當前， 我們在公文處理工作中存在著許多問題， 諸如， 文種使用不當、行文不規則、審批程式不理順、格式不規範、職責不清、依據不足等，
一、目的要明確， 用對文種
根據《黨政機關公文處理工作條例》國家行政機關公文文種分15種， 分別是: 條例、規定、辦法、決定、命令、指示、批復、通知、通報、公告、通告、議案、請示、報告、調查報告、總結報告、函、會議紀要等。 我主要討論一下請示、報告兩種。
請示主要是用於向上級機關請求指示、批准的， 是我們平時運用頻率最高的文種之一。 分為三類：
本單位無權解決的事項， 請求審批， 如: 《A局關於申報省級食品安全城市的請示》。
本單位無力解決的事項，
請求上級明確政策或者答覆意見。
報告主要是用於向上級機關彙報工作、反映情況， 提出意見或者建議， 答覆上級機關詢問。 分為四類：
正常工作報告， 主要是彙報工作情況， 供掌握瞭解。 如：《B局關於貫徹落實中共中央國務院關於加強XX工作的意見的報告》。
情況報告， 一般是正常工作運轉中出現的新情況新問題， 需要向上報告。 如：《C局關於XX鎮XX村XX屋後崩塌應急處置的情況報告》。
意見、建議性報告。
回復性報告。 如：《D局關於解決司法工作經費的建議》。
寫報告要注意：報告中不得夾帶請示事項。 報告的性質決定， 上級只是閱知不答覆。 把請示事項夾雜在一大堆經驗、建議中間， 讓領導不好批示。
請示與報告的區別：
目的不同。 請示主要是解決問題， 報告主要是彙報情況。
標題、內容、結語不同。
行文時間不同。 請示一般先行文後落實， 報告可前可後。
我們在實際工作中， 經常見到請示當報告， 報告當請示， 或者直接來一個請示報告的情況。 如《E局關於將XX市殯儀館和公墓納入禁鞭區範圍的報告》請示用成報告， 《F鎮關於請求拆除XX村兩戶違建房的請示報告》， 又請示又報告， 生造文種， 看似小事， 實則貽笑方家。
另外請示要一文一事， 不能一文多事。 目的主要是為了更好更快解決實際問題。
一來機關內部領導有明確分工範圍， 將不同事項攪在一篇請示中， 不好分辦，
二是領導也不好批示， 一大堆事項夾雜在一起， 同意哪個不同意哪個？有一個疑難的， 整個檔都簽不下來。
二、情況要寫清， 附齊資料
請示報告， 有些目的簡單， 有些情況複雜。 無論哪種， 都需要我們都要做到四清:政策依據清、歷史情況清、邏輯關係清、請示事項清。
第一， 政策依據清。 就是請示緣由、依據， 一般是法律、法規、條文、指示、通告等上級機關有關檔的內容或者有關會議精神。 引用檔要準確無誤， 發文機關、標題、時間和字型大小一個都不能少， 重要的依據如：會議紀要、上級文件、前期領導批示等一定要作為附件附後。 非正式檔不能作為依據， 引文的關鍵條款要跟請示事項緊密相關。
第二，
第三， 邏輯關係清。 請示不論文字長短， 其內在邏輯均是由“為什麼要請示”和“請示什麼問題”兩個層次組成。 哪些內容先說， 哪些內容後說， 都要縝密考慮。 如G公司關於額外征繳稅款予以補償的申請， 在為什麼部分寫道：“由於在特許經營協議中， 約定的汙水處理費單價未包含增值稅、附加稅、土地使用稅及房產稅；另根據財稅〔2015〕78號檔， 目前汙水處理稅收政策已經發生變化。 截止2016年底， 共繳納稅費148萬，稅務部門已經退稅56萬，尚有92萬待退回補貼。”
讀了以後不清楚為什麼簽協議時沒有把稅收計入成本？為什麼又退了48萬?為什麼現在突然又要政府補貼?經過瞭解後，我們知道請示原因的：
第一個層次是因09年前國家對環保行業免徵稅收，所以與H局簽訂的協定時沒有把稅收計入成本。
第二個層次是09年後國家稅收政策發生變化，企業繳納了增值稅等稅種。
第三個層次是I局依據財稅〔2015〕78號退稅比例進行了退稅。
第四個層次是根據與政府的協定，稅收應計入成本，應由政府補助實繳稅收與退稅之間的差額。
當然，我們平時的請示報告沒有這麼簡單，但是先講什麼、後講什麼一定要想清楚，要有條理，領導才能看清楚。
第四，請示事項清。即請示的具體內容清，需做到兩點:
一要直接了當。是請求對某項工作作出指示，還是對處理某一問題作出批准，還是請求批撥資金，必須明確無誤地予以表述，一目了然。其中，請求指示的要寫明遇到了什麼問題，有哪幾種不同意見，現狀如何，並要求上級機關在哪幾個具體問題上給予明確的指示。請求批准的要寫準備幹什麼，如何干，請求上級在哪些環節上給予支持。總之，將請示的內容、事項逐一陳述清楚。不能含混晦澀，更不能拐彎抹角。前兩天J局送來一個《關於K專案特許經營權經營協定相關內容的說明》，對我市垃圾處理場建設和垃圾轉運工作的歷史情況作了一個詳細報告。但看不懂報告的目的是什麼。事情的原委是近期政府一次會議上認為我市垃圾轉運費過高，要求J局會同另外一個單位協調降低費用，但J認為處理場建設和垃圾轉運是走法定程式確定下來的，不易變更。報告中沒有任何反映，只是陳述了過往的情況，報告目的讓人摸不著頭腦。
二要詳細具體。請求批撥資金，應寫明總計需用資金數額多少，已籌集多少，尚需解決多少，切忌籠統空泛，運用“大概”、“左右”、“或許”等模糊度詞語；請求批撥物資，應將物資的品名、規格、數量等要素交代清楚。K局前段時間寫了一個關於解決XX食堂服務費用的請示，結語是“經測算，少說也要XX萬，請求政府解決”，這是非常不成熟的公文。
另外，請示語言既要簡明扼要，還要注重語氣，語氣要平實、懇切，用詞要嚴肅。比如前一段時間K局寫了一個解決XX食堂運行費用的請示，用了“食堂生活水準達不到要求，挨了XX領導批評”、“讓領導吃好住好”這樣非常隨意、口語化的語句，顯然不符合公文規範。還個別單位寫請示，正文開頭先變相把政府批評一通，XX檔X年X月X日送政府，經XX批示，後無下文，遲遲得不到解決。還有的請示，動不動就把領導的名字搬出來:經XX領導表態云云。這些都是不合規範的。
準確的角色站位元，良好的語言分寸，是優秀公文的重要標準。
三、規矩要嚴守，遵守程式
違規情況主要有以下幾種：
越級。我們的組織原則是一級管一級、一級負責一級，逐級行文。為什麼出現越級請示的情況?要麼你不服直接上級，要麼你想走捷徑。但對上級機關來講，不知主管機關的意見不便處理，硬要處理還是要徵求主管單位意見，形成倒流，降低效率、增加難度，也破壞了上下級關係。
向領導個人行文。主送一般寫:XX市長，或市政府並XX市長，或XX市長各送一份。正確方式是報送政府的公文，主送單位直接寫市政府即可。
多頭主送。這種情況經常發生:同一事項送市委一份，政府一份，互不知情，結果市委簽給政府、政府又簽給了市委，同一檔重複批示，辦文同志辦理難，領導批示意見不一致落實難。正確的方式是黨委的工作報市委，政務工作報政府。
拿著檔逼領導表態。有時候某某局長直接拿著檔說來來來，你給我附個箋，我跟哪個哪個市長說好了，急得很。結果我們一看，連個公章都沒有，讓領導怎麼簽？事情再急，你向我們說明，檔交給辦公室，也是把責任交給了我們。按程式來，是為送文單位負責也是對領導負責。大家都來打破規矩，規矩就失去了意義。
違反法規。比如有的單位送來《關於返還XX土地罰款的請示》，罰款是一種行政執法行為，返還罰款，是執法行為本身不合法？還是請求政府做違法的事。邏輯上說不通。
四、職責要弄清，把關履責
第一，要真把關。先看一個例子，XX公司關於額外征繳稅款予以補償的申請，當時XX公司老總直接找到政府主要領導，主要領導表態說你們交秘書科，我們一看，你這不合規矩應該由主管部門呈送。最後他們不情願的送到H局把關。經過H局梳理後形成了一個非常簡潔規範甚至經典的請示。首先題目就清晰很多：《關於請求解決G公司土地使用稅、增值稅等有關費用的請示》，領導一看題目就會留下深刻印象。原來的申請，流水帳似的把情況敘述了一大堆，把無關資料列舉了一大堆，沒有重點、沒有條理，而且語氣非常不客氣，讓看檔的人頭暈目眩不知道他要幹什麼、為什麼。這樣的請示送到領導那裡會浪費很多時間去理清頭緒，也會讓人對你這個公司的實力產生懷疑，不利於事項的辦理。經過H局把關後，文字簡潔、資訊完整、資料準確，一個字不多一個字不少，看過兩稿以後，你會對這個單位肅然起敬。至少會有三個感想：
這個單位水準很高，把雜亂的文字整理的很有條理。
他們對業務熟悉，事兒熟下筆才流暢。
負責任，沒像很多單位一樣，把檔頭一套、公章一蓋了之，而是真正做到了盡責。
第二，要真履責。公文是行政的載體，一份請示報告承載著一個單位的責任和擔當。十八大以來，尤其是巡視工作開展一來，經常遇到一些基層單位來送檔，口頭上說:XX部門讓我們送市政府先批，政府批了他們才處理。工作中我們發現越來越多的送審公文屬職能部門職責範圍內事項，下面舉幾個例子：
L鎮送來一個關於XX城中村改造還建房分配方案的請示，提出了3個方案請政府做選擇題。L鎮管轄的事項，為什麼要讓市領導來決策？這些是上交難題不履責。
M局送來關於一個220萬的政府投資專案請求政府安排審計的請示，根據我市有關規定， 300萬以上專案由審計部門審計，300萬以下項目由建設單位內部審計或聘請仲介機構審計。這種請示本身就是違反檔規定的，這是不知政策不履責。
XX產業園關於建設遮陽棚的請示，請示的目的是在XX產業園建設遮雨棚，避免院內物流企業貨物被雨淋，提升園區基礎設施服務水準，輾轉N局、P鎮政府一個多月，N局不回復意見，P鎮說你不是我管轄企業我不轉報，企業最後又將檔送到市政府，市政府又不能直接受理企業的請示報告。企業只好又轉身去找N局、P鎮。最後找到Q局才算把請示送過來。事情不大，但無人受理，對企業而言就不是小事，無形中破壞了營商環境。這裡不履責體現在不受理、不呈報。
Y鎮政府送來一個關於建設XX專案有關問題的請示，大意是該鎮要建這個項目，為了趕時間集體決策依法不公開招標，又向市政府寫請示。既然已經決定了，又是依法的，還向市政府請示是什麼目的？讓領導批同意還是不同意？這是轉嫁風險不履責。
請各單位一定要弄清自己的職能，熟悉各項法規政策，不該請示的不要濫請示，上交矛盾，該請示的一定要及時上報。
五、態度要認真，不違常識
公文工作，贏在境界，輸在細節。送審的檔首先我們自己要仔細審核一遍，不能犯小學生才會犯的錯誤。比如下面幾種情況：
錯別字，
點錯小數點，
計量單位錯誤，
邏輯錯誤，
無公章，
成文日期錯誤,
標點符號錯誤，
用詞隨意，
領導姓名職務錯誤，
語法錯誤。
雖然是小學生級別的錯誤，但容不得絲毫閃失。小失誤可能引起大問題。如果涉及到資金，100萬寫成100元，批轉到財政局就按這個數字撥會怎麼樣？如果政府要結算款項1000萬，多寫1個0，又會發生什麼事？不敢想像。現實中我們卻經常遇到這種現象。
另外公文的題目，我們觀察到的情況也是五花八門。如：《XX局關於申請建設XX專案用地的請示》《關於要求XX的請示》……還有這種《關於對市政府關於請求對XX進行審批的請示的XX回復》，拗口、不通順、不合語法、不知所云。
標題的標準格式是由發文機關、請示事項、文種組成，在請示事項前不用要求、申請、請求等詞語，避免與請示語意重複。如果是回復意見的報告，不管發起單位是哪個，題目用《關於對XX事項的意見》就可以。清晰醒目的標題可以讓領導在繁忙的工作中掃一眼就心中有數。我們常講：題好一半文，雖然此題非彼題，但如果標題都寫不好，自然讓人對你的水準表示懷疑。
一件公文，就像一個單位的臉面，代表著一個單位的水準，反映了一個單位的作風。請大家以極端負責的精神把辦文這件事辦好辦精，為服務效能政府建設這個大局發力。
原創： 有夢
共繳納稅費148萬，稅務部門已經退稅56萬，尚有92萬待退回補貼。”
讀了以後不清楚為什麼簽協議時沒有把稅收計入成本？為什麼又退了48萬?為什麼現在突然又要政府補貼?經過瞭解後，我們知道請示原因的：
第一個層次是因09年前國家對環保行業免徵稅收，所以與H局簽訂的協定時沒有把稅收計入成本。
第二個層次是09年後國家稅收政策發生變化，企業繳納了增值稅等稅種。
第三個層次是I局依據財稅〔2015〕78號退稅比例進行了退稅。
第四個層次是根據與政府的協定，稅收應計入成本，應由政府補助實繳稅收與退稅之間的差額。
當然，我們平時的請示報告沒有這麼簡單，但是先講什麼、後講什麼一定要想清楚，要有條理，領導才能看清楚。
第四，請示事項清。即請示的具體內容清，需做到兩點:
一要直接了當。是請求對某項工作作出指示，還是對處理某一問題作出批准，還是請求批撥資金，必須明確無誤地予以表述，一目了然。其中，請求指示的要寫明遇到了什麼問題，有哪幾種不同意見，現狀如何，並要求上級機關在哪幾個具體問題上給予明確的指示。請求批准的要寫準備幹什麼，如何干，請求上級在哪些環節上給予支持。總之，將請示的內容、事項逐一陳述清楚。不能含混晦澀，更不能拐彎抹角。前兩天J局送來一個《關於K專案特許經營權經營協定相關內容的說明》，對我市垃圾處理場建設和垃圾轉運工作的歷史情況作了一個詳細報告。但看不懂報告的目的是什麼。事情的原委是近期政府一次會議上認為我市垃圾轉運費過高，要求J局會同另外一個單位協調降低費用，但J認為處理場建設和垃圾轉運是走法定程式確定下來的，不易變更。報告中沒有任何反映，只是陳述了過往的情況，報告目的讓人摸不著頭腦。
二要詳細具體。請求批撥資金，應寫明總計需用資金數額多少，已籌集多少，尚需解決多少，切忌籠統空泛，運用“大概”、“左右”、“或許”等模糊度詞語；請求批撥物資，應將物資的品名、規格、數量等要素交代清楚。K局前段時間寫了一個關於解決XX食堂服務費用的請示，結語是“經測算，少說也要XX萬，請求政府解決”，這是非常不成熟的公文。
另外，請示語言既要簡明扼要，還要注重語氣，語氣要平實、懇切，用詞要嚴肅。比如前一段時間K局寫了一個解決XX食堂運行費用的請示，用了“食堂生活水準達不到要求，挨了XX領導批評”、“讓領導吃好住好”這樣非常隨意、口語化的語句，顯然不符合公文規範。還個別單位寫請示，正文開頭先變相把政府批評一通，XX檔X年X月X日送政府，經XX批示，後無下文，遲遲得不到解決。還有的請示，動不動就把領導的名字搬出來:經XX領導表態云云。這些都是不合規範的。
準確的角色站位元，良好的語言分寸，是優秀公文的重要標準。
三、規矩要嚴守，遵守程式
違規情況主要有以下幾種：
越級。我們的組織原則是一級管一級、一級負責一級，逐級行文。為什麼出現越級請示的情況?要麼你不服直接上級，要麼你想走捷徑。但對上級機關來講，不知主管機關的意見不便處理，硬要處理還是要徵求主管單位意見，形成倒流，降低效率、增加難度，也破壞了上下級關係。
向領導個人行文。主送一般寫:XX市長，或市政府並XX市長，或XX市長各送一份。正確方式是報送政府的公文，主送單位直接寫市政府即可。
多頭主送。這種情況經常發生:同一事項送市委一份，政府一份，互不知情，結果市委簽給政府、政府又簽給了市委，同一檔重複批示，辦文同志辦理難，領導批示意見不一致落實難。正確的方式是黨委的工作報市委，政務工作報政府。
拿著檔逼領導表態。有時候某某局長直接拿著檔說來來來，你給我附個箋，我跟哪個哪個市長說好了，急得很。結果我們一看，連個公章都沒有，讓領導怎麼簽？事情再急，你向我們說明，檔交給辦公室，也是把責任交給了我們。按程式來，是為送文單位負責也是對領導負責。大家都來打破規矩，規矩就失去了意義。
違反法規。比如有的單位送來《關於返還XX土地罰款的請示》，罰款是一種行政執法行為，返還罰款，是執法行為本身不合法？還是請求政府做違法的事。邏輯上說不通。
四、職責要弄清，把關履責
第一，要真把關。先看一個例子，XX公司關於額外征繳稅款予以補償的申請，當時XX公司老總直接找到政府主要領導，主要領導表態說你們交秘書科，我們一看，你這不合規矩應該由主管部門呈送。最後他們不情願的送到H局把關。經過H局梳理後形成了一個非常簡潔規範甚至經典的請示。首先題目就清晰很多：《關於請求解決G公司土地使用稅、增值稅等有關費用的請示》，領導一看題目就會留下深刻印象。原來的申請，流水帳似的把情況敘述了一大堆，把無關資料列舉了一大堆，沒有重點、沒有條理，而且語氣非常不客氣，讓看檔的人頭暈目眩不知道他要幹什麼、為什麼。這樣的請示送到領導那裡會浪費很多時間去理清頭緒，也會讓人對你這個公司的實力產生懷疑，不利於事項的辦理。經過H局把關後，文字簡潔、資訊完整、資料準確，一個字不多一個字不少，看過兩稿以後，你會對這個單位肅然起敬。至少會有三個感想：
這個單位水準很高，把雜亂的文字整理的很有條理。
他們對業務熟悉，事兒熟下筆才流暢。
負責任，沒像很多單位一樣，把檔頭一套、公章一蓋了之，而是真正做到了盡責。
第二，要真履責。公文是行政的載體，一份請示報告承載著一個單位的責任和擔當。十八大以來，尤其是巡視工作開展一來，經常遇到一些基層單位來送檔，口頭上說:XX部門讓我們送市政府先批，政府批了他們才處理。工作中我們發現越來越多的送審公文屬職能部門職責範圍內事項，下面舉幾個例子：
L鎮送來一個關於XX城中村改造還建房分配方案的請示，提出了3個方案請政府做選擇題。L鎮管轄的事項，為什麼要讓市領導來決策？這些是上交難題不履責。
M局送來關於一個220萬的政府投資專案請求政府安排審計的請示，根據我市有關規定， 300萬以上專案由審計部門審計，300萬以下項目由建設單位內部審計或聘請仲介機構審計。這種請示本身就是違反檔規定的，這是不知政策不履責。
XX產業園關於建設遮陽棚的請示，請示的目的是在XX產業園建設遮雨棚，避免院內物流企業貨物被雨淋，提升園區基礎設施服務水準，輾轉N局、P鎮政府一個多月，N局不回復意見，P鎮說你不是我管轄企業我不轉報，企業最後又將檔送到市政府，市政府又不能直接受理企業的請示報告。企業只好又轉身去找N局、P鎮。最後找到Q局才算把請示送過來。事情不大，但無人受理，對企業而言就不是小事，無形中破壞了營商環境。這裡不履責體現在不受理、不呈報。
Y鎮政府送來一個關於建設XX專案有關問題的請示，大意是該鎮要建這個項目，為了趕時間集體決策依法不公開招標，又向市政府寫請示。既然已經決定了，又是依法的，還向市政府請示是什麼目的？讓領導批同意還是不同意？這是轉嫁風險不履責。
請各單位一定要弄清自己的職能，熟悉各項法規政策，不該請示的不要濫請示，上交矛盾，該請示的一定要及時上報。
五、態度要認真，不違常識
公文工作，贏在境界，輸在細節。送審的檔首先我們自己要仔細審核一遍，不能犯小學生才會犯的錯誤。比如下面幾種情況：
錯別字，
點錯小數點，
計量單位錯誤，
邏輯錯誤，
無公章，
成文日期錯誤,
標點符號錯誤，
用詞隨意，
領導姓名職務錯誤，
語法錯誤。
雖然是小學生級別的錯誤，但容不得絲毫閃失。小失誤可能引起大問題。如果涉及到資金，100萬寫成100元，批轉到財政局就按這個數字撥會怎麼樣？如果政府要結算款項1000萬，多寫1個0，又會發生什麼事？不敢想像。現實中我們卻經常遇到這種現象。
另外公文的題目，我們觀察到的情況也是五花八門。如：《XX局關於申請建設XX專案用地的請示》《關於要求XX的請示》……還有這種《關於對市政府關於請求對XX進行審批的請示的XX回復》，拗口、不通順、不合語法、不知所云。
標題的標準格式是由發文機關、請示事項、文種組成，在請示事項前不用要求、申請、請求等詞語，避免與請示語意重複。如果是回復意見的報告，不管發起單位是哪個，題目用《關於對XX事項的意見》就可以。清晰醒目的標題可以讓領導在繁忙的工作中掃一眼就心中有數。我們常講：題好一半文，雖然此題非彼題，但如果標題都寫不好，自然讓人對你的水準表示懷疑。
一件公文，就像一個單位的臉面，代表著一個單位的水準，反映了一個單位的作風。請大家以極端負責的精神把辦文這件事辦好辦精，為服務效能政府建設這個大局發力。
原創： 有夢