會議會務是行政的必修功課， 無論是在辦公樓宇內， 還是在酒店， 禮堂等專業的會務場所都有專業的流程和創意點。
下面是一位資深的行政同行給我們分享的一點小經驗， 值得一看哦！
ENJOY
在我們的日常工作中會有各種會議， 小到幾個人的小組會議， 大到整個公司的會議。 作為行政， 我們常常既是會議參與者， 也是會議的組織者。
一次良好的會議體驗和會議組織不是一個人就可以完成的， 需要的是一個優秀的團隊。
今天， 我就和大家分享一下辦一場暖心會議的經驗。
確定會議流程時間跟進表
會議分為前期的準備， 會議中的把控、會後的收尾和總結。
為了更好協調會議場地以及跟進會議人員的差旅體驗， 可以做一個時間跟進表， 如下圖：
（點擊放大可看清晰大圖）
1. 首先我們需要確定的是會議的主題、參會的人員、參會的地點、會議的時間。 這是會議的基本要素我不詳細說了，
2. 當會議的主題和會議主視覺都有了相應的樣本後， 就可以延伸相關宣傳物資了， 包括之後會議流程中會用到的邀請函、會議背景板、參會人員演講的PPT模版、會議獎狀， 甚至於會議餐盒上的小LOGO。
這樣會議的主題將貫穿整個會議， 同時給參會人員的視覺衝擊感也特別強。
3. 會議流程中要注意的是各個演講人的時間收集、會議中的時間把控， 雖說已經提前收集了各個演講者的演講時間， 但在會議最後還是需要根據現場的情況進行把控，
同時， 演講時間與休息時間、茶點時間、遊戲時間進行有效合理的安排， 最好能讓參會人員感受到勞逸結合的效果， 使大家都不至於太疲憊。
掌握會議預算分佈
確定了會議大致流程和前期宣傳準備工作之後， 我們就要開始做會議的預算分佈了。
一般情況下， 會議預算的額度都有財務確定相關的標準， 我們行政參考會議相關標準來做就好。 會議預算主要是五大塊， 場地、住宿、參會人員交通、茶點餐飲、物料。
財務會議費用標準示例：
其中需要注意的是會議的專案及團建方面費用一般都不走會議預算， 可根據會議的形式另定。
值得優化的暖心細節
在會議的全流程中， 暖心細節絕對是增加體驗的加分項。
1.會議通知和邀請函
a.會議通知一般用郵件的形式， 通知到每一個參會人員。 其中要注意幾點：
•會議主題、時間、地點、會議主要內容是最重要的資訊，
•每個參會人員需要準備的事宜也需要在郵件正文來體現。
•會議的行程安排， 可以放郵件附件也可以放正文。
•會議手冊， 會議手冊包含的內容比較全面， 包含會議主題、會議行程、會議當期的天氣， 會議酒店資訊、會議交通資訊如會議地點與火車站、機場的交通資訊， 會議的注意事宜、會議組織連絡人等。
會議手冊示例：
會議的邀請函最好可以做成H5或PDF，方便大家查看。邀請函的內容與會議手冊一致。
2.會議現場佈置
• 如參會人員入住的酒店，可以提前放一些暖心的歡迎賀卡或者零食包、特殊的員工還可以提供特殊用品，一點一滴都讓參會人員感覺暖心。
• 會議室的佈置，加入會議主題的背景，桌面的水、桌牌也與主題相結合，桌椅的擺放和舒適度、前後員工看投影的視覺感受都要一一體驗和親自感受。
• 會議聚餐的酒店裝飾也必不可少，盒餐上的主題小圖片、牆面或桌面的小裝飾，這些都會讓參會人員感覺到會議組織者的用心。
最後
一定要記得匯總整個會議的精彩瞬間進行分享哦！
做一個H5分享給參會人員，記錄會議的重點和每個參會人員的精彩瞬間，讓大家可以保存用作企業工作紀念回憶。
會議的邀請函最好可以做成H5或PDF，方便大家查看。邀請函的內容與會議手冊一致。
2.會議現場佈置
• 如參會人員入住的酒店，可以提前放一些暖心的歡迎賀卡或者零食包、特殊的員工還可以提供特殊用品，一點一滴都讓參會人員感覺暖心。
• 會議室的佈置，加入會議主題的背景，桌面的水、桌牌也與主題相結合，桌椅的擺放和舒適度、前後員工看投影的視覺感受都要一一體驗和親自感受。
• 會議聚餐的酒店裝飾也必不可少，盒餐上的主題小圖片、牆面或桌面的小裝飾，這些都會讓參會人員感覺到會議組織者的用心。
最後
一定要記得匯總整個會議的精彩瞬間進行分享哦！
做一個H5分享給參會人員，記錄會議的重點和每個參會人員的精彩瞬間，讓大家可以保存用作企業工作紀念回憶。