幾乎在任何公司， 開會都是一件非常重要的事情， 通常也是讓人抱怨最多的事情之一。 曾經一個美國將軍， 覺得開會特別麻煩， 於是寫了一份指導開會的小手冊。 後來這本小冊子不斷修訂、演化， 形成了一本厚厚的議事指南， 這便是《羅伯特議事規則》。
我們也覺得開會比較麻煩， 所以圍繞開會做了很多優化， 這篇聊聊今日頭條是怎樣打造高效的會議室系統。
會議室預訂我們把所有的會議室資源都放在雲端， 標明會議室的地點， 大小， 是否支持視訊會議等等。 所有人都可以線上預訂， 誰先約上屬於誰。
新建日歷時選擇會議室， 綠色是可選的
有時候臨時和幾個人討論事情， 則傾向於速戰速決， 打開日曆找會議室明顯不夠高效。 所以我們設立了一些免預訂的小會議室。 會議室的地圖頁面嵌入在聊天軟體裡， 即時顯示免預訂會議室有沒有人。
紅外動靜感應器裝在會議室內， 一旦有人進去， 就認為這個會議室被使用了， 在地圖上顯示為紅色；會議室空了則顯示綠色。 臨時找人聊個事， 不用開電腦， 看一眼手機即可知道哪有空閒的會議室。
手機上的免預訂會議室地圖
在每個大會議室門口，
會議室門口的顯示幕
我們還計畫做一個自動釋放會議室的功能。 例如一個會議開始 15 分鐘後，
今日頭條的分部遍佈全國的大城市， 遠程協作是必不可少的。 除了簡單的線上聊天、電話， 到文檔共用、協同編輯， 更直觀的是視訊會議。
在視訊會議上， 我們投入了上百萬， 買了某高端廠商整套的視訊會議系統。 這套系統的視頻效果非常贊， 但操作比較繁瑣， 幾乎很少人能獨立地使用它， 每次都是叫上 IT 的同事幫忙調試。 久而久之， 被視為雞肋， 棄用了。
最近一段時間， 我們開始使用 Zoom 線上會議系統。 它不是一個 100 分的服務， 但勝在簡單易用， 視頻流暢， 語音清楚， 夫複何求。
Zoom 的使用方案有多種，
像今日頭條 APP 用演算法給每個人提供定制化的頭條新聞， 提高資訊傳播的效率；在公司日常中， 我們也願意用各類工具提高內部運營效率。 Building a company as a product， 歡迎關注今日頭條效率工具團隊， 今後會分享更多效率工具、產品， 以及最佳實踐。
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彩蛋：頭條的會議室們
頭條辦公室鳥瞰圖
「能量桶」會議室
「能量桶」內部
超級瑪麗會議室
半開放角落
三個會議室打通，能容納幾百人
屋頂花園
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