職場分享｜從Excel到PPT

Excel（資料表格工具）和PPT（圖形展示工具）是職場人士最常用的兩個office工具。

各位職場朋友， 你用哪個更多一些？如果你的大部分時間在用Excel， 那你用的是工具的工具。 是的， 工具也有高下。 一個最常見的現象是：部下準備了一份Excel工具被上司貼到PPT裡向他的上層作演示報告了。

“革命不分貴賤， 工作不分高下”。 這句話是當官的忽悠人的， 好讓你永遠為他準備Excel。

今天就講講這兩者的進階區別， 從Excel到PPT對應的進階關係。

1 從資料到故事

這是從內容上講的。 一個Excel表上有成千上萬條資料， 甚至一個檔裡有好幾個附表， 中間資料相互引用， 公式套公式的。 可是， 做完這些資料之後， 你能提煉出一二句關鍵訊息嗎？

下面這張表是我以前公司的下屬發給我的，

十個產品， 分別有十張附表。 我告訴我的下屬：將這十張圖貼到十張PPT裡， 然後對每一張圖寫一個一句話總結， 在過去的12個月裡， 發生在每個產品上的故事是什麼？

經過幾個來回的討論與修正， 最後我們提煉出了這樣一句話：A產品在修正導入軌道之後， 單位產出的上升帶來毛利的提升。

每個產品都有這樣的一個故事， 考驗的是資料以外的業務分析功力。 Toexcelin Excel（在Excel上很出色）是不夠的， 得在PowerPoint上讓每一個Point都有Power才行。

2 從個人到讀者

這是從溝通層面上講的。 很多Excel做得很溜的人會花很多時間去做公式優化， 甚至用宏的高級功能做自動化報告。 但是， 卻在一個舉手之勞但又很重要的細節上忽略了：用戶體驗。 比如， 將小計數加總縮略成一行成為詳略可開關的展開收攏模式：將橫向的列寬調整一下以便讓所有資料放在一幀視窗之中，

免去讀者拉滑鼠去看最右側的一二行數據；還有將公式的邏輯關係用簡單的代數關系列在表頭讓大家一目了然……

蘋果手機的一項改進， 讓用戶開機時就有電量可以用， 就這一項小小的改進， 讓很多用戶拋棄了其它品牌轉變為果粉。

Excel做的再好， 那只是你個人的事， 你IQ高。 但你能進入PPT的演示情景去構想， 比如， 先在右上角將所有的縮寫或符號解釋一下， 那你就擁有了一種換位思考的情商能力。

在一個日益強調協作的時代， 沒有換位思考， 基本上是一條腿在走路。

3 從能力到格局

這是從一個人的視野角度講的。 總經理在說，

我們的單位成本必須降30%， 生產經理便打開Excel一五一十地分析各項費用的性質。 這時， 我看到總經理非常不屑的神情， 毫不客氣地打斷道：你不用給我看這些資料， 我知道你要說什麼。 我在講“要還是不要？”， 你卻在跟我說“能還是不能？”。 我要的是格局， 不降這30%， 明年我們會被競爭對手趕出市場。 你這是在能力的範圍打轉， 所以只是跟自己在比， 你比昨天的自己提升了10%， 又怎樣呢？

很多公司在做預算時總是想不通， 總部為何大刀一揮， 砍個30%之類的。 我在子公司做財務總監時也想不通， 直到有一天去了總部， 做一份給董事會的《競爭對手比較分析》PPT時才搞明白， 總部的指令是以市場為標準的。 正因為德國公司的固定開銷比別人高， 我們必須在生產效率上追回來。

順便說一下，PowerPoint並不是微軟自己開發的，而是靠視窗作業系統的使用者體驗掙了大把的現金買來的。這就是一種商業格局。

當然，不是說Excel不重要，而是要換個思路，用PPT的思維方式去想資料的最終呈現方式。由繁到簡，在內容上學會抽取與提煉；由外向內，從讀者體驗出發去改良格式；由大到小，從對大局的理解出發去佈局資料結構。

做Excel，卻玩出PPT的power，你離你上司的職位就不遠了。

我們必須在生產效率上追回來。

順便說一下，PowerPoint並不是微軟自己開發的，而是靠視窗作業系統的使用者體驗掙了大把的現金買來的。這就是一種商業格局。

當然，不是說Excel不重要，而是要換個思路，用PPT的思維方式去想資料的最終呈現方式。由繁到簡，在內容上學會抽取與提煉；由外向內，從讀者體驗出發去改良格式；由大到小，從對大局的理解出發去佈局資料結構。

做Excel，卻玩出PPT的power，你離你上司的職位就不遠了。