2017年2月9日
你是否聽過“使用者友好”這樣積極的詞彙？如果你聽過， 真是太好了， 相信你是個幸福的人。 如果你沒有聽過， 真是有福了， 這篇文章就是告訴你什麼是真正的“使用者友好”。 老呂今天傾情分享。
在工作中， 你是不是聽到過這樣或者那樣的抱怨， 某某某的發出的郵件“慘不忍睹”， 簡直不忍直視。 明明說一件事情的郵件， 來來回回、反反復復發了好幾次， 還抄送一堆人， 內容就是寫不明白到底要什麼， 真讓人傷腦筋。
在工作中， 你是不是聽到有人抱怨， 某某某發的郵件讓你“慘不忍睹”， 簡直不忍直視。 明明說一件事情的郵件，
作為收到這樣郵件， 還要閱讀這樣郵件的人， 你可能飽受其害， 不僅要花費時間一遍一遍地閱讀該郵件；還要花費時間進一步去和他（她）溝通和確認郵件的內容， 甚至有立馬見到本人， 並直接給他（她）培訓的衝動。
這樣的小夥伴真是讓人操碎了心， 這些年來老呂的頭髮就是這樣花白的， 卻還樂此不彼地致力於拯救更多的小夥伴。
01
有兩個能力相同， 成績很好， 經歷也都差不多的學生， 一位叫田宜龍， 一位叫王裕源。 有位知名教授今年只招收一名博士生， 田宜龍和王裕源都想爭取這個名額， 於是他們分別寫了差不多的簡歷，
結果大家可能都猜到了——王裕源被教授錄取了。 僅僅因為王裕源多用心做了一點點事情， 收到的結果卻是大不相同。 每天忙於治學的教授， 收到這樣貼心的信件， 怎麼會不喜歡招收這樣的弟子呢。
我們常常說， 不見得誰的能力比誰強多少， 可是就在這些點滴的小事情上見分曉。
02
你是否問過自己這樣的問題？你會給別人發手機號碼嗎？如果有人問你這樣的問題， 你一定以為他（她）是在罵你。 今天看過這篇文章之後，
我來講述一個親身經歷的案例。 有一天， 我讓我的一位同事A把另一位同事B的手機號碼發送給我一下， 結果A把手機截屏直接發給了我， 這樣就不能直接撥打B的電話號碼， 於是我不得不一個數位一個數位地把B的電話號碼輸入手機， 然後再給B打電話。
【老師好， 為了便於日後向您請教問題時， 您能記住我的基本情況， 更有針對性地進行指導， 請允許我先做簡單介紹如下：
我是某培訓機構校長， 學校屬於美術培訓類， 目前處於初創期， 我們有兩個合夥人（均外行）， 兩家校區， 共計XXX平方米。 從2015年11月， 我們接手到現在整一年時間， 目前學校有XX名員工，
本次課程收穫極大， 感恩老師！我會必去當梳理執行（我回去必當梳理執行）， 再做彙報和請教！晚安！】
收到這樣嚴謹貼心的短信， 當時我的同事C就覺得不幫助這位校長已然不對， 他這樣細緻地關注別人閱讀的效果和注意換位思考， 我們怎麼能不願意幫助這樣的人不斷進步呢。
03
在工作中， 我們會收到大量的郵件， 也會發出大量的郵件。 無論是職場熟手， 還是職場菜鳥， 要想把郵件寫好， 還是都需要花費一番心思。
一次， 我收到一位同事的郵件， 他的郵件沒有標題， 沒有正文， 只有附件， 還抄送了N個人。 我們都知道， 對於使用手機的人來說， 郵件的附件打開比較不方便。
傳說中正確的郵件內容長這樣
那麼郵件正文怎麼寫呢？這裡給大家提供一些關鍵點， 具體內容如下：
1. 正文。 首先要注意遵循金字塔原理， 先說中心思想， 再詳細闡述細節。
2. 字體。 一行內容不要超過15個字， 字體用微軟雅黑， 顏色用黑色， 強調的關鍵字用紅色， 但是紅色不要用太多。
3. 字型大小。 建議字型大小用小四（20號）。
4. 禁忌。 別人的名字不要用紅色。
5. 內容。 多條內容用編號排列， 顯得有條理， 別人讀的時候效率也高。
6. 內容。 一封郵件寫的內容不要太多， 內容多了， 就需要開會了。
總之， 要把郵件當成網頁去設計， 根據讀者的體驗去考慮文案和排版。
另外，郵件附件怎麼加呢？這裡也有一些供參考的關鍵點：
1. 附件少，最好不打包，能在一級頁面看的東西不放到二級頁面。
2. 附件多，必須打包，一定要在郵件正文裡做一下附件說明：“附件中是XXX，請查收”，寫清楚每個附件的內容，方便收件人查看：壓縮包包括：
？ 附件1：XXXX文檔，是對XXX的說明
？ 附件2：XXXX文檔，是對XXX的說明
？ 附件3：XXXX文檔，是對XXX的說明
還有，特別提醒慎用“！”、“？”
1. 請問昨天說的郵件發了嗎
讀者感受——正常詢問，疑問句，即使沒有問號，也能看出來是在提問，情緒很平靜。
2. 請問昨天說的郵件發了嗎？
讀者感受——結合上下文語境，似乎有點反問的意思了哦。
3. 請問昨天說的郵件發了嗎？？
讀者感受——你急個毛啊！
4. 請問昨天說的郵件發了嗎！
讀者感受——你是想說“老子耐心有限嗎”？老子時間還有限呢！
5. 請問昨天說的郵件發了嗎？！
讀者感受——你是想說“你TM發還是不發”嗎？老子還就不發了！
6. 請問昨天說的郵件發了嗎？？？？？？？！！！！！！！
讀者感受——這個XX！！！！！！
再次強調慎用“！”、“？”
？一個問號還好；
？？兩個問號，就顯得非常著急，閱讀者感受已經開始抵觸了；
？！問號+嘆號，有罵人的感覺了；
！嘆號，讓人感覺你在質疑，你在不耐煩，對方更加反感；
？？？？？！！！！！一連串符號，簡直就沒素質。
04
我們經常會看到或收到不同品類的宣傳單頁，有的資訊重點突出，讓我們很容易記住；有的資訊讓我們一看就頭疼不已，滿眼都是字，不知所云。其實，資訊不怕複雜，就怕沒有重點，所以能夠把複雜的東西簡單化是做事較高的境界，同樣這個道理也適用於資訊呈現。
下面這個圖表關於優惠的資訊過於繁雜，文字羅列難以分辨。
其實這些資訊是可以經過提煉和處理的，整理後的效果如下，一是優化文字數量；二是優惠價格清晰；三是便於優惠比較；四是突出重要資訊；五是促進報班。
家長一看到這樣的資訊，一目了然，很容易促進報名。
都是同樣的資訊，只是呈現的方式不一樣，最終收到的效果也會大不相同。我們是不是應該站在閱讀者的角度，去設計宣傳單頁以及宣傳海報，這樣才會收到預期的效果。
05
談到OA，使用過的人都對它不勝其煩；但是在規模較大的公司裡面，我們每天都會面對各種OA申請。貌似減少了直接審核申請單的環節，提高了無紙化辦公的效率；但是如果操作不當，或者不走心去填寫，還會起到適得其反的效果。
如果OA審批題目填寫不明晰，只能通過流水號搜索內容，較為麻煩。
例如OA裡面的印章申請，從形式上看，所有印章申請的名稱都是統一的“印章使用申請流程”，如果內容不填寫完整，提交的申請單只有流水號不同，工作名稱/文號根本分不清楚。通常過來催辦或申請用印的人，很多時候並不記得自己所提交申請單的流水號，也無法按照流水號檢索，只能實行笨方法，把每條申請單一個一個打開查看，或者讓申請者回去查看申請單的流水號，這樣來來回回比較浪費時間。
員工提交OA用印申請單，工作名稱/文號有詳細的姓名、所屬部門、蓋章檔案名稱等，申請者過來催辦或蓋章時，大致描述一下用印內容就很容易找到，核驗領導是否已經審批，加快用印辦理。這樣既方便申請者，又方便印章保管者。
06
工作郵件已經按照標準化寫了，有主題，有內容，有收件人，有抄送人；可是我們決不能忽略主要內容，一定要注意內容，內容才是一切的核心，否則就失去了寫一封郵件的意義。要寫好內容，也是說起來容易，做起來難。
這個案例就發生在我們公司，分公司工作服申請的郵件內容如下：
【分公司自5月份開始入職的夥伴都沒有申請工作服，之前因為中考活動，做了一批臨時工作服，成本低品質較差，6-7月份的地推活動讓夥伴們反復穿著，每次活動後統一收集在洗衣機洗了幾次後報廢不少，加上分公司8月開始百日斬活動，有大量的地推工作，為了展示跟誰學人的精神風貌，現特想公司申請工作服，具體資料如下表展示，還請審批，非常感謝。】
看到這樣的申請郵件，我表示很無語。整個郵件內容讓我批示，可是我根本找不到需要的資料。
於是我很耐心地回復了這個小夥伴，具體內容如下：
【你只需要告訴總公司同學，這次分別需要申請每個尺碼的衣服各多少件就行（但是這個你沒有提供），不需要告訴總公司每個人需要什麼尺碼。】
然後這個小夥伴就很用心地回復了我的郵件，內容清晰明瞭，一目了然。
07
管理分公司會涉及到方方面面的業務，在工作期間，我還收到過他們寫的洋洋灑灑的地鐵把手廣告申請，
【最近一家地鐵傳媒公司找我們，說9月他們的淡季，廣告費用比較低，1折左右，目前的報價是1萬元/月/列車（另外製作費是3000/列車），再免費贈送1周，廣告形式是地鐵把手上廣告，我們估算了一下，如果一列地鐵平均載1000人左右，一列車每天跑8趟，我們做10列車，影響的人次有1000*8*10*36=288萬人次，可能有些人不會關注，最終可能影響的人次是幾十萬左右，這個費用我們地推發單頁的成本稍低，目前地推單頁成本在0.5元/人次左右，所以希望申請通過。】
看到這樣的郵件，我的心也是哇涼哇涼的，然後很真誠地回復了這個小夥伴。
【你打算做幾列車，
每列車有多少車廂，
每節車廂有多少個把手，
咱們是不是能覆蓋每節車廂的所有把手，總價格多少？
還有你打算做的廣告畫面什麼樣，一起發來吧。】
按照我回復的內容，這位元小夥伴做了詳細的答覆。這樣我能按照他提供的資料進行測算和判斷，進而給予批示。
08
常識是工作中遇到的一個問題，尤其是涉及資料統計方面的內容。這不是寫滿表格就可以解決的問題，重要的問題是要把關鍵性的內容寫清楚。
一位分公司的小夥伴給我發來了他完成的《全國巡講收支情況統計表》，我一看格式製作的確實還好，但是還缺少重點內容。
於是我答覆了他的郵件，讓他繼續完善一下表格內容。這樣來來回回郵件了幾回，這名小夥伴終於才把表格完善到位。
涉及到收支情況，他應該明白主要的核心內容，除了收入、成本以外，還有其他重要的內容沒有加入進來。他給我發了幾次完成的內容，最後形成了修改N版後的內容，裡面增加了總計和利潤差額兩項重要內容。經過這樣的改動，形成了最終版本的《全國巡講收支情況統計表》。
經過對比第1版和第N版的內容，不難發現這個表格不是單純的表格製作，它包含了專業的知識和關鍵參考係數。
09
都說語言就是力量，文字是有形的語言，只有駕馭文字能力比較強的人，才能在職場上順利得到晉升。我們自己在閱讀文章的時候，非常不喜歡看到錯別字。偶然看到一篇有錯別字的文章，就好像吃了蒼蠅一樣讓人感到噁心。
在學校的時候，我們不能寫錯別字，因為考試要考，別的科目可以學不好，自己的母語總得要學好。進入社會以後，就是考驗個人文字功底的時候了，沒有人再給我們設立一個獨立的考場參加語文考試，可是這樣無形的考試卻在無時無刻不在進行著。在面試人員的時候，我們會接收大量的面試簡歷，這樣考驗個人中文水準的時候就到了。
【親愛的許老師，我是前市場部，目前在任中學運營高級專員，負責市場運營和拓展工作有將近7年的時間了。
看到陳老師帶領的跟誰學團隊取得日星月異的變化，開創了互聯網+教育的淘寶式平臺化運作的成功案例，是我們從事教育培訓行業裡各位渴望成功的學生必須學習的楷模和榜樣。作為的老兵我此刻也是懷著異常激動和忐忑的心情寫信，希望能為跟誰學做一點點事情，盼望能與跟誰學一起打天下共成長。】
作為招聘人，如果你收到這樣的應聘郵件作何感想呢？首先，可以看到應聘人寫給收件人的名字叫徐科，而這位應聘人在郵件正文寫稱呼的時候用的姓是“許”。人家明明姓“徐”，可是應聘人卻寫成了“許”，硬生生把收件人給改了“姓”。其次，在郵件正文的第五行，可以發現應聘人寫了一個成語“日星月異”，這明明就是自創詞彙，他想寫的是“日新月異”，可是卻變成了“日星月異”。作為招聘負責人，如果看到這封郵件，我們還敢錄用這樣的員工嗎？我們還能信任他能把工作做好嗎？我們還能相信他能與公司共成長嗎？
無論信封郵寄，手機號碼的發送，郵件內容，資訊呈現，OA申請，工作服申請，地鐵把手廣告申請，收支情況統計以及文字的專業性，都體現了個人工作的專業化水準。
做事情一定要帶著腦子，並且還要腦子多根弦。在工作還是生活中，我們時刻都要記住“使用者友好”這個美好的概念，每天都要問自己，今天我啟用“使用者友好”了嗎？對他人使用者友好，其實真的不是一件難事。
另外，郵件附件怎麼加呢？這裡也有一些供參考的關鍵點：
1. 附件少，最好不打包，能在一級頁面看的東西不放到二級頁面。
2. 附件多，必須打包，一定要在郵件正文裡做一下附件說明：“附件中是XXX，請查收”，寫清楚每個附件的內容，方便收件人查看：壓縮包包括：
？ 附件1：XXXX文檔，是對XXX的說明
？ 附件2：XXXX文檔，是對XXX的說明
？ 附件3：XXXX文檔，是對XXX的說明
還有，特別提醒慎用“！”、“？”
1. 請問昨天說的郵件發了嗎
讀者感受——正常詢問，疑問句，即使沒有問號，也能看出來是在提問，情緒很平靜。
2. 請問昨天說的郵件發了嗎？
讀者感受——結合上下文語境，似乎有點反問的意思了哦。
3. 請問昨天說的郵件發了嗎？？
讀者感受——你急個毛啊！
4. 請問昨天說的郵件發了嗎！
讀者感受——你是想說“老子耐心有限嗎”？老子時間還有限呢！
5. 請問昨天說的郵件發了嗎？！
讀者感受——你是想說“你TM發還是不發”嗎？老子還就不發了！
6. 請問昨天說的郵件發了嗎？？？？？？？！！！！！！！
讀者感受——這個XX！！！！！！
再次強調慎用“！”、“？”
？一個問號還好；
？？兩個問號，就顯得非常著急，閱讀者感受已經開始抵觸了；
？！問號+嘆號，有罵人的感覺了；
！嘆號，讓人感覺你在質疑，你在不耐煩，對方更加反感；
？？？？？！！！！！一連串符號，簡直就沒素質。
04
我們經常會看到或收到不同品類的宣傳單頁，有的資訊重點突出，讓我們很容易記住；有的資訊讓我們一看就頭疼不已，滿眼都是字，不知所云。其實，資訊不怕複雜，就怕沒有重點，所以能夠把複雜的東西簡單化是做事較高的境界，同樣這個道理也適用於資訊呈現。
下面這個圖表關於優惠的資訊過於繁雜，文字羅列難以分辨。
其實這些資訊是可以經過提煉和處理的，整理後的效果如下，一是優化文字數量；二是優惠價格清晰；三是便於優惠比較；四是突出重要資訊；五是促進報班。
家長一看到這樣的資訊，一目了然，很容易促進報名。
都是同樣的資訊，只是呈現的方式不一樣，最終收到的效果也會大不相同。我們是不是應該站在閱讀者的角度，去設計宣傳單頁以及宣傳海報，這樣才會收到預期的效果。
05
談到OA，使用過的人都對它不勝其煩；但是在規模較大的公司裡面，我們每天都會面對各種OA申請。貌似減少了直接審核申請單的環節，提高了無紙化辦公的效率；但是如果操作不當，或者不走心去填寫，還會起到適得其反的效果。
如果OA審批題目填寫不明晰，只能通過流水號搜索內容，較為麻煩。
例如OA裡面的印章申請，從形式上看，所有印章申請的名稱都是統一的“印章使用申請流程”，如果內容不填寫完整，提交的申請單只有流水號不同，工作名稱/文號根本分不清楚。通常過來催辦或申請用印的人，很多時候並不記得自己所提交申請單的流水號，也無法按照流水號檢索，只能實行笨方法，把每條申請單一個一個打開查看，或者讓申請者回去查看申請單的流水號，這樣來來回回比較浪費時間。
員工提交OA用印申請單，工作名稱/文號有詳細的姓名、所屬部門、蓋章檔案名稱等，申請者過來催辦或蓋章時，大致描述一下用印內容就很容易找到，核驗領導是否已經審批，加快用印辦理。這樣既方便申請者，又方便印章保管者。
06
工作郵件已經按照標準化寫了，有主題，有內容，有收件人，有抄送人；可是我們決不能忽略主要內容，一定要注意內容，內容才是一切的核心，否則就失去了寫一封郵件的意義。要寫好內容，也是說起來容易，做起來難。
這個案例就發生在我們公司，分公司工作服申請的郵件內容如下：
【分公司自5月份開始入職的夥伴都沒有申請工作服，之前因為中考活動，做了一批臨時工作服，成本低品質較差，6-7月份的地推活動讓夥伴們反復穿著，每次活動後統一收集在洗衣機洗了幾次後報廢不少，加上分公司8月開始百日斬活動，有大量的地推工作，為了展示跟誰學人的精神風貌，現特想公司申請工作服，具體資料如下表展示，還請審批，非常感謝。】
看到這樣的申請郵件，我表示很無語。整個郵件內容讓我批示，可是我根本找不到需要的資料。
於是我很耐心地回復了這個小夥伴，具體內容如下：
【你只需要告訴總公司同學，這次分別需要申請每個尺碼的衣服各多少件就行（但是這個你沒有提供），不需要告訴總公司每個人需要什麼尺碼。】
然後這個小夥伴就很用心地回復了我的郵件，內容清晰明瞭，一目了然。
07
管理分公司會涉及到方方面面的業務，在工作期間，我還收到過他們寫的洋洋灑灑的地鐵把手廣告申請，
【最近一家地鐵傳媒公司找我們，說9月他們的淡季，廣告費用比較低，1折左右，目前的報價是1萬元/月/列車（另外製作費是3000/列車），再免費贈送1周，廣告形式是地鐵把手上廣告，我們估算了一下，如果一列地鐵平均載1000人左右，一列車每天跑8趟，我們做10列車，影響的人次有1000*8*10*36=288萬人次，可能有些人不會關注，最終可能影響的人次是幾十萬左右，這個費用我們地推發單頁的成本稍低，目前地推單頁成本在0.5元/人次左右，所以希望申請通過。】
看到這樣的郵件，我的心也是哇涼哇涼的，然後很真誠地回復了這個小夥伴。
【你打算做幾列車，
每列車有多少車廂，
每節車廂有多少個把手，
咱們是不是能覆蓋每節車廂的所有把手，總價格多少？
還有你打算做的廣告畫面什麼樣，一起發來吧。】
按照我回復的內容，這位元小夥伴做了詳細的答覆。這樣我能按照他提供的資料進行測算和判斷，進而給予批示。
08
常識是工作中遇到的一個問題，尤其是涉及資料統計方面的內容。這不是寫滿表格就可以解決的問題，重要的問題是要把關鍵性的內容寫清楚。
一位分公司的小夥伴給我發來了他完成的《全國巡講收支情況統計表》，我一看格式製作的確實還好，但是還缺少重點內容。
於是我答覆了他的郵件，讓他繼續完善一下表格內容。這樣來來回回郵件了幾回，這名小夥伴終於才把表格完善到位。
涉及到收支情況，他應該明白主要的核心內容，除了收入、成本以外，還有其他重要的內容沒有加入進來。他給我發了幾次完成的內容，最後形成了修改N版後的內容，裡面增加了總計和利潤差額兩項重要內容。經過這樣的改動，形成了最終版本的《全國巡講收支情況統計表》。
經過對比第1版和第N版的內容，不難發現這個表格不是單純的表格製作，它包含了專業的知識和關鍵參考係數。
09
都說語言就是力量，文字是有形的語言，只有駕馭文字能力比較強的人，才能在職場上順利得到晉升。我們自己在閱讀文章的時候，非常不喜歡看到錯別字。偶然看到一篇有錯別字的文章，就好像吃了蒼蠅一樣讓人感到噁心。
在學校的時候，我們不能寫錯別字，因為考試要考，別的科目可以學不好，自己的母語總得要學好。進入社會以後，就是考驗個人文字功底的時候了，沒有人再給我們設立一個獨立的考場參加語文考試，可是這樣無形的考試卻在無時無刻不在進行著。在面試人員的時候，我們會接收大量的面試簡歷，這樣考驗個人中文水準的時候就到了。
【親愛的許老師，我是前市場部，目前在任中學運營高級專員，負責市場運營和拓展工作有將近7年的時間了。
看到陳老師帶領的跟誰學團隊取得日星月異的變化，開創了互聯網+教育的淘寶式平臺化運作的成功案例，是我們從事教育培訓行業裡各位渴望成功的學生必須學習的楷模和榜樣。作為的老兵我此刻也是懷著異常激動和忐忑的心情寫信，希望能為跟誰學做一點點事情，盼望能與跟誰學一起打天下共成長。】
作為招聘人，如果你收到這樣的應聘郵件作何感想呢？首先，可以看到應聘人寫給收件人的名字叫徐科，而這位應聘人在郵件正文寫稱呼的時候用的姓是“許”。人家明明姓“徐”，可是應聘人卻寫成了“許”，硬生生把收件人給改了“姓”。其次，在郵件正文的第五行，可以發現應聘人寫了一個成語“日星月異”，這明明就是自創詞彙，他想寫的是“日新月異”，可是卻變成了“日星月異”。作為招聘負責人，如果看到這封郵件，我們還敢錄用這樣的員工嗎？我們還能信任他能把工作做好嗎？我們還能相信他能與公司共成長嗎？
無論信封郵寄，手機號碼的發送，郵件內容，資訊呈現，OA申請，工作服申請，地鐵把手廣告申請，收支情況統計以及文字的專業性，都體現了個人工作的專業化水準。
做事情一定要帶著腦子，並且還要腦子多根弦。在工作還是生活中，我們時刻都要記住“使用者友好”這個美好的概念，每天都要問自己，今天我啟用“使用者友好”了嗎？對他人使用者友好，其實真的不是一件難事。