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一線目標管理之PDCA

先說一下目標管理:

先來做一個小測驗:從上圖中找出西瓜、香蕉分別有多少?

······~~~······

沒錯, 我們很快就能找出西瓜有八個, 但是香蕉呢,

是不是需要更多一些的時間, 才能準確地找出香蕉有多少?

簡單分析一下:

我們之所以能很快的找出西瓜, 是因為西瓜足夠醒目且個數便於計算;反觀香蕉, 香蕉不僅有單根存在的, 還有幾根連在一起的, 而且單根存在的香蕉不夠醒目, 導致我們常常忽略掉, 所以找出香蕉有多少根需要的時間要長一些。

一、工作與目標

其實, 在日常的企業管理中亦是如此!

我們再來思考一個問題:是先有工作還是先有目標?

先不要給予回答, 想想上面的小測驗!

我們是先確定水果再找;還是先找再確定哪種水果?

是先確定水果, 然後我們才開始找的!這就引申出美國管理大師彼得·德魯克提出的目標管理的概念, 他認為:先有目標才能確定工作,

所以“企業的使命和任務, 必須轉化為目標”。

目標管理是以目標為導向, 以人為中心, 以成果為標準, 而使組織和個人取得最佳業績的現代管理方法。

如果一個重要領域沒有目標, 這個領域的工作必然被忽視。

因此管理者應該通過目標對下級進行管理, 當組織最高層管理者確定了組織目標後, 必須對其進行有效分解, 轉變成各個部門以及各個人的分目標, 管理者根據分目標的完成情況對下級進行考核、評價和獎懲。

如果一個員工沒有目標, 他的工作業績和工作狀態一定會很差。

同時, 目標管理與自我控制也存在一定的關聯。

目標管理的主要貢獻之一, 就是它使得我們能夠運用自我控制式管理來代替由別人統治的管理。

它使得一位企業員工能夠控制自己的績效, 自我控制意味著更強的激勵:一種要做得最好, 而不是敷衍了事的願望。 它意味著更高的績效目標和更廣闊的視野。

二、目標的分解

當一個企業的願景、使命確定後, 即開始確定企業目標。

企業級目標確定後, 將目標按空間向下分解為組織目標、部門目標、個人目標。

按時間分解為季度目標(前提是年度目標的確定)、月度目標、周目標, 甚至是每日目標。

通過目標管理, 針對在工作中表現優秀的人會更優秀, 表現差異的人會及時得到改進和提升,

從而使企業始終會保持良性迴圈, 在提高工作效率的同時, 也提升了員工個人素養, 所以實施目標管理, 對企業快速發展起到了巨大的推進作用。

對於新晉一線管理人員而言, 過程管控及下屬管理問題是他們直面的最大困難, 在團隊管理工作初期, 找到成熟穩定且行之有效的管理方法用於提升一線管理人員的團隊管理效能和促進管理能力提升成為迫切需要, 而PDCA迴圈是解決一線目標管理問題的一大利器.

問題1:PDCA迴圈在目標管理中有什麼作用?

PDCA是全面目標管理所遵循的思想基礎和科學程式, 是有效管理過程和工作品質的工具, 品質計畫的制定和組織實現的過程就是按照PDCA迴圈周而復始地運轉。 PDCA迴圈將目標管理分為四個環節,即制定目標和計畫(Plan)、執行(Do)計畫和措施、過程評估與檢查(Check)、調整(Adjust)改進和提升。

問題2:新晉一線管理人員PDCA應用場景是怎樣的?

立足新晉一線管理人員有基礎短沉澱、有專業短經驗的崗位特性,PDCA迴圈在目標管理和過程管理中培養新晉一線管理人員的管理習慣,提升管理效能和團隊績效,助力新晉一線人員有效運用高效管理科學程式、快速掌握管理經驗。

問題3:PDCA迴圈plan環節如何進行目標規劃?

本環節是對績效目標和達成措施進行擬定,即團隊管理者和團隊成員制定整個團隊的績效目標,並且就目標的達成提出對應的細化措施和實現路徑。

1.制定目標時,先確定戰略目標並且可根據客戶、財務、流程和團隊4個層面提煉關鍵績效指標;

2.利用SMART原則(Specific、Measurable、Attainable、Relevant、Time-bound)對團隊關鍵績效目標進行明確具體的、可衡量的、可達成的、與工作相關的、有時間限制的描述;

3.在制定措施時,利用5W1H法(Why、What、When、Who、Where、How)對團隊目標進行細化和下屬分發,明確目標達成的具體路徑和實施細則。

問題4:PDCA迴圈do環節如何保障目標有效執行?

本環節是根據已知資訊,按照上一步驟的計畫進行具體運作,實現計畫中的內容,並注重問題分析與解決、流程梳理與優化。

1.問題解決利用頭腦風暴法、魚骨圖法和剝洋蔥法等方法,按照問題發現界定、要因分析確認、對策推出檢查、對策實施效果確認的步驟進行;

2.對整個流程進行梳理,製作包括簡潔描述流程的流程圖、具體描述流程的說明書以及輸入輸出材料的範本等材料;

3.通過對執行過程中問題的解決和標準化動作、標準化材料的把控,做到團隊工作有章可循,張弛有度,最終實現業績目標高效達成。

問題5:PDCA迴圈check環節主要檢查什麼?

本環節是改善組織效能的關鍵步驟,主要檢查總結執行計畫的結果,分清成功和失敗的做法。

1.團隊管理者即充當團隊成員夥伴的教練角色,對其工作進行即時輔導和績效溝通,角色定位清晰,並且能對過程中的資訊、思想和情感明確區分;

2.評估和檢查可利用4F技術(Facts、Feeling、Findings、Future)進行複盤:複盤前做好時間、人員準備,制定複盤目標和規範要求;

3.複盤中要求人員對執行過程的目標結果事實、個人感受、發現的成功和不足及其原因、未來規劃進行儘量詳盡直觀的陳述和呈現;

4.複盤後輸出完整的複盤材料用於調整和分享。

問題6:PDCA迴圈adjust環節怎麼進行改進和提升?

這一環節是對之前規劃和執行進行改進和提升。

1.對總結檢查結果進行處理,對成功案例加以肯定,並予以標準化;

2.對於失敗的教訓進行總結歸類,防止再發生,即對知識成果採取有效管理並提供分享、參考和應用的入口;

3.對於沒有解決的問題,提交到下一個PDCA迴圈中解決;

4.成功和失敗案例的總結,可利用STARS結構化呈現(Situation、Target、Action、Result、Sharing&Suggestion),分析案例背景,明確案例任務和目標,完成目標採取的行動,提煉執行結果及總結案例啟示反思。

PDCA迴圈將目標管理分為四個環節,即制定目標和計畫(Plan)、執行(Do)計畫和措施、過程評估與檢查(Check)、調整(Adjust)改進和提升。

問題2:新晉一線管理人員PDCA應用場景是怎樣的?

立足新晉一線管理人員有基礎短沉澱、有專業短經驗的崗位特性,PDCA迴圈在目標管理和過程管理中培養新晉一線管理人員的管理習慣,提升管理效能和團隊績效,助力新晉一線人員有效運用高效管理科學程式、快速掌握管理經驗。

問題3:PDCA迴圈plan環節如何進行目標規劃?

本環節是對績效目標和達成措施進行擬定,即團隊管理者和團隊成員制定整個團隊的績效目標,並且就目標的達成提出對應的細化措施和實現路徑。

1.制定目標時,先確定戰略目標並且可根據客戶、財務、流程和團隊4個層面提煉關鍵績效指標;

2.利用SMART原則(Specific、Measurable、Attainable、Relevant、Time-bound)對團隊關鍵績效目標進行明確具體的、可衡量的、可達成的、與工作相關的、有時間限制的描述;

3.在制定措施時,利用5W1H法(Why、What、When、Who、Where、How)對團隊目標進行細化和下屬分發,明確目標達成的具體路徑和實施細則。

問題4:PDCA迴圈do環節如何保障目標有效執行?

本環節是根據已知資訊,按照上一步驟的計畫進行具體運作,實現計畫中的內容,並注重問題分析與解決、流程梳理與優化。

1.問題解決利用頭腦風暴法、魚骨圖法和剝洋蔥法等方法,按照問題發現界定、要因分析確認、對策推出檢查、對策實施效果確認的步驟進行;

2.對整個流程進行梳理,製作包括簡潔描述流程的流程圖、具體描述流程的說明書以及輸入輸出材料的範本等材料;

3.通過對執行過程中問題的解決和標準化動作、標準化材料的把控,做到團隊工作有章可循,張弛有度,最終實現業績目標高效達成。

問題5:PDCA迴圈check環節主要檢查什麼?

本環節是改善組織效能的關鍵步驟,主要檢查總結執行計畫的結果,分清成功和失敗的做法。

1.團隊管理者即充當團隊成員夥伴的教練角色,對其工作進行即時輔導和績效溝通,角色定位清晰,並且能對過程中的資訊、思想和情感明確區分;

2.評估和檢查可利用4F技術(Facts、Feeling、Findings、Future)進行複盤:複盤前做好時間、人員準備,制定複盤目標和規範要求;

3.複盤中要求人員對執行過程的目標結果事實、個人感受、發現的成功和不足及其原因、未來規劃進行儘量詳盡直觀的陳述和呈現;

4.複盤後輸出完整的複盤材料用於調整和分享。

問題6:PDCA迴圈adjust環節怎麼進行改進和提升?

這一環節是對之前規劃和執行進行改進和提升。

1.對總結檢查結果進行處理,對成功案例加以肯定,並予以標準化;

2.對於失敗的教訓進行總結歸類,防止再發生,即對知識成果採取有效管理並提供分享、參考和應用的入口;

3.對於沒有解決的問題,提交到下一個PDCA迴圈中解決;

4.成功和失敗案例的總結,可利用STARS結構化呈現(Situation、Target、Action、Result、Sharing&Suggestion),分析案例背景,明確案例任務和目標,完成目標採取的行動,提煉執行結果及總結案例啟示反思。

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