案例一:PDCA迴圈法在費用管理中的應用[4]
PDCA迴圈法是品質管制中的一種方法,運用PDCA迴圈法來預測、控制和考核費用,既符合經營管理工作本身的規律性,也具有講究實效、解決問題的特點。 一般來說,運用PDCA迴圈法來控制管理費用可分為四個階段八個步驟。
一、第一階段:計畫(Plan)
1.制定管理費用各項指標的計畫
企業需要結合近幾年企業管理費用實際支出的情況,分析管理費用支出的現狀,給予實事求是的評價,找出管理部門費用支出中存在的問題和取得的成績。
由於管理費用的項目較多,而且許多費用項目的金額很難加以準確地確定,因此,要想找出管理費用控制當中存在的問題,就應結合近幾年管理費用專案支出的實際數額,根據這些數額進行分析,從而評價企業管理費用的情況。
會計部門是管理費用控制的關鍵責任單位,而查找管理費用控制中存在的問題實際上就是對自己工作的監督,這需要一定的勇氣和職業道德。 為了能更加客觀和公正地查明管理費用控制中存在的問題,在以會計部門為主的同時,要同時吸收其他部門的工作人員參加,以謀求這項工作更加客觀公正。
為了更好地做好管理費用的控制工作,應制定管理費用的考核辦法。 在制定管理費用的考核辦法時,應首先將各種費用區分為可考核費用與不可考核費用兩大類。
可考核費用是指那些發生額的多少可由各部門進行控制的費用。 這些可考核費用項目主要有業務招待費、差旅費、辦公費等可控費用專案。 由於這些費用大多分散在各部門,因而,應制定出一個合理的定額,使各部門注意節約使用,從而使用企業的管理費用不斷降低。
不可考核費用是指那些發生額的多少不是由該部門經過努力可以降低的費用。 這些費用可不制定考核指標,如工資和福利費、固定資產折舊費、工會經費、勞動保險費、職工教育經費、待業保險費、印花稅等。
財務部門應將全年的管理費用制定出預算,在此基礎上,扣除較為固定的不可考核費用數額,其餘額作為可考核費用下達到各部門,由各部門自行負責對這些費用進行控制。
現將可考核費用的定額制定參考辦法介紹如下:
①辦公費定額制定。 辦公費主要是各種辦公用品的支出,它一般可按各部門人數的多少制定,例如,若全年辦公費定額為10萬元,則用10萬元除以總人數,算出每人的辦公費,再用該部門人數乘以每個人的辦公費,即為該部門的辦公費定額。
②差旅費定額的制定。 差旅費數額的大小,主要受出差人次數、地點、距離、時間、交通工具、住宿標準、補助標準等項目影響。 差旅費應根據部門工作性質、人次數等因素進行控制。 如果需要經常出差到外地,則可多核定些,而有些部門出差任務相對較少或大多數業務都在本地區,則可少核定些。 各部門應根據實際工作需要,嚴格控制出差的次數及標準,以便降低費用。
③招待費定額的制定。 招待費是一項重要的支出,在所得額的扣除項目中,全年招待費數額的多少是有規定的,它是根據企業銷售收入的一定百分比確定的。 如果超過規定的比例標準,應由企業的稅後利潤支付。 所以,招待費應儘量控制在國家規定的範圍之內。
④郵電費定額的制定。 郵電費主要是電話費,在電話費當中,主要是長途電話費的數額應當嚴加控制。 應建立長途電話登記制度。 如果可能,應對電話加鎖,以控制長途電話費的支出。
⑤其他支出定額的制定。 其他費用專案屬於一些雜費,這些費用一般不易確定數額,可將其與該部門的總費用聯繫起來加以確定。
在企業的生產經營過程當中,常常會出現意想不到的情況,有些費用的支出有時也不能完全估計出來。 因此,應在全年的總控制費用中留有一定的餘地,以便使全年的費用總額不被突破。留下的機動指標,可由企業的會計部門或主要領導根據具體情況分配到各部門使用。
2.分析產生問題的原因
結合企業的具體情況,分析企業管理費用各明細專案支出的數額,找出影響企業管理費用升降的原因。這些原因應盡可能詳細,以免遺漏。
管理費用產生的原因很多,也比較複雜,因此,要找出管理費用中所存在問題的真正原因是比較困難的。這就要求會計部門與有關部門的人員一起,對管理費用的開支逐項進行分析研究。在一般情況下,應將管理費用的實際支出數額與控制標準進行對比,編制成對比分析表。對於有利差異和不利差異都應分析原因,應查明是由於費用控制手段有效產生的,還是費用控制的不當產生的,或是費用標準制定中存在不合理因素等其他原因產生的。若是由於費用控制工作做得好而使費用降低,則應總結經驗,以利於下一期的費用控制,並可將其經驗推廣;若是由於費用控制不當,則應分析產生問題的原因;若是由於費用控制標準制定中存在不合理因素,則應對費用控制標準提出修改意見,以便在下一步修改控制標準時作為參考。
分析原因階段是各階段中的重要環節,如果原因查找不清楚或不準確,就不能很好地提出解決問題的辦法,並會導致下一階段工作難度。因此,應加大查找原因的力度,將管理費用差異的各種原因找清楚。
3.找出影響企業管理費用上升的關鍵
影響企業管理費用上升的原因很多,但這些因素不是平行的,其中必然有主次之分。其中那些超過了計畫指標且金額較大的項目,應當認為是影響企業管理費用上升的主要因素。
根據重要性原則和成本效益原則,在分析管理費用超支原因的基礎上,應對超支較大的項目作為分析重點,用較少的時間和力量,對重點問題進行處理,並取得較好的效益。
4.制定措施和計畫
在找出主要原因之後,並且在結合影響本年度企業管理費用上升的各種因素基礎上,制定出具體的控制措施和切實可行的計畫控制指標。
通過上述各項程式對生產經營過程當中實際執行的結果,在進行分析的基礎上,找出工作中存在的問題和產生問題的原因。經過對這些問題和原因進行分析後,成本管理部門應會同有關部門和人員,共同制定消除不利差異的控制措施,並對一些短期不能解決的問題制定出消除差異的計畫時間表。
二、第二階段:執行(Do)
執行階段主要是執行措施和計畫。該階段是將第一階段所制定的各項措施和目標付諸實施,並對具體執行過程中出現的各種預想不到的問題採取防範措施的過程。本階段是整個PDCA迴圈的關鍵,它對整個企業費用管理起著十分重要的作用。因此,各部門應積極努力,千方百計地達到控制目標,並力爭有所下降。在執行過程中,為了使計畫指標能順利完成,需要將控制指標分解落實到各個具體執行部門和每個人,使每個部門和每個人都有各自的控制指標,從而保證計畫指標的實現。
三、第三階段:檢查(Check)
檢查階段主要是檢查執行結果。該階段主要是檢查事先所制定的各項措施和計畫控制指標的執行情況,找出存在的問題,檢查控制效果。對於計畫控制指標執行情況的檢查,可將實際指標與計畫指標對比檢查,如果企業管理費用在某月份突然增加,並且突破控制上限,那麼就需要找出費用失控的原因,並提出具體的解決辦法,以保證控制目標的實現。至於某月份費用突破控制下線的情況,也應查明原因。對於在企業管理費用控制中存在的問題,可採用因果分析法。通過分析原因所描述的因果圖,可以明白地看出企業管理費上升的原因。這樣,就能採取具體有效的措施加以解決,從而達到控制管理費用的目的。採取這種方式,一般是通過召開座談會或書面徵集意見稿的形式,由與會人員將影響企業管理費用上升的各種因素都找出來,剔除非主要因素,然後把各項主要因素繪製在控制圖上。
四、第四階段:處置(Action)
1.總結經驗,鞏固成績,納入標準
由於企業在生產經營過程中所發生的管理費用是多種多樣的,而在制定定額時又不可能對未來進行完全的預測。因此,對於某一部門超過或低於定額費用時,應對其進行具體的分析,找出差異的原因,以便於今後對定額進行修改。並根據上述各階段的工作,總結出一些好的經驗,將其充實到各有關規章制度、計畫和標準中去,使之標準化和制度化,以便在下一環中出現類似情況時可按此辦理;對於存在問題,應查明原因,並採取相應的控制措施。
對於執行結果低於定額費用的,低於部分可轉入下年度使用,並可按節約額的一定比例獎勵該部門及人員。
對於執行結果超過定額費用的,應分析定額的原因。對由於工作量增加引起費用的超支,則應根據工作量增長的比例,相應增加該部門的費用額,或對增加的因素進行單獨考核;如果費用定額的超支是由於各部門未注意節約造成的,則應沖減該部門以後的費用定額,並相應減少其以後的費用定額,並對該部門負責人處以扣除獎金等形式的處罰。
獎懲措施也應制定出相應的制度,各部門發生超過定額或低於定額的情況時,可按規定的獎懲制度進行獎懲。
2.遺留問題轉入下期
對於遺留問題,可轉入下一個迴圈予以解決,並作為下一個迴圈解決的主要問題,防止類似情況的再次發生。
這樣,隨著一個PDCA迴圈結束後,再將其轉入下一個迴圈。經過不斷迴圈,使控制費用管理的工作能不斷進行,不斷總結經驗,彌補不足。每次完成一次迴圈,解決一些問題,使費用管理工作進入一個新的水準。計畫、執行、檢查、處置不斷地迴圈,一旦計畫實現,該實現的目標既成為下一步繼續改進的目標。PDCA迴圈法的意義就是要永不滿足現狀,因為人們通常喜次停留在現狀,而不喜歡主動去改變它。所以,我們應當不斷地設定新的挑戰目標,推動PDCA的迴圈。
為了使PDCA迴圈法在費用管理工作中的效果與日俱增,就要在整個企業管理這個大循環的基礎上,形成各部門、各環節、各專案費用管理的小迴圈,依次又有更小的迴圈,直至落實到各科室和個人。這樣,形成了大循環套小迴圈,小迴圈保大循環的循環體系,對企業費用管理的控制、預測、考核起到了周而復始的推動作用。
案例二:PDCA迴圈在圖書館管理中的應用[5]
一、PDCA迴圈在圖書館管理中的重要性
全面品質管制活動的運轉，離不開管理迴圈的轉動，對圖書館管理也一樣，不論是提高服務品質，還是發揮圖書館的功能，都要運用PDCA迴圈的科學程式。
1.有利於構建圖書館完善的管理體系與創新體系
PDCA迴圈來源於圖書館的實踐工作，在提出計畫，制定計劃之後，就要按照計畫進行檢查，看是否實現了預期效果，有沒有達到預期的目標，通過檢查找出問題和原因，最後就要進行處理，通過從實踐中來到實踐中去，大環套小環，一環扣一環的反復印證，客觀、全面而有效地實現了組織的目標並使之動態地發展，在迴圈過程中不斷對各部門產生的問題進行總結和回饋，肯定成功的經驗並加以推廣，將成功的經驗和措施制訂成標準、形成制度。同時找出失敗的原因並加以總結，重新修正工作方式和思路，把成功和失敗的教訓都納入圖書館相關的標準、制度和規定之中，使圖書館管理的思想方法和工作步驟更加條理化、系統化、圖像化和科學化，從而構建完善的圖書館管理體系與創新體系。
2.能加強溝通，形成良好的工作氛圍
PDCA迴圈在制定目標指標的過程中必須進行全面的調研，廣泛徵求館員的意見和要求，制定出可行的計畫，同時在實施計畫中能及時發現問題，對於不達標項目及時整改，提出整改建議和意見，並在下一次檢查整改效果，避免了類似問題的重複發生。在檢查中無論是檢查者還是被檢查者都是一個互相學習、交流和溝通的過程。科學的管理調動了館員工作的積極性，使館員在工作中無懈怠現象發生，形成了良好的工作氛圍，最充分地調動了人的主觀能動性，最大限度地滿足了個人和社會對圖書館的利用與需求。
二、PDCA迴圈在圖書館管理中的具體運用
1.計畫階段(P)
也稱準備階段，就是制定圖書館目標指標工作計畫。在制定圖書館目標指標過程中必須結合圖書館的實際情況，全面進行調研，回顧上一迴圈取得的成績，總結經驗教訓，根據上一迴圈或上一週期的品質監控結果，編制出各部門的工作計畫，計畫不僅包含目標，而且包含實現目標採取的措施，制定出詳細的目標指標品質標準和支撐材料，並針對各部門過程發生的不同時間制定詳細完成計畫時間表，同時落實責任，將監控的實施任務分配給相應的管理人員。
2.執行階段(D)
是PDCA迴圈的關鍵環節。圖書館員按制定的計畫和措施具體組織實施，根據細化後的策劃，把任務層層分解到人，使館員各施其責，內部充分溝通、協作，嚴格按照既定進度實施。在實施過程中對各個環節必須有詳細的記錄材料，做到有據可查。同時在整個過程中，目標責任人應給予適當的提示與指導，確保目標指標的順利進行。
3.檢查階段(C)
是實施PDCA迴圈的重要步驟。首先圖書館員可以根據計畫的內容進行定期和不定期的自檢、互檢，從自己的服務內容和服務手段、讀者到館情況、業務工作質與量、讀者的意見和建議、問題整改及佈置工作完成情況等方面進行定期與不定期的檢查，在檢查中及時糾正和採取補救預防措施，不斷完成自己負責的計畫內容。圖書館目標指標責任人對照計畫內容，定期或不定期檢查各科室實際執行情況和執行效果，同時在檢查中加強和館員的交流和溝通，從館員、讀者的回饋和內部審核中瞭解讀者或用戶的意見，完善圖書館的服務，發揮圖書館的功能，達到不斷改進品質管制體系的目的。
4.總結處理階段(A)
是PDCA迴圈的昇華過程。圖書館通過檢查在計畫時間內的實踐情況和目標指標的完成情況，認真總結有效的經驗、措施、準則，並將他們納入到圖書館相應的標準、制度與規定之中，作為今後工作的依據；並詳細分析在檢查中出現的問題，加強與各部門責任人和館員的交流溝通，共同尋找管理中存在的問題，結合圖書館總體發展目標，明確雙方下一階段需要共同改進的方面，制定出新的解決方案，並將其轉入到下一個迴圈中去解決，如此迴圈運行，完成一個PDCA迴圈週期。
三、圖書館管理中運用PDCA迴圈模式應注意的問題
圖書館管理中運用PDCA迴圈模式應注意的問題有以下幾點：
⑴對圖書館的工作目標、指標的制定要嚴謹、針對性強、有可操作性。落實每個迴圈的責任人，做到分工明確。
⑵提高館員的實踐能力。PDCA迴圈只是一種管理方法，而管理的關鍵在於人，要做好宣傳，加強對圖書館員的培訓，提高館員應用迴圈解決問題的意識和能力。
⑶形成書面材料。在運用迴圈的過程中，須時刻注意材料的收集、整理，記錄要全面，結果要真實，使下一個迴圈有據可查。
⑷PDCA迴圈不是在原地周而復始運轉，必須持之以恆地認真執行下去，才能發揮圖書館最大功能作用。
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案例三:PDCA迴圈在企業培訓管理中的分析[6]
一、PDCA迴圈對提升企業培訓管理工作的現實意義
1.變經驗的培訓管理為科學的培訓管理
PDCA迴圈強調總結培訓各階段的經驗教訓,逐步形成企業培訓管理工作的長效機制。
2.變複雜的培訓管理為簡單的標準規範
PDCA迴圈的每一階段都有章可循,把複雜的事情變得簡單,再把簡單的做成標準去執行。
3.規避培訓管理風險
PDCA迴圈嚴格有序的管理策略,可以規避重複培訓、無效培訓、培訓人員流失、培訓需求調查走過場等培訓風險。
4.造就和培育培訓管理人才
PDCA迴圈,是尊重管理的客觀普遍規律總結提煉出來的經驗結晶,給管理者以智慧的啟迪,使培訓管理者從理念上、方法上、手段上更加開放嫺熟,並且以更加積極、奉獻、理性、科學的管理態度改進培訓管理流程,追求卓越品質。
二、PDCA迴圈在企業培訓管理中的具體應用
1.第一階段(Plan):策劃
(1)分析培訓管理工作的現狀,找出存在的問題
調研總體方案由人力資源部門擬定,其他部門協調配合。要求調查目標明確、調研組成員結構合理、調查物件有針對性、調查的方式恰當。調研前事先確定調查的課題、成員組成。調查組成員針對調查對象的不同分別採用問卷調查、面對面調查、自由式調查的方式開展調研。如開展零售專業線的培訓需求調查,調查的對象至少應該包括行銷負責人、二級公司經營管理人員、加油站管理人員和操作人員,如果涉及設備設施管理及數品質管制的,應徵詢安全數品質管制處的意見。如果涉及加油站賬表體系管理的,應徵詢財務管理部門人員的意見。
(2)通過培訓調查後,找出產生問題存在的影響因素
假設開展的是兼職教師缺乏因素分析,通過整理、歸納、找出如下影響因素:
· 企業現行人員素質不高,選拔不出更優秀的教師。
· 沒有教師選拔任用的合理通道。
· 兼職教師的課酬太低,缺乏吸引力。
· 上級公司沒有對兼職教師進行專業化培訓。
· 沒有對兼職教師的授課品質做出客觀有效的評價。
· 對兼職教師授課中發現的問題沒有進行及時回饋與修正。
· 兼職教師所授之課與其專業特長不吻合。
· 對兼職教師的激勵培養不夠。
通過剝筍子的方式,層層探究下去,從一個大因素中再延伸出一些小因素,問題就會分析得更加透徹清晰。
(3)找出各種原因中的關鍵因素
將所有因素進行全部歸類,用曲線圖、圓形圖、長條圖、魚刺圖表示出來,也可以通過表格的形式,進行相對數與絕對數的比較,分列出關鍵因素,從中可以發現不同的二級單位其主要原因是不一樣,而且同一個主要因素在不同的單位其影響程度也是不一樣的。
(4)針對主要影響因素,制訂培訓整改措施
根據主要影響因素制定培訓整改措施一定要考慮如下方面:
· 企業總體發展戰略。
· 企業近期發展目標。
· 企業現行人力資源結構及數量。
· 企業經營發展重心。
· 企業急需、緊缺、儲備人才數量。
· 上級公司培訓指導意見。
· 對現行培訓資源的整合能力。
· 企業內部是否形成了核心的價值觀與共同願望。
2.第二階段(Do):實施
執行所制訂的培訓計畫和措施。Do階段是PDCA迴圈的關鍵、核心階段,實施培訓的項目負責人要選好、工作程式一定要清晰。
現以我公司的實施培訓流程為說明:
(1)開班準備流程協商事宜→印發檔→選送學員→審核確定→下達培訓班準備通知單→開班前預備會。
(2)教學實施流程開學典禮→拓展訓練→查找“意見領袖”→填寫培訓日誌→發現優秀人員→教學評價→考試考務→閱卷評分→排名排序
(3)辦班結束流程結業典禮→總結點評→回饋資訊→填寫學員登記表(卡)→填寫培訓管理台賬→獎優罰劣→收集整理→分類歸檔上述各個環節是相互銜接、相互影響的,是PD-CA迴圈的具體體現。舉辦培訓班的組織程式與商務會議相似,但比商務會議更應注重細節和效果,如果將商務會議的禮儀性、藝術性、創新性與之融為一體,培訓班一定會辦得更活、更新、更有吸引力和影響力。
3.第三階段(Check):檢查
檢查培訓計畫及措施的執行情況。檢查絕不是一個獨立的階段,它涵蓋在各個環節,這也正是PD-CA所宣導的管理思想,也就是說一切的計畫、方案、措施、創新是否科學可行,都要用檢查的資料資訊來解釋。
目前,Kirkpatrick的四層次模型在培訓評估中占了主導地位。該模型將評估劃分為反應、學習、行為和結果4級評估。在這4級評估中,檢測的難度是遞增的,因為企業績效的改變、人員素質的提升與企業所處的宏觀與微觀環境都息息相關。但有一點是明白無誤的,績效的改變與培訓又是相輔相成的。
如在加油站經理培訓跟蹤調查中,不僅要考慮加油量、站容站貌、設備設施、財務體系、數品質安全、客戶檔案、應急預案等全套業務流程及管理體系,更要從長遠來關注,通過培訓或提高性培訓後,對比分析參培學員對培訓理念、教材及辦學方式的認可度,關注他們在管理能力、操作能力、溝通協調能力、學習能力上是否有改善,在加油站內部是否建立了高效協作的團隊等一系列測評體系。
4.第四階段(Action):處理
(1)總結經驗、鞏固成績,把效果好的總結提煉上升為“標準” 按照PDCA管理的精髓,可以發現培訓管理與經營管理是一脈相承的。提煉總結雖然是個艱苦的過程,但也是積累與提高的過程。如省(區)公司加油站“五統一”的運行都是總結提煉而產生的寶貴經驗。
(2)處置遺留問題,將其轉入下一個PDCA迴圈 對本次迴圈中存在的問題,要重新分析原因,制定新的解決方案,以便進入下一個迴圈去解決,從而形成一個完整的PDCA迴圈管理系統。如:在培訓實施過程中,雖有不足但不可能馬上解決的問題就進入到下一個培訓實施管理中,採用新的措施來糾偏,如此反復,問題將會越來越少,培訓管理工作將日趨完善。
三、運用PDCA迴圈原理在企業培訓管理中應主要遵循的要求
1.樹立、培育、形成企業培訓管理工作的系統觀念、市場觀念、競爭觀念、服務觀念、風險觀念、創新觀念在整個培訓運營管理中,要從全域、長遠來定位培訓的戰略意義,把整個培訓工作視為系統工程來管理,不僅要考慮培訓企業內部員工,還應考慮對合作夥伴的培訓,用競爭的觀念更好地在協作、支持、學習的過程中不斷尋找和發現新的培訓工作空間,把培訓當成一種服務品牌來好好經營管理,要樹立培訓是一種投資而不是消費的觀念,在規範、標準、嚴謹的基礎上創新。
2.結合本企業的實際,在企業培訓管理中推行全員參與、全程序控制、全方位持續改進的“三全”管理方法按照戴明的管理標準,每一個部門、每一個員工都不能只顧獨善其身,培訓應成為人人參與、人人熱愛、人人投入的事業,是全體員工的共同使命與責任。PDCA迴圈正是涵蓋了前饋控制、同期控制、回饋控制3個環節,以滾雪球的方式不斷迴圈,疊加培訓績效。推行從企業內部到外部、從上級到下級、從課堂教學到實踐調研、從教學內容到教學方式、從培訓手段到培訓目標等培訓管理的全方位持續改進。
四、運用PDCA迴圈原理對企業培訓管理採取的相應措施
1.建立完善培訓管理組織機構
根據企業的現狀建立由各分公司黨政一把手主管、人力資源部門負責、培訓管理人員具體實施的培訓管理組織機構。各單位要專門設置培訓管理崗,不能因職數限制而兼設,防止培訓工作成為說起來重要、做起來次要、忙起來不要的工作。
2.合理設定培訓目標與績效考核指標
根據PDCA迴圈的原理,每考核一次就改進一次、提高一次。年初,由人力資源部會同各條專業線在綜合企業內外部因素的基礎上,合理設定培訓管理目標,將培訓目標與工作職責融合後逐級分解到每一個單位、部門和負責人,再通過月、季、年的績效考核逐項評定,不斷提升培訓的組織策劃水準。
3.統一規範培訓運營管理流程
從計畫、組織、實施、評定、改進的每一個培訓環節,先制定培訓的總流程、再細化每個環節的小流程。如按照培訓的類型,分別制定送培、委培、自培的程式,以界 定培訓審批、研定、送達、歸檔的許可權與職責,實現各分公司到各區域公司培訓運營流程的統一與規範化管理。
4.培養培育本企業兼職教師隊伍
中石化銷售行業24條專業線,如果僅依賴於外部的師資力量,不僅培訓成本高,且培訓的效果與初衷差別很大,因此各個石油公司一定要結合現狀,制定《兼職教師選拔、任用、培養、聘任實施細則》,在細則中明確兼職教師聘任的條件、課酬、培養方式與管道、評價體系等。培養培育本企業的兼職教師是建立企業長效機制的重要課題之一。
5.改變完善培訓模式與培訓手段
目前主要採用PPT教學模式,這種方式教師自由發揮的空間更大了,也比以前照本宣科的教學更生動,但相同的課件不同的老師講解的差別卻很大,因此在改變培訓模式的同時應編排好教學大綱。現在推行的教學互動方式對成人較適合,但從中也發現許多問題:一是一些教師盲目插入遊戲影響主講知識的灌輸,二是互動成了教師或學生唱獨角戲。
因此在改變教學模式的同時教學手段應同時跟進。
6.加強培訓知識的回爐與回歸
今年中石化系統內全面開展技術比武和技能鑒定活動,這是對各分公司培訓組織水準及培訓效果的大檢驗。在整個培訓過程中,我公司始終抓住兩個重點不放:一是培養學員將理論知識轉化為實踐知識,再將實踐知識提煉上升為理論知識的回爐技能;二是注重學員將公共管理知識服務於專業知識的回歸技能。通過分公司的初賽、複賽、決賽後,在總決賽中,我公司零售專業線名列中石化全銷售系統前4名,財務專業線取得個人雙金牌的佳績。
7.開發修訂適用性教材
開發修訂本企業適用性教材主要有兩條途徑:一是直接拿集團公司內部現已開發成熟的教材,結合本企業的現狀進行修訂後啟用。如:《零售ME》、《有效的溝通》、《顧客需求心理分析》等教材可根據本企業的需要適度修善。二是組織相關人員開發本企業自用的教材。如《企業文化建設》、《員工個人修煉》、《人力資源管理》、《內控管理手冊》、《物流管理》等教材,可由專家、兼職教師、培訓主管等聯合開發。自編的教材突出了實際操作,適用性、針對性、可操作性較強。這方面廣東石油分公司做得非常好,僅2005年就自行開發了教材100多種,特別在數品質管制方面,積累了數品質專家的實踐經驗,依據公司油庫、管線、加油站的分佈格局,改過去噸進升出的計耗方法為升進升出的計耗方法,通過控制與實施,使廣東石油分公司居高不下的損耗降到全系統最低水準1‰(國家控制標準在3‰內)。各分公司應視管理的幅度制定《教材編寫暫行規定》,對教材的編寫、審批、試講、確認擬定程式,並確認好專案負責人及付酬方式和具體金額。
8.加大對培訓管理人員的培訓
許多企業普遍存在一個誤區,即本身從事培訓管理工作的人員反而很少有參加培訓的機會。培訓管理人員是培訓方案、培訓目標設定及績效考核、培訓計畫實施、培訓評定與需求調查、培訓教材開發等培訓管理的組織者與參與者。只有不斷提高培訓管理者的素質,才能真正提升本企業的培訓管理水準。
同時,鼓勵培訓管理人員走向講臺,與學員進行面對面的溝通與交流。大量的事實證明,有教學經驗的培訓管理者提出的見解與主張才更有價值。
9.有效整合現有的培訓資源
福建石油分公司利用廢棄的油庫,建造了多功能培訓中心、模擬加油站等教學設施,並對兼職教師和培訓管理人員進行強化培訓。他們的經驗是培訓硬體不足軟體來補,軟體不足管理來補。福建石油分公司因為整合現行培訓資源的能力很強,所以其培訓的管理水準也很高,因此在加油站規範化管理活動中一舉摘得全銷售系統的桂冠。
10.重視培訓檔案管理及分析
培訓檔案是培訓需求調研、培訓效果評定、培訓運營成本預算、培訓人員結構分佈、培訓統計分析的基礎,也是培訓發展的歷史見證。同時與人才的培育、選拔、使用也緊密相關。所以分別設置課件資料庫、試題庫、兼職教師庫、影片錄相庫、學員檔案庫、費用管理庫等一系列培訓管理庫,擔任培訓檔案資訊採集的人員一定要用心做好這項重要的工作,並把死數字分析活,提出更加具有建設性的培訓管理策略與方案。
企業的培訓管理工作具有很強的針對性、適用性、靈活性、實踐性、複雜性、前瞻性、創新性、挑戰性、持續性、效果的滯後性與學歷教育不同的特質性。PDCA迴圈是一個不斷學習、研究、永無休止的學習與改進的迴圈,與培訓管理工作的實際需要十分符合,正確地運用PDCA迴圈指導我們的培訓工作,將有利於企業培養高素質、高效率的員工團隊,有利於鼓勵培訓管理者積累培訓管理經驗;有利於企業領導者系統思考並投資培訓管理工作。同時PDCA迴圈也是交流溝通、改進績效的工具。中組部制定的《幹部教育培訓工作條例》和中石化集團公司推行的技術比武與技能鑒定競賽,又一次強調了培訓管理在企業內部的戰略地位。整合企業的內部資源,通過“批評與自我批評”,依靠管理團隊始終如一不折不扣的執行PDCA迴圈中培訓的各項細節,以培訓打造優秀的員工,以培訓創建驕人的業績！
案例四:PDCA迴圈在工程項目進度管理分析[7]
一、前 言
在工程項目實施階段,參與各方都著力於對專案進度、投資及品質進行有效控制。筆者從專案業主的角度出發,通過工程實例將PDCA迴圈管理理論程式引入工程項目進度管理中,以實現對專案實施進度進行科學性的控制。
PDCA迴圈又叫戴明環,是美國品質管制專家戴明博士首先提出的。PDCA是英語單詞Plan(計畫)、Do(執行)、Check(檢查)和Action(處理)的第一個字母,PDCA迴圈就是按照這樣的順序進行管理並且迴圈不止地進行下去的科學程式。
某水電開發專案營地建設工程由17棟建築物組成,總建築面積逾3萬m2,該工程除土建標外,還有弱電、綠化、汙水處理、消防及二次裝修等附屬專案。在總工期10個月內要完成所有項目的建設,使營地達到入住條件,這一要求使進度控制從專案開始之初便顯得尤為重要,專案各組成標段在時間上環環相扣,任何上一項目的延期都可能對整個工程進度造成影響。為了保證該專案能在預定的期限內高品質地順利完成,專案業主在進度控制中引入PDCA迴圈理論,以期對整個工程的進度實施動態管理。
二、Plan(計畫)
在專案開始之初編制一個詳實可行的工程進度計畫是必不可少的環節。
1.承包商提交進度計畫
通過招標程式確定承包商後,業主方將要求其在進場前提供更為具體的施工組織設計,其中包含了為按期完成專案而編制的工程進度計畫。承包商通過對現場施工條件、外部環境的進一步瞭解,需在投標檔的基礎上對該計畫做進一步的調整,使其更具有合理性和可操作性。
由於該專案後期場內施工單位較多,相互間的干擾較大,特別對於後期進場的承包商往往不能做出充分的估計,如弱電、二次裝修、綠化等承包商進場後面臨相互間工作面的移交時間,以及設計變更等問題。這就造成原有的進度計畫不能滿足要求,必須根據現場實際情況做出新的調整,以保證工程按時完工,工程進度控制也將以新的計畫為依據。
2.監理單位評審進度計畫
監理單位在收到承包商報送的工程進度計畫後組織專業工程師在合同規定期限內對其進行評查。
承包商在投標時所編制的進度計畫往往會為迎合業主對工期的需求而做一些刻意的調整,即使是中標後報送的進度計畫也可能會考慮其利益最大化而對部分專案的工期修改。此時監理單位需要根據合同檔中承包商所承諾的人力資源、施工設備情況及施工方案等對其提交的進度計畫進行仔細的分析,使業主的合理利益在合同條件下得到保證。監理單位在評審承包商提供的進度計畫時需要注意:(1)各分項工程的進度安排在邏輯上是否合理,是否和總進度計畫協調一致;(2)各分項工程工期設置是否合理,著重關注關鍵線路工期安排是否合理;(3)投標檔中所承諾的資源投入是否能滿足進度計畫的需求,機械設備在各分項工程的使用安排上是否有衝突;(4)相應於進度計畫編制的物資需求計畫是否合理;(5)評估工程項目可能面臨的風險以及該進度計畫的抗風險能力。
監理單位對該進度計畫評審後需提出具體意見,經總監審核並報業主單位批准後予以執行。評審不合格的工程進度計畫,監理工程師應提出修改完善的意見,要求承包商在指定的時間內重報。
3.業主單位確認進度計畫
該專案工程進度計畫通過監理的評審後業主項目管理崗人員需再次對其進行討論,並以其為基礎利用Project等工具編制了自己的進度控制計畫;為有效控制專案風險,還相應對其樂觀情況和悲觀情況做了考慮。業主以該計畫為依據,日後對專案進度進行動態的跟蹤控制,以便及時提出改進措施。
三、Do(實施)
當專案轉入實施階段後,承包商即開始按既定的計畫、工序進行施工。在此階段,由於受外部條件的變化、設計變更、施工單位資源投入情況、材料供應情況及天氣狀況等因素的影響,實際的施工進度、施工工序難免會發生一定的變化。而如何在實施中應對這些因素對工程進度的影響,加強對進度的控制,就需要專案業主、監理單位積極地發現問題,預防可能發生的變化,對已發生的影響進度的事件積極處理。此時專案業主應注意:。
(1)協助承包商排除外部事件的干擾,保證場內的正常施工秩序;
(2)監督承包商按既定的計畫、工序施工;
(3)對由業主統供的主料保證供應;
(4)對各種延長工期的申請嚴把審批關;
(5)對各種合理的工程進度款支付憑證及時處理,保證承包商的良性資金流動。
四、Check(檢查)
通過在實施中對工程進展情況進行動態的跟蹤和分析,項目管理人員可以方便地檢查進度計畫的實際執行情況,並可及時地發現問題,以便採取有效的措施。
1.工程項目資訊的收集
(1)要求承包商定期上報工程進度報表資料,監理單位在根據原定計劃對其進行審核後報業主單位;
(2)全面掌握工程現場動態,定期調整編制的進度計畫,以便對工程總體進展情況做到心中有數;
(3)掌握承包商資源投入情況,督促其按合同承諾的要求投入充足的人力、物力;
(4)掌握工程物資需求情況,要求承包商編制年、月、旬等計畫,運用計畫管理手段來確保各種主要物資的供應。
2.對進度執行情況跟蹤檢查
在該營地建設專案中,業主專案管理人員為有效控制進度,自行編制了一套進度計畫。該計畫在全面收集工程資訊的基礎上不斷進行調整,並對關鍵線路專案重點跟蹤。通過與承包商報送計畫的對比,及時指出進度可能滯後專案,分析其是否超過該項工作的自由時差或總時差,判斷其在整個網路計畫中對後續專案及總進度可能造成的影響。
五、Action(處理)
在工程項目施工期間如出現上述各種不確定因素可能導致工期變化時,專案管理人員應及時採取果斷的處理措施,減少或消除各種不利因素對工程進度的影響。
(1)提早發現問題,預防不確定事件的發生。
通過Check(檢查)階段,如發現某一因素可能影響工程進度時,應果斷採取措施,防止不利事件發生,或減小其影響。例如,在本專案的建設期間,鋼筋、水泥等工程物資都需通過鐵路從外地調運,而地方某農產品在5~6月間將大量外運造成鐵路運輸緊張,為防治由於工程物資供應不足造成進度的拖延,專案管理人員提早要求承包商調整物資需求計畫,提前加大儲備,以防因物資短而缺造成工程延誤。
(2)在施工過程中如出現對工程進度影響較大的設計變更,業主應協調設計單位及時發出設計修改通知,督促承包商儘快提出相應的施工方案。如工期不可調整則可採取趕工措施,在合同範圍內給予承包商合理的經濟補償,以免承包商因費用問題而消極怠工。
(3)設立工程進度獎。對工程各主要節點設置適當的進度獎金,提高承包商的積極性,促使其加大資源投入。
(4)形成例會制度。專案管理人員通過與監理單位、承包商的交談,在瞭解工程情況的同時可以掌握、協調各方的關係,避免由於各方溝通原因對工程造成影響。
(5)此外,項目管理人員還應建立物資計畫等台賬,同時對變更項目、可能導致索賠事件進行跟蹤記錄,以便在應對各種不確定事件時及時提出完整可靠的支援資料。
通過在某營地建設工程項目進度管理中引入PDCA迴圈管理理論,探討了其在專案進度管理中的應用和體會。工程項目進度管理是一項綜合性事務,PDCA迴圈管理理論的使用,使專案進度處於一種動態管理中,通過每一次迴圈不斷發現問題、處理問題,提高了管理手段的科學性和有效性,確保了工程項目的順利完成。
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參考書
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因此,應在全年的總控制費用中留有一定的餘地,以便使全年的費用總額不被突破。留下的機動指標,可由企業的會計部門或主要領導根據具體情況分配到各部門使用。2.分析產生問題的原因
結合企業的具體情況,分析企業管理費用各明細專案支出的數額,找出影響企業管理費用升降的原因。這些原因應盡可能詳細,以免遺漏。
管理費用產生的原因很多,也比較複雜,因此,要找出管理費用中所存在問題的真正原因是比較困難的。這就要求會計部門與有關部門的人員一起,對管理費用的開支逐項進行分析研究。在一般情況下,應將管理費用的實際支出數額與控制標準進行對比,編制成對比分析表。對於有利差異和不利差異都應分析原因,應查明是由於費用控制手段有效產生的,還是費用控制的不當產生的,或是費用標準制定中存在不合理因素等其他原因產生的。若是由於費用控制工作做得好而使費用降低,則應總結經驗,以利於下一期的費用控制,並可將其經驗推廣;若是由於費用控制不當,則應分析產生問題的原因;若是由於費用控制標準制定中存在不合理因素,則應對費用控制標準提出修改意見,以便在下一步修改控制標準時作為參考。
分析原因階段是各階段中的重要環節,如果原因查找不清楚或不準確,就不能很好地提出解決問題的辦法,並會導致下一階段工作難度。因此,應加大查找原因的力度,將管理費用差異的各種原因找清楚。
3.找出影響企業管理費用上升的關鍵
影響企業管理費用上升的原因很多,但這些因素不是平行的,其中必然有主次之分。其中那些超過了計畫指標且金額較大的項目,應當認為是影響企業管理費用上升的主要因素。
根據重要性原則和成本效益原則,在分析管理費用超支原因的基礎上,應對超支較大的項目作為分析重點,用較少的時間和力量,對重點問題進行處理,並取得較好的效益。
4.制定措施和計畫
在找出主要原因之後,並且在結合影響本年度企業管理費用上升的各種因素基礎上,制定出具體的控制措施和切實可行的計畫控制指標。
通過上述各項程式對生產經營過程當中實際執行的結果,在進行分析的基礎上,找出工作中存在的問題和產生問題的原因。經過對這些問題和原因進行分析後,成本管理部門應會同有關部門和人員,共同制定消除不利差異的控制措施,並對一些短期不能解決的問題制定出消除差異的計畫時間表。
二、第二階段:執行(Do)
執行階段主要是執行措施和計畫。該階段是將第一階段所制定的各項措施和目標付諸實施,並對具體執行過程中出現的各種預想不到的問題採取防範措施的過程。本階段是整個PDCA迴圈的關鍵,它對整個企業費用管理起著十分重要的作用。因此,各部門應積極努力,千方百計地達到控制目標,並力爭有所下降。在執行過程中,為了使計畫指標能順利完成,需要將控制指標分解落實到各個具體執行部門和每個人,使每個部門和每個人都有各自的控制指標,從而保證計畫指標的實現。
三、第三階段:檢查(Check)
檢查階段主要是檢查執行結果。該階段主要是檢查事先所制定的各項措施和計畫控制指標的執行情況,找出存在的問題,檢查控制效果。對於計畫控制指標執行情況的檢查,可將實際指標與計畫指標對比檢查,如果企業管理費用在某月份突然增加,並且突破控制上限,那麼就需要找出費用失控的原因,並提出具體的解決辦法,以保證控制目標的實現。至於某月份費用突破控制下線的情況,也應查明原因。對於在企業管理費用控制中存在的問題,可採用因果分析法。通過分析原因所描述的因果圖,可以明白地看出企業管理費上升的原因。這樣,就能採取具體有效的措施加以解決,從而達到控制管理費用的目的。採取這種方式,一般是通過召開座談會或書面徵集意見稿的形式,由與會人員將影響企業管理費用上升的各種因素都找出來,剔除非主要因素,然後把各項主要因素繪製在控制圖上。
四、第四階段:處置(Action)
1.總結經驗,鞏固成績,納入標準
由於企業在生產經營過程中所發生的管理費用是多種多樣的,而在制定定額時又不可能對未來進行完全的預測。因此,對於某一部門超過或低於定額費用時,應對其進行具體的分析,找出差異的原因,以便於今後對定額進行修改。並根據上述各階段的工作,總結出一些好的經驗,將其充實到各有關規章制度、計畫和標準中去,使之標準化和制度化,以便在下一環中出現類似情況時可按此辦理;對於存在問題,應查明原因,並採取相應的控制措施。
對於執行結果低於定額費用的,低於部分可轉入下年度使用,並可按節約額的一定比例獎勵該部門及人員。
對於執行結果超過定額費用的,應分析定額的原因。對由於工作量增加引起費用的超支,則應根據工作量增長的比例,相應增加該部門的費用額,或對增加的因素進行單獨考核;如果費用定額的超支是由於各部門未注意節約造成的,則應沖減該部門以後的費用定額,並相應減少其以後的費用定額,並對該部門負責人處以扣除獎金等形式的處罰。
獎懲措施也應制定出相應的制度,各部門發生超過定額或低於定額的情況時,可按規定的獎懲制度進行獎懲。
2.遺留問題轉入下期
對於遺留問題,可轉入下一個迴圈予以解決,並作為下一個迴圈解決的主要問題,防止類似情況的再次發生。
這樣,隨著一個PDCA迴圈結束後,再將其轉入下一個迴圈。經過不斷迴圈,使控制費用管理的工作能不斷進行,不斷總結經驗,彌補不足。每次完成一次迴圈,解決一些問題,使費用管理工作進入一個新的水準。計畫、執行、檢查、處置不斷地迴圈,一旦計畫實現,該實現的目標既成為下一步繼續改進的目標。PDCA迴圈法的意義就是要永不滿足現狀,因為人們通常喜次停留在現狀,而不喜歡主動去改變它。所以,我們應當不斷地設定新的挑戰目標,推動PDCA的迴圈。
為了使PDCA迴圈法在費用管理工作中的效果與日俱增,就要在整個企業管理這個大循環的基礎上,形成各部門、各環節、各專案費用管理的小迴圈,依次又有更小的迴圈,直至落實到各科室和個人。這樣,形成了大循環套小迴圈,小迴圈保大循環的循環體系,對企業費用管理的控制、預測、考核起到了周而復始的推動作用。
案例二:PDCA迴圈在圖書館管理中的應用[5]
一、PDCA迴圈在圖書館管理中的重要性
全面品質管制活動的運轉，離不開管理迴圈的轉動，對圖書館管理也一樣，不論是提高服務品質，還是發揮圖書館的功能，都要運用PDCA迴圈的科學程式。
1.有利於構建圖書館完善的管理體系與創新體系
PDCA迴圈來源於圖書館的實踐工作，在提出計畫，制定計劃之後，就要按照計畫進行檢查，看是否實現了預期效果，有沒有達到預期的目標，通過檢查找出問題和原因，最後就要進行處理，通過從實踐中來到實踐中去，大環套小環，一環扣一環的反復印證，客觀、全面而有效地實現了組織的目標並使之動態地發展，在迴圈過程中不斷對各部門產生的問題進行總結和回饋，肯定成功的經驗並加以推廣，將成功的經驗和措施制訂成標準、形成制度。同時找出失敗的原因並加以總結，重新修正工作方式和思路，把成功和失敗的教訓都納入圖書館相關的標準、制度和規定之中，使圖書館管理的思想方法和工作步驟更加條理化、系統化、圖像化和科學化，從而構建完善的圖書館管理體系與創新體系。
2.能加強溝通，形成良好的工作氛圍
PDCA迴圈在制定目標指標的過程中必須進行全面的調研，廣泛徵求館員的意見和要求，制定出可行的計畫，同時在實施計畫中能及時發現問題，對於不達標項目及時整改，提出整改建議和意見，並在下一次檢查整改效果，避免了類似問題的重複發生。在檢查中無論是檢查者還是被檢查者都是一個互相學習、交流和溝通的過程。科學的管理調動了館員工作的積極性，使館員在工作中無懈怠現象發生，形成了良好的工作氛圍，最充分地調動了人的主觀能動性，最大限度地滿足了個人和社會對圖書館的利用與需求。
二、PDCA迴圈在圖書館管理中的具體運用
1.計畫階段(P)
也稱準備階段，就是制定圖書館目標指標工作計畫。在制定圖書館目標指標過程中必須結合圖書館的實際情況，全面進行調研，回顧上一迴圈取得的成績，總結經驗教訓，根據上一迴圈或上一週期的品質監控結果，編制出各部門的工作計畫，計畫不僅包含目標，而且包含實現目標採取的措施，制定出詳細的目標指標品質標準和支撐材料，並針對各部門過程發生的不同時間制定詳細完成計畫時間表，同時落實責任，將監控的實施任務分配給相應的管理人員。
2.執行階段(D)
是PDCA迴圈的關鍵環節。圖書館員按制定的計畫和措施具體組織實施，根據細化後的策劃，把任務層層分解到人，使館員各施其責，內部充分溝通、協作，嚴格按照既定進度實施。在實施過程中對各個環節必須有詳細的記錄材料，做到有據可查。同時在整個過程中，目標責任人應給予適當的提示與指導，確保目標指標的順利進行。
3.檢查階段(C)
是實施PDCA迴圈的重要步驟。首先圖書館員可以根據計畫的內容進行定期和不定期的自檢、互檢，從自己的服務內容和服務手段、讀者到館情況、業務工作質與量、讀者的意見和建議、問題整改及佈置工作完成情況等方面進行定期與不定期的檢查，在檢查中及時糾正和採取補救預防措施，不斷完成自己負責的計畫內容。圖書館目標指標責任人對照計畫內容，定期或不定期檢查各科室實際執行情況和執行效果，同時在檢查中加強和館員的交流和溝通，從館員、讀者的回饋和內部審核中瞭解讀者或用戶的意見，完善圖書館的服務，發揮圖書館的功能，達到不斷改進品質管制體系的目的。
4.總結處理階段(A)
是PDCA迴圈的昇華過程。圖書館通過檢查在計畫時間內的實踐情況和目標指標的完成情況，認真總結有效的經驗、措施、準則，並將他們納入到圖書館相應的標準、制度與規定之中，作為今後工作的依據；並詳細分析在檢查中出現的問題，加強與各部門責任人和館員的交流溝通，共同尋找管理中存在的問題，結合圖書館總體發展目標，明確雙方下一階段需要共同改進的方面，制定出新的解決方案，並將其轉入到下一個迴圈中去解決，如此迴圈運行，完成一個PDCA迴圈週期。
三、圖書館管理中運用PDCA迴圈模式應注意的問題
圖書館管理中運用PDCA迴圈模式應注意的問題有以下幾點：
⑴對圖書館的工作目標、指標的制定要嚴謹、針對性強、有可操作性。落實每個迴圈的責任人，做到分工明確。
⑵提高館員的實踐能力。PDCA迴圈只是一種管理方法，而管理的關鍵在於人，要做好宣傳，加強對圖書館員的培訓，提高館員應用迴圈解決問題的意識和能力。
⑶形成書面材料。在運用迴圈的過程中，須時刻注意材料的收集、整理，記錄要全面，結果要真實，使下一個迴圈有據可查。
⑷PDCA迴圈不是在原地周而復始運轉，必須持之以恆地認真執行下去，才能發揮圖書館最大功能作用。
[編輯]
案例三:PDCA迴圈在企業培訓管理中的分析[6]
一、PDCA迴圈對提升企業培訓管理工作的現實意義
1.變經驗的培訓管理為科學的培訓管理
PDCA迴圈強調總結培訓各階段的經驗教訓,逐步形成企業培訓管理工作的長效機制。
2.變複雜的培訓管理為簡單的標準規範
PDCA迴圈的每一階段都有章可循,把複雜的事情變得簡單,再把簡單的做成標準去執行。
3.規避培訓管理風險
PDCA迴圈嚴格有序的管理策略,可以規避重複培訓、無效培訓、培訓人員流失、培訓需求調查走過場等培訓風險。
4.造就和培育培訓管理人才
PDCA迴圈,是尊重管理的客觀普遍規律總結提煉出來的經驗結晶,給管理者以智慧的啟迪,使培訓管理者從理念上、方法上、手段上更加開放嫺熟,並且以更加積極、奉獻、理性、科學的管理態度改進培訓管理流程,追求卓越品質。
二、PDCA迴圈在企業培訓管理中的具體應用
1.第一階段(Plan):策劃
(1)分析培訓管理工作的現狀,找出存在的問題
調研總體方案由人力資源部門擬定,其他部門協調配合。要求調查目標明確、調研組成員結構合理、調查物件有針對性、調查的方式恰當。調研前事先確定調查的課題、成員組成。調查組成員針對調查對象的不同分別採用問卷調查、面對面調查、自由式調查的方式開展調研。如開展零售專業線的培訓需求調查,調查的對象至少應該包括行銷負責人、二級公司經營管理人員、加油站管理人員和操作人員,如果涉及設備設施管理及數品質管制的,應徵詢安全數品質管制處的意見。如果涉及加油站賬表體系管理的,應徵詢財務管理部門人員的意見。
(2)通過培訓調查後,找出產生問題存在的影響因素
假設開展的是兼職教師缺乏因素分析,通過整理、歸納、找出如下影響因素:
· 企業現行人員素質不高,選拔不出更優秀的教師。
· 沒有教師選拔任用的合理通道。
· 兼職教師的課酬太低,缺乏吸引力。
· 上級公司沒有對兼職教師進行專業化培訓。
· 沒有對兼職教師的授課品質做出客觀有效的評價。
· 對兼職教師授課中發現的問題沒有進行及時回饋與修正。
· 兼職教師所授之課與其專業特長不吻合。
· 對兼職教師的激勵培養不夠。
通過剝筍子的方式,層層探究下去,從一個大因素中再延伸出一些小因素,問題就會分析得更加透徹清晰。
(3)找出各種原因中的關鍵因素
將所有因素進行全部歸類,用曲線圖、圓形圖、長條圖、魚刺圖表示出來,也可以通過表格的形式,進行相對數與絕對數的比較,分列出關鍵因素,從中可以發現不同的二級單位其主要原因是不一樣,而且同一個主要因素在不同的單位其影響程度也是不一樣的。
(4)針對主要影響因素,制訂培訓整改措施
根據主要影響因素制定培訓整改措施一定要考慮如下方面:
· 企業總體發展戰略。
· 企業近期發展目標。
· 企業現行人力資源結構及數量。
· 企業經營發展重心。
· 企業急需、緊缺、儲備人才數量。
· 上級公司培訓指導意見。
· 對現行培訓資源的整合能力。
· 企業內部是否形成了核心的價值觀與共同願望。
2.第二階段(Do):實施
執行所制訂的培訓計畫和措施。Do階段是PDCA迴圈的關鍵、核心階段,實施培訓的項目負責人要選好、工作程式一定要清晰。
現以我公司的實施培訓流程為說明:
(1)開班準備流程協商事宜→印發檔→選送學員→審核確定→下達培訓班準備通知單→開班前預備會。
(2)教學實施流程開學典禮→拓展訓練→查找“意見領袖”→填寫培訓日誌→發現優秀人員→教學評價→考試考務→閱卷評分→排名排序
(3)辦班結束流程結業典禮→總結點評→回饋資訊→填寫學員登記表(卡)→填寫培訓管理台賬→獎優罰劣→收集整理→分類歸檔上述各個環節是相互銜接、相互影響的,是PD-CA迴圈的具體體現。舉辦培訓班的組織程式與商務會議相似,但比商務會議更應注重細節和效果,如果將商務會議的禮儀性、藝術性、創新性與之融為一體,培訓班一定會辦得更活、更新、更有吸引力和影響力。
3.第三階段(Check):檢查
檢查培訓計畫及措施的執行情況。檢查絕不是一個獨立的階段,它涵蓋在各個環節,這也正是PD-CA所宣導的管理思想,也就是說一切的計畫、方案、措施、創新是否科學可行,都要用檢查的資料資訊來解釋。
目前,Kirkpatrick的四層次模型在培訓評估中占了主導地位。該模型將評估劃分為反應、學習、行為和結果4級評估。在這4級評估中,檢測的難度是遞增的,因為企業績效的改變、人員素質的提升與企業所處的宏觀與微觀環境都息息相關。但有一點是明白無誤的,績效的改變與培訓又是相輔相成的。
如在加油站經理培訓跟蹤調查中,不僅要考慮加油量、站容站貌、設備設施、財務體系、數品質安全、客戶檔案、應急預案等全套業務流程及管理體系,更要從長遠來關注,通過培訓或提高性培訓後,對比分析參培學員對培訓理念、教材及辦學方式的認可度,關注他們在管理能力、操作能力、溝通協調能力、學習能力上是否有改善,在加油站內部是否建立了高效協作的團隊等一系列測評體系。
4.第四階段(Action):處理
(1)總結經驗、鞏固成績,把效果好的總結提煉上升為“標準” 按照PDCA管理的精髓,可以發現培訓管理與經營管理是一脈相承的。提煉總結雖然是個艱苦的過程,但也是積累與提高的過程。如省(區)公司加油站“五統一”的運行都是總結提煉而產生的寶貴經驗。
(2)處置遺留問題,將其轉入下一個PDCA迴圈 對本次迴圈中存在的問題,要重新分析原因,制定新的解決方案,以便進入下一個迴圈去解決,從而形成一個完整的PDCA迴圈管理系統。如:在培訓實施過程中,雖有不足但不可能馬上解決的問題就進入到下一個培訓實施管理中,採用新的措施來糾偏,如此反復,問題將會越來越少,培訓管理工作將日趨完善。
三、運用PDCA迴圈原理在企業培訓管理中應主要遵循的要求
1.樹立、培育、形成企業培訓管理工作的系統觀念、市場觀念、競爭觀念、服務觀念、風險觀念、創新觀念在整個培訓運營管理中,要從全域、長遠來定位培訓的戰略意義,把整個培訓工作視為系統工程來管理,不僅要考慮培訓企業內部員工,還應考慮對合作夥伴的培訓,用競爭的觀念更好地在協作、支持、學習的過程中不斷尋找和發現新的培訓工作空間,把培訓當成一種服務品牌來好好經營管理,要樹立培訓是一種投資而不是消費的觀念,在規範、標準、嚴謹的基礎上創新。
2.結合本企業的實際,在企業培訓管理中推行全員參與、全程序控制、全方位持續改進的“三全”管理方法按照戴明的管理標準,每一個部門、每一個員工都不能只顧獨善其身,培訓應成為人人參與、人人熱愛、人人投入的事業,是全體員工的共同使命與責任。PDCA迴圈正是涵蓋了前饋控制、同期控制、回饋控制3個環節,以滾雪球的方式不斷迴圈,疊加培訓績效。推行從企業內部到外部、從上級到下級、從課堂教學到實踐調研、從教學內容到教學方式、從培訓手段到培訓目標等培訓管理的全方位持續改進。
四、運用PDCA迴圈原理對企業培訓管理採取的相應措施
1.建立完善培訓管理組織機構
根據企業的現狀建立由各分公司黨政一把手主管、人力資源部門負責、培訓管理人員具體實施的培訓管理組織機構。各單位要專門設置培訓管理崗,不能因職數限制而兼設,防止培訓工作成為說起來重要、做起來次要、忙起來不要的工作。
2.合理設定培訓目標與績效考核指標
根據PDCA迴圈的原理,每考核一次就改進一次、提高一次。年初,由人力資源部會同各條專業線在綜合企業內外部因素的基礎上,合理設定培訓管理目標,將培訓目標與工作職責融合後逐級分解到每一個單位、部門和負責人,再通過月、季、年的績效考核逐項評定,不斷提升培訓的組織策劃水準。
3.統一規範培訓運營管理流程
從計畫、組織、實施、評定、改進的每一個培訓環節,先制定培訓的總流程、再細化每個環節的小流程。如按照培訓的類型,分別制定送培、委培、自培的程式,以界 定培訓審批、研定、送達、歸檔的許可權與職責,實現各分公司到各區域公司培訓運營流程的統一與規範化管理。
4.培養培育本企業兼職教師隊伍
中石化銷售行業24條專業線,如果僅依賴於外部的師資力量,不僅培訓成本高,且培訓的效果與初衷差別很大,因此各個石油公司一定要結合現狀,制定《兼職教師選拔、任用、培養、聘任實施細則》,在細則中明確兼職教師聘任的條件、課酬、培養方式與管道、評價體系等。培養培育本企業的兼職教師是建立企業長效機制的重要課題之一。
5.改變完善培訓模式與培訓手段
目前主要採用PPT教學模式,這種方式教師自由發揮的空間更大了,也比以前照本宣科的教學更生動,但相同的課件不同的老師講解的差別卻很大,因此在改變培訓模式的同時應編排好教學大綱。現在推行的教學互動方式對成人較適合,但從中也發現許多問題:一是一些教師盲目插入遊戲影響主講知識的灌輸,二是互動成了教師或學生唱獨角戲。
因此在改變教學模式的同時教學手段應同時跟進。
6.加強培訓知識的回爐與回歸
今年中石化系統內全面開展技術比武和技能鑒定活動,這是對各分公司培訓組織水準及培訓效果的大檢驗。在整個培訓過程中,我公司始終抓住兩個重點不放:一是培養學員將理論知識轉化為實踐知識,再將實踐知識提煉上升為理論知識的回爐技能;二是注重學員將公共管理知識服務於專業知識的回歸技能。通過分公司的初賽、複賽、決賽後,在總決賽中,我公司零售專業線名列中石化全銷售系統前4名,財務專業線取得個人雙金牌的佳績。
7.開發修訂適用性教材
開發修訂本企業適用性教材主要有兩條途徑:一是直接拿集團公司內部現已開發成熟的教材,結合本企業的現狀進行修訂後啟用。如:《零售ME》、《有效的溝通》、《顧客需求心理分析》等教材可根據本企業的需要適度修善。二是組織相關人員開發本企業自用的教材。如《企業文化建設》、《員工個人修煉》、《人力資源管理》、《內控管理手冊》、《物流管理》等教材,可由專家、兼職教師、培訓主管等聯合開發。自編的教材突出了實際操作,適用性、針對性、可操作性較強。這方面廣東石油分公司做得非常好,僅2005年就自行開發了教材100多種,特別在數品質管制方面,積累了數品質專家的實踐經驗,依據公司油庫、管線、加油站的分佈格局,改過去噸進升出的計耗方法為升進升出的計耗方法,通過控制與實施,使廣東石油分公司居高不下的損耗降到全系統最低水準1‰(國家控制標準在3‰內)。各分公司應視管理的幅度制定《教材編寫暫行規定》,對教材的編寫、審批、試講、確認擬定程式,並確認好專案負責人及付酬方式和具體金額。
8.加大對培訓管理人員的培訓
許多企業普遍存在一個誤區,即本身從事培訓管理工作的人員反而很少有參加培訓的機會。培訓管理人員是培訓方案、培訓目標設定及績效考核、培訓計畫實施、培訓評定與需求調查、培訓教材開發等培訓管理的組織者與參與者。只有不斷提高培訓管理者的素質,才能真正提升本企業的培訓管理水準。
同時,鼓勵培訓管理人員走向講臺,與學員進行面對面的溝通與交流。大量的事實證明,有教學經驗的培訓管理者提出的見解與主張才更有價值。
9.有效整合現有的培訓資源
福建石油分公司利用廢棄的油庫,建造了多功能培訓中心、模擬加油站等教學設施,並對兼職教師和培訓管理人員進行強化培訓。他們的經驗是培訓硬體不足軟體來補,軟體不足管理來補。福建石油分公司因為整合現行培訓資源的能力很強,所以其培訓的管理水準也很高,因此在加油站規範化管理活動中一舉摘得全銷售系統的桂冠。
10.重視培訓檔案管理及分析
培訓檔案是培訓需求調研、培訓效果評定、培訓運營成本預算、培訓人員結構分佈、培訓統計分析的基礎,也是培訓發展的歷史見證。同時與人才的培育、選拔、使用也緊密相關。所以分別設置課件資料庫、試題庫、兼職教師庫、影片錄相庫、學員檔案庫、費用管理庫等一系列培訓管理庫,擔任培訓檔案資訊採集的人員一定要用心做好這項重要的工作,並把死數字分析活,提出更加具有建設性的培訓管理策略與方案。
企業的培訓管理工作具有很強的針對性、適用性、靈活性、實踐性、複雜性、前瞻性、創新性、挑戰性、持續性、效果的滯後性與學歷教育不同的特質性。PDCA迴圈是一個不斷學習、研究、永無休止的學習與改進的迴圈,與培訓管理工作的實際需要十分符合,正確地運用PDCA迴圈指導我們的培訓工作,將有利於企業培養高素質、高效率的員工團隊,有利於鼓勵培訓管理者積累培訓管理經驗;有利於企業領導者系統思考並投資培訓管理工作。同時PDCA迴圈也是交流溝通、改進績效的工具。中組部制定的《幹部教育培訓工作條例》和中石化集團公司推行的技術比武與技能鑒定競賽,又一次強調了培訓管理在企業內部的戰略地位。整合企業的內部資源,通過“批評與自我批評”,依靠管理團隊始終如一不折不扣的執行PDCA迴圈中培訓的各項細節,以培訓打造優秀的員工,以培訓創建驕人的業績！
案例四:PDCA迴圈在工程項目進度管理分析[7]
一、前 言
在工程項目實施階段,參與各方都著力於對專案進度、投資及品質進行有效控制。筆者從專案業主的角度出發,通過工程實例將PDCA迴圈管理理論程式引入工程項目進度管理中,以實現對專案實施進度進行科學性的控制。
PDCA迴圈又叫戴明環,是美國品質管制專家戴明博士首先提出的。PDCA是英語單詞Plan(計畫)、Do(執行)、Check(檢查)和Action(處理)的第一個字母,PDCA迴圈就是按照這樣的順序進行管理並且迴圈不止地進行下去的科學程式。
某水電開發專案營地建設工程由17棟建築物組成,總建築面積逾3萬m2,該工程除土建標外,還有弱電、綠化、汙水處理、消防及二次裝修等附屬專案。在總工期10個月內要完成所有項目的建設,使營地達到入住條件,這一要求使進度控制從專案開始之初便顯得尤為重要,專案各組成標段在時間上環環相扣,任何上一項目的延期都可能對整個工程進度造成影響。為了保證該專案能在預定的期限內高品質地順利完成,專案業主在進度控制中引入PDCA迴圈理論,以期對整個工程的進度實施動態管理。
二、Plan(計畫)
在專案開始之初編制一個詳實可行的工程進度計畫是必不可少的環節。
1.承包商提交進度計畫
通過招標程式確定承包商後,業主方將要求其在進場前提供更為具體的施工組織設計,其中包含了為按期完成專案而編制的工程進度計畫。承包商通過對現場施工條件、外部環境的進一步瞭解,需在投標檔的基礎上對該計畫做進一步的調整,使其更具有合理性和可操作性。
由於該專案後期場內施工單位較多,相互間的干擾較大,特別對於後期進場的承包商往往不能做出充分的估計,如弱電、二次裝修、綠化等承包商進場後面臨相互間工作面的移交時間,以及設計變更等問題。這就造成原有的進度計畫不能滿足要求,必須根據現場實際情況做出新的調整,以保證工程按時完工,工程進度控制也將以新的計畫為依據。
2.監理單位評審進度計畫
監理單位在收到承包商報送的工程進度計畫後組織專業工程師在合同規定期限內對其進行評查。
承包商在投標時所編制的進度計畫往往會為迎合業主對工期的需求而做一些刻意的調整,即使是中標後報送的進度計畫也可能會考慮其利益最大化而對部分專案的工期修改。此時監理單位需要根據合同檔中承包商所承諾的人力資源、施工設備情況及施工方案等對其提交的進度計畫進行仔細的分析,使業主的合理利益在合同條件下得到保證。監理單位在評審承包商提供的進度計畫時需要注意:(1)各分項工程的進度安排在邏輯上是否合理,是否和總進度計畫協調一致;(2)各分項工程工期設置是否合理,著重關注關鍵線路工期安排是否合理;(3)投標檔中所承諾的資源投入是否能滿足進度計畫的需求,機械設備在各分項工程的使用安排上是否有衝突;(4)相應於進度計畫編制的物資需求計畫是否合理;(5)評估工程項目可能面臨的風險以及該進度計畫的抗風險能力。
監理單位對該進度計畫評審後需提出具體意見,經總監審核並報業主單位批准後予以執行。評審不合格的工程進度計畫,監理工程師應提出修改完善的意見,要求承包商在指定的時間內重報。
3.業主單位確認進度計畫
該專案工程進度計畫通過監理的評審後業主項目管理崗人員需再次對其進行討論,並以其為基礎利用Project等工具編制了自己的進度控制計畫;為有效控制專案風險,還相應對其樂觀情況和悲觀情況做了考慮。業主以該計畫為依據,日後對專案進度進行動態的跟蹤控制,以便及時提出改進措施。
三、Do(實施)
當專案轉入實施階段後,承包商即開始按既定的計畫、工序進行施工。在此階段,由於受外部條件的變化、設計變更、施工單位資源投入情況、材料供應情況及天氣狀況等因素的影響,實際的施工進度、施工工序難免會發生一定的變化。而如何在實施中應對這些因素對工程進度的影響,加強對進度的控制,就需要專案業主、監理單位積極地發現問題,預防可能發生的變化,對已發生的影響進度的事件積極處理。此時專案業主應注意:。
(1)協助承包商排除外部事件的干擾,保證場內的正常施工秩序;
(2)監督承包商按既定的計畫、工序施工;
(3)對由業主統供的主料保證供應;
(4)對各種延長工期的申請嚴把審批關;
(5)對各種合理的工程進度款支付憑證及時處理,保證承包商的良性資金流動。
四、Check(檢查)
通過在實施中對工程進展情況進行動態的跟蹤和分析,項目管理人員可以方便地檢查進度計畫的實際執行情況,並可及時地發現問題,以便採取有效的措施。
1.工程項目資訊的收集
(1)要求承包商定期上報工程進度報表資料,監理單位在根據原定計劃對其進行審核後報業主單位;
(2)全面掌握工程現場動態,定期調整編制的進度計畫,以便對工程總體進展情況做到心中有數;
(3)掌握承包商資源投入情況,督促其按合同承諾的要求投入充足的人力、物力;
(4)掌握工程物資需求情況,要求承包商編制年、月、旬等計畫,運用計畫管理手段來確保各種主要物資的供應。
2.對進度執行情況跟蹤檢查
在該營地建設專案中,業主專案管理人員為有效控制進度,自行編制了一套進度計畫。該計畫在全面收集工程資訊的基礎上不斷進行調整,並對關鍵線路專案重點跟蹤。通過與承包商報送計畫的對比,及時指出進度可能滯後專案,分析其是否超過該項工作的自由時差或總時差,判斷其在整個網路計畫中對後續專案及總進度可能造成的影響。
五、Action(處理)
在工程項目施工期間如出現上述各種不確定因素可能導致工期變化時,專案管理人員應及時採取果斷的處理措施,減少或消除各種不利因素對工程進度的影響。
(1)提早發現問題,預防不確定事件的發生。
通過Check(檢查)階段,如發現某一因素可能影響工程進度時,應果斷採取措施,防止不利事件發生,或減小其影響。例如,在本專案的建設期間,鋼筋、水泥等工程物資都需通過鐵路從外地調運,而地方某農產品在5~6月間將大量外運造成鐵路運輸緊張,為防治由於工程物資供應不足造成進度的拖延,專案管理人員提早要求承包商調整物資需求計畫,提前加大儲備,以防因物資短而缺造成工程延誤。
(2)在施工過程中如出現對工程進度影響較大的設計變更,業主應協調設計單位及時發出設計修改通知,督促承包商儘快提出相應的施工方案。如工期不可調整則可採取趕工措施,在合同範圍內給予承包商合理的經濟補償,以免承包商因費用問題而消極怠工。
(3)設立工程進度獎。對工程各主要節點設置適當的進度獎金,提高承包商的積極性,促使其加大資源投入。
(4)形成例會制度。專案管理人員通過與監理單位、承包商的交談,在瞭解工程情況的同時可以掌握、協調各方的關係,避免由於各方溝通原因對工程造成影響。
(5)此外,項目管理人員還應建立物資計畫等台賬,同時對變更項目、可能導致索賠事件進行跟蹤記錄,以便在應對各種不確定事件時及時提出完整可靠的支援資料。
通過在某營地建設工程項目進度管理中引入PDCA迴圈管理理論,探討了其在專案進度管理中的應用和體會。工程項目進度管理是一項綜合性事務,PDCA迴圈管理理論的使用,使專案進度處於一種動態管理中,通過每一次迴圈不斷發現問題、處理問題,提高了管理手段的科學性和有效性,確保了工程項目的順利完成。
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參考書
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2. ↑ 2.02.1 Mary Watson - The Deming Management Method[中譯本《戴明的管理方法》，臺灣天下文化出版社，1997]
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5. ↑ 周莉.PDCA迴圈在圖書館管理中的應用[J].科技資訊,2009,(22)
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