伴說可以自帶凳子來大會現場。
那這時候該不該擴充座位呢？
說不動心是假的，根據會後的統計，如果我們滿足所有的站票請求，門票收入會是我們實際收入的 2 倍左右，這樣我們不僅不會虧錢，還能大賺一筆。但是 16 年年終聚會我們其實在這方面吃過虧，120 人的場地坐了 150 人導致現場很炸。今年為了保證聚會現場的良好體驗，我們選擇經受住金錢的誘惑。
後來，事實證明了這種做法是正確的。因為這種一票難求的感覺，我們的團隊和有票的小夥伴都格外珍惜這次大會。
年終聚會現場
活動當天，有 20 多位買過票的小夥伴因事未能到達現場，這是線下活動必定會出現的狀況。但是令我們驚喜和感動的是，還有一群小夥伴雖然沒買到票，但還是不甘心地來到我們的活動場地，對著我們的會場望眼欲穿。所以，我們就將這些空出的座位安排給了這些鐵杆粉絲。
運營思考：如果給嘉賓或者媒體預留的座位不夠的話，可以在活動現場把未能到達現場的位子給他們座，一般容錯人數控制在 3%-5% 左右就好。
700 張票供不應求，除了管道的推廣，也離不開給力的年終聚會嘉賓陣容。
參加過大型線下活動的同學應該都知道，大會的上座率很大程度上取決於分享嘉賓的咖位和數量。所以當時我們就有一個想法：一定要打造豪華的嘉賓陣容，這樣才能讓我們的大會足夠牛逼。坦白講，經過努力我們差不多做到了。
年終聚會嘉賓
但是現在讓我去評估這種嘉賓邀請策略，我會說其實分享嘉賓並不一定要這麼多。為什麼呢？
首先整個活動時間只有 4 個小時，嘉賓人數一多每個人就只有 20 分鐘的時間來做分享，這對於嘉賓來說時間太短，有些內容講不完講不透徹，而對於觀眾來說沒能夠學到足夠的乾貨知識，這樣是很不好的。
其次對於組織方來說，這大大增加了我們的溝通成本。嘉賓的分享主題、行程、住宿、飲食、是否帶人參會等等，所有的問題都需要和嘉賓進行單獨詳細的溝通，人數一多這個成本非常的高。
嘉賓跟進表
而且嘉賓人數多，不可控因素發生的概率就會非常的高，比如在這次大會我們邀請的嘉賓徐老師身上，就出現了 2 個不可控的因素：
1）嘉賓不確定能否參加怎麼辦
在大會宣傳前，我們邀請了深夜發媸的徐老師，希望她能夠作為嘉賓來現場進行分享。但是因為邀請時間較早，徐老師個人也在年末期間比較忙，暫時不確定能否出席。那宣傳的時候該怎麼辦呢？宣傳文案上是寫還是不寫？
在這裡個人的意見是如果嘉賓較多的話可以暫時不用寫上，等確定好後再在宣傳文案上進行更新。如果嘉賓較少的話可以先放在上面進行宣傳，但是不要把 ta 放在最前面，以免造成來不了的尷尬。
2）嘉賓臨時有事不能來了怎麼辦
最終徐老師確定了要出席大會，但是偏偏就在活動開始的前一天！！！徐老師給我們發消息：因為身體原因，來不了了！
嘉賓臨時有事是做活動策劃的人無法避免的問題，如何解決就要看這個事情是什麼時候發生的：
如果在大會開始的前一周，那麼你可以繼續尋找相同量級的嘉賓來進行替換。
如果在大會開始前的 2-3 天，沒有時間尋找其他嘉賓的情況下，建議在宣發時候把這件事情進行隱瞞（雖然對不起參會人員），在活動現場致歉並且延長其他嘉賓的分享時間來進行彌補。
時間場地選好了，嘉賓找到了，票也賣完了，那接下來就是活動現場了。
因為去年有過線下活動的經驗，這次的活動佈置也避開了很多坑，無論是場外互動、排隊取票、嘉賓接送，還是場內 PPT 的播放，現場每個環節都做得井然有序。
現場活動佈置
而且為了能夠讓觀眾感受到用心，我們在每個細節都做到了極致：
1）很多不能來現場的外地的小夥伴在後臺留言問我們大會是否會有直播，一開始我們是打算找個免費的直播平臺比如映客、花椒進行手機直播。但想想這樣對於一場 700 人的大會來說顯得過於隨便，所以我們直接花錢請來專業的直播團隊進行場內直播。
2）為了讓用戶有分享點，我們也找了專業的攝影團隊現場拍攝照片，我們也第一時間將嘉賓的照片和分享的金句做成圖片發放到群裡面方便分享傳播。