專案中每個人都花費了很多時間在會議上， 不論是虛擬的電話/視訊會議還是親自參與的， 所以作為專案經理真的需要充分利用好自己的時間。
但如果會議總是那麼的不順利， 每次會議總是沒有達到自己想要的目的會讓人感覺到很沮喪， 當然會議失敗的原因有很多， 其中主要的原因之一就是有人轉移了會議討論的目標， 偏離了會議召開的方向。
很多時候， 當有人在會議上提出不同的議題的時候， 突然間會議主持人就會失去對會議的控制， 這個時候， 可能需要一些小技巧來進行應對。
項目經理不要總以為項目的利益相關者時間寶貴從而不願意去浪費他們的時間， 實際上專案的交付離不開每個人， 所以需要在會議中找到合適的盟友來尋求支持。 如果想要獲得支持， 那項目經理就要提前向他們介紹自己的行動計畫。
專案經理要讓盟友知道自己的擔心， 所以要告訴他們來幫助自己避免讓會議失控， 一旦出現這種情況， 可以讓盟友來嘗試將會議帶入到正常的節奏， 比如可以和對方說“這是一個很好的問題， 可以讓某某先記錄下來， 會後談談具體的細節。 ”
會議的議程起到的作用在於， 一旦出現偏離會議議題或方向， 可以直接快速的進行提醒“對不起， 這個不在本次會議議程之內。 ”通過這種禮貌的提醒可以達到讓會議正常進行下去。 會議的議程一定要在會議開始前就制定好並提前發個所有與會人員。
通過會議議程可以讓每個人都知道會議的目標是什麼，
只有這樣才能讓會議人員難以破壞一個有著明確和堅定重點的會議， 作為會議主持人的專案經理一定要在會議的過程中不斷地強調。
有時候讓會議出現意外的可能是在組織層級中比自己更高級的人， 那麼當對方掌握了你未來的職業生涯的時候， 你可能會認為應該更謹慎地處理他們導致的現狀。
可以嘗試著去進行應對， “好的， 我會後會馬上採取行動。 那現在可以繼續下面的會議議程嗎？”
如果對方是你的同事， 你可以告訴對方， 這個問題不適合在這個會議上討論， 或者和對方建議另外舉行一個會議來進行討論。
很多時候， 對於可能存在的問題應該有一個臨時的解決方案， 並非所有的問題都是和議程無關， 很多時候這些問題可能有所關聯， 但關係不是很大， 這是也可以嘗試先進行記錄， 回頭進行細節上的繼續討論， 不要在會上直接進行討論從而影響到整個會議的進程。
歡迎關注項目經理世界，您的支持就是我最大的動力，點個贊唄 : )
歡迎關注項目經理世界，您的支持就是我最大的動力，點個贊唄 : )