今天我們會講一個關於美女紅酒顧問Janet的效率提升之路， 但在這之前， 我們還是忍不住要吐槽一下那些痛苦低效的工作流。
你一定發現了， 也許你還沒聲張， 工作流(worflow)無處不在， 而且有時讓人很痛苦。
無論是 一封一封處理客戶郵件， 一頁一頁做筆記學外語， 一次一次創造"偉大"作品， 一回一回開始你的表演…… “工作流”無處不在。
並不是流水線上需要生產流程， 知識工作者一樣逃不開工作流。
工作流不是壞事， 成熟的工作流一般是業務知識的積累， 也是現有條件下的最佳實踐（最省力偷懶的套路）。
但為什麼照著工作流來會讓人痛苦呢！！
是我的工作動機有問題嗎？成功學就會說這是你的心靈能量不夠了， 快來喝點心靈雞湯吧。
實則不然， 就算我覺得服務好客戶讓我很滿足（……）， 學好外語讓我很充實， 創作“偉大”作品讓我很喜悅， 為什麼我還是克制不住有種被“事情牽著走”的感覺？為什麼總感到我不是我自己，
這個問題不簡單， 但是我們可以梳理一下， 為什麼某些工作流不能帶來效率和心情的雙雙最大化。
首先， 痛苦低效的顯然原因是：不是所有的工作流都是最佳實踐， 或者當前條件下不允許你使用更好的實踐方法（例如組織缺少預算， 沒錢才是硬道理）。 但， 這只是表面原因！
止步於這些表面原因， 就會產生很多無用解。
最典型的有這麼幾種解法：
✦ 上一個大型IT系統， 又是全平臺的， 又是SAAS的， 又是雲計算， 又是業界領先的， 實施週期一般很長， 因為要一步到位， 實施中反反復複溝通。 最後系統好不容易上了， 但是被實際用的人罵作“破系統”， 連原來的XXX也不能做。
✦ 找一群所謂顧問， 麥某某（不是金拱門）的那種， 調查訪談幾個月， 最後給了一堆建議的PPT， 讓你固化成流程， 大家再來學習實踐， 最後實際用的人還是按照怎麼方便怎麼來， 有種諮詢費都扔進水塘喂魚的感覺。
✦ 索性放棄治療， 車到山前自有路， 現有紙質文檔理論上可以滿足所有業務， 反正效率低和我無關， 所有人都低， 業績差也無所謂， 所有人都差， 一般來說這樣的團隊很快就沒有然後了， 要麼被裁撤， 要麼公司就倒閉了。
結局都是一樣的
所以， 我們發現問題更深層的原因在於：
工作流本身無法低成本/低痛苦的反覆運算成長。
試想， 哪怕是一個很傻的工作流， 如果能循序漸進的成長成熟， 有效率的積累業務知識， 每天比昨天強一點點， 幾個月下來， 也能成為效率很高的工作流系統。 但奇怪的是， 從統計意義上來說， 很少發生這樣的事情， 雖然有些年輕的新興團隊很棒， 正是這麼做了。
換言之， 多數組織（包括不少個人）都一樣， 工作流無法成長或成長太慢，
如果這樣， 你還想脫穎而出？
別做夢了！ 沒有成長， 沒有未來！
解藥篇下面我們舉一個案例， 採用了 “無痛的工作流” 搞定這些事， 主要是運用了一些知識管理和協作技巧。
具體的做法看具體行業， 也許需要和我們細談， 但是這個思路， 你肯定可以借鑒， 而且我們也準備了上手工具。 你可以羽量級或羽量級的用起來， 畢竟我們講的是低成本反覆運算。
Janet是一個葡萄酒顧問， 一個Wine Seller創業者， 也是一個美女。 她不僅出售葡萄酒給客戶， 也為客戶在不同場合推薦不同風味的高檔葡萄酒。 按照她們業內說法，這是個純技術活，要讓客戶滿意不僅要懂得葡萄酒專業知識，還要瞭解不同客戶的喜好及習慣。而且客戶也不都是小白，不少客戶來自高檔餐廳，作為業務採購，客戶本身就是懂行的專家。
Janet的業務也有固定的流程，從客戶有下單意向到酒品成交，到業務回訪，再到主動推薦，有一系列過程。但是隨著業務增長，很快這套工作流成為了負擔，事情太多，根本忙不過來。Janet和很多業內專業人士一樣，不肯降低服務標準換取效率，所以自然她很累很苦，即使好酒也不能品出幸福感。
Janet也明白自己的處境，需要更高效的工作流，但幾個關鍵的流程總是無謂的耗費她的精力。
我們幫她看了一下，主要兩點：
（1）事情的狀態很難分清楚，事情一般充斥在各種郵件，PDF，Excel檔中，沒法串通起來也很難協同。訂單一多，哪些客戶該去推薦，哪些只是要樣品，哪些是要準備交付，哪些要收款，簡直是一團亂麻……
（2）知識很難積累和分享，因此團隊小夥伴很難互相幫得了忙。
例如： A客戶的喜好，只有跟進A客戶的人知道，B客戶的信用差，但是鮮有人知，某款紅酒的資料，竟然只有Janet自己有……
最糟糕的是，這些工作流是不鼓勵成長的，上次不知道的事，下次還是不知道，或者換個人處理就忘了，大家一直從0開始。
於是，我們為Janet支了招！
我們最反感的是：動不動就上一個複雜的ERP/CRM系統，其次討厭的是：人為限制流程的成長，出於對高效率的偏好，我們也討厭把人力浪費在逐個去翻文檔查資料上。
概括起來 ：不上破系統 ，不搞傻流程 ，不亂翻文檔
我們讓Janet使用了我們最新版的 tagLyst 2.01。
tagLyst，是一個可以離線使用的效率工具。
然後，我們給了她一些啟發性的建議，剩下的事聰明的Janet自己領會了。
tagLyst只是一個工具，很多精妙的用法都是使用者自己根據實際工作流發掘出來的。
所以在我們的工具和Janet自己的探索下，她的部分工作流進化成下面這樣。
01 弄清事務狀態
Janet通過tagLyst可以看到所有案件的狀態，篩選出自己要跟進的事情。
同樣，Janet的團隊小夥伴也是一樣，找到自己要跟進的事情。事情相關的資料已經在tagLyst裡匯總列出來了。當他們完成處理後，貼上下一個任務狀態的標籤，事情自然會被下一個人跟進。而以前，這根本不可能，每個人都記錄了一個類似Excel的表格自己管理，但還是常常漏掉重要事情。
02 深入瞭解客戶
Janet很關心某些特殊而又挑剔的客戶，往往有大單，但是很難伺候。
這時她用tagLyst的新功能 彙總查詢了一下這個客戶，瞬間這些客戶的過往成交記錄，銷售的評價，財務的提醒都會躍然而出，供Janet參考。歷史資料不會說謊，Janet立刻能想出更好的推薦方案。而以前，這些內容只能憑模糊的記憶或者手工翻閱各種資料，親自詢問別人才能知道。
查看了來自各種Excel的銷售記錄，檢索了客戶偏好
03 分享產品知識
Janet的一些新人小夥伴，專業知識功力遠不及Janet，但是業務增長需要更多人手，這些小夥伴也沒法一下培訓到大師級別。但是，Janet教會小夥伴使用tagLyst，需要的專業知識瞬間能夠展現出來，讓小夥伴立刻上手。
04 工作流終於可以低成本/無痛苦的成長了
tagLyst不是什麼大系統，不用複雜部署，不要學習一套新的系統操作邏輯。
需要的只是一個標籤化管理知識和檔管理的基本概念。
Janet也不用讓人重新錄入資料，客戶資料還有訂單原來是PDF，Excel，Word，現在仍舊是那些檔。但是裡面的內容卻被神奇的聚合起來了，這是tagLyst 2.0+版的新功能。
工作流程本身已經被事務狀態取代，而狀態在tagLyst裡只是個標籤，所以Janet隨時可以通知大家新增加或改變了一些狀態標籤，需要大家跟進處理即可，不用像某些“破系統”需要兩次三次開發改進，才能跟上一個小小的流程變化。
隨著案件增長，大家不斷在tagLyst上留下標籤和痕跡，業務知識很快就積蓄起來了，處理訂單的速度和客戶的滿意度也大幅提高。
嘗到甜頭後，Janet下一步還有很多運用tagLyst改善擴大業務的想法，我們也期待她能更有效率的為朋友們帶來美酒。
機會篇現在你也有機會試一下tagLyst給你帶來的“無痛工作流”。
尤其是結合最新2.0版的 全文檢索/表格匯總 這兩項開掛一樣的功能，讓你迅速從堆砌的檔裡找到所需內容。
你可以在自己所在小團隊用，或者索性自己偷偷的用，我們不會說立刻讓你變成效率大牛的謊話，這種是“X毛酒”的騙人套路。但可以明確的是，持續成長和知識積累，不出多久就能讓你從同輩中脫穎而出。
順便說一句，來自國內領先的電動汽車公司 蔚來汽車 的一個團隊已經在運用 tagLyst 實踐高效管理自己的業務。
蔚來汽車
tagLyst 2.01 版 將于下周發佈，已經是正式版的用戶，屆時可以直接免費升級。
按照她們業內說法，這是個純技術活，要讓客戶滿意不僅要懂得葡萄酒專業知識，還要瞭解不同客戶的喜好及習慣。而且客戶也不都是小白，不少客戶來自高檔餐廳，作為業務採購，客戶本身就是懂行的專家。
Janet的業務也有固定的流程，從客戶有下單意向到酒品成交，到業務回訪，再到主動推薦，有一系列過程。但是隨著業務增長，很快這套工作流成為了負擔，事情太多，根本忙不過來。Janet和很多業內專業人士一樣，不肯降低服務標準換取效率，所以自然她很累很苦，即使好酒也不能品出幸福感。
Janet也明白自己的處境，需要更高效的工作流，但幾個關鍵的流程總是無謂的耗費她的精力。
我們幫她看了一下，主要兩點：
（1）事情的狀態很難分清楚，事情一般充斥在各種郵件，PDF，Excel檔中，沒法串通起來也很難協同。訂單一多，哪些客戶該去推薦，哪些只是要樣品，哪些是要準備交付，哪些要收款，簡直是一團亂麻……
（2）知識很難積累和分享，因此團隊小夥伴很難互相幫得了忙。
例如： A客戶的喜好，只有跟進A客戶的人知道，B客戶的信用差，但是鮮有人知，某款紅酒的資料，竟然只有Janet自己有……
最糟糕的是，這些工作流是不鼓勵成長的，上次不知道的事，下次還是不知道，或者換個人處理就忘了，大家一直從0開始。
於是，我們為Janet支了招！
我們最反感的是：動不動就上一個複雜的ERP/CRM系統，其次討厭的是：人為限制流程的成長，出於對高效率的偏好，我們也討厭把人力浪費在逐個去翻文檔查資料上。
概括起來 ：不上破系統 ，不搞傻流程 ，不亂翻文檔
我們讓Janet使用了我們最新版的 tagLyst 2.01。
tagLyst，是一個可以離線使用的效率工具。
然後，我們給了她一些啟發性的建議，剩下的事聰明的Janet自己領會了。
tagLyst只是一個工具，很多精妙的用法都是使用者自己根據實際工作流發掘出來的。
所以在我們的工具和Janet自己的探索下，她的部分工作流進化成下面這樣。
01 弄清事務狀態
Janet通過tagLyst可以看到所有案件的狀態，篩選出自己要跟進的事情。
同樣，Janet的團隊小夥伴也是一樣，找到自己要跟進的事情。事情相關的資料已經在tagLyst裡匯總列出來了。當他們完成處理後，貼上下一個任務狀態的標籤，事情自然會被下一個人跟進。而以前，這根本不可能，每個人都記錄了一個類似Excel的表格自己管理，但還是常常漏掉重要事情。
02 深入瞭解客戶
Janet很關心某些特殊而又挑剔的客戶，往往有大單，但是很難伺候。
這時她用tagLyst的新功能 彙總查詢了一下這個客戶，瞬間這些客戶的過往成交記錄，銷售的評價，財務的提醒都會躍然而出，供Janet參考。歷史資料不會說謊，Janet立刻能想出更好的推薦方案。而以前，這些內容只能憑模糊的記憶或者手工翻閱各種資料，親自詢問別人才能知道。
查看了來自各種Excel的銷售記錄，檢索了客戶偏好
03 分享產品知識
Janet的一些新人小夥伴，專業知識功力遠不及Janet，但是業務增長需要更多人手，這些小夥伴也沒法一下培訓到大師級別。但是，Janet教會小夥伴使用tagLyst，需要的專業知識瞬間能夠展現出來，讓小夥伴立刻上手。
04 工作流終於可以低成本/無痛苦的成長了
tagLyst不是什麼大系統，不用複雜部署，不要學習一套新的系統操作邏輯。
需要的只是一個標籤化管理知識和檔管理的基本概念。
Janet也不用讓人重新錄入資料，客戶資料還有訂單原來是PDF，Excel，Word，現在仍舊是那些檔。但是裡面的內容卻被神奇的聚合起來了，這是tagLyst 2.0+版的新功能。
工作流程本身已經被事務狀態取代，而狀態在tagLyst裡只是個標籤，所以Janet隨時可以通知大家新增加或改變了一些狀態標籤，需要大家跟進處理即可，不用像某些“破系統”需要兩次三次開發改進，才能跟上一個小小的流程變化。
隨著案件增長，大家不斷在tagLyst上留下標籤和痕跡，業務知識很快就積蓄起來了，處理訂單的速度和客戶的滿意度也大幅提高。
嘗到甜頭後，Janet下一步還有很多運用tagLyst改善擴大業務的想法，我們也期待她能更有效率的為朋友們帶來美酒。
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你可以在自己所在小團隊用，或者索性自己偷偷的用，我們不會說立刻讓你變成效率大牛的謊話，這種是“X毛酒”的騙人套路。但可以明確的是，持續成長和知識積累，不出多久就能讓你從同輩中脫穎而出。
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蔚來汽車
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