一個領導者應該怎樣使會議更有效率呢？對於這一問題， 人們已經給出了許多建議。 主持專注、刻意的對話雖然對企業的表現非常重要， 但是進行會議不只是為了獲得效益而已。 除了追求效益之外， 領導者應該更關注另一個目標：為每一名參與者創造高品質的體驗。
在一場會議中， 什麼樣的體驗才是“高品質”的呢？我認為， 當員工在會議結束後覺得更有參與感、更被重視、更滿足的時候， 他們的體驗才是高品質的。 當然， 你還是必須關注會議目的的達成， 不過， 設計周到的會議未必一定毫無成效。
我曾經幫助過許多管理者和專案主任營造這種體驗。 首先， 我們會要求人們反思自己經歷過的最好的團隊體驗， 然後回答兩個問題：一個強有力的團隊長什麼樣子呢？對他們來說， 一個團隊要怎樣才會強有力呢？
第二道問題通常會得到這樣的答案：
“有什麼重要的話， 我一定會說出來。 我說話的時候， 總是感覺得到別人在聆聽， 而我也相信自己說的話發揮了影響力。 ”“我感覺到自己真正屬於團隊的一員。 每個人似乎對彼此真的很感興趣， 對彼此生活中的大小事也是如此。 ”
“不管是在會議中或者在會議以外， 我知道自己已為團隊增添價值。 ”
換句話說， 每當參加一場會議， 參與者就再次體驗了自己是團隊中一個高效、受到重視的成員。
據我的觀察， 領導者會通過這些行為來營造這樣的高品質體驗：
努力專注於當下。 你要花時間為會議做足準備， 這樣， 不管是在會議前還是在會議進行時， 你都能夠在場聆聽大家說話， 並且保持專注。 如果你因為參加了另一場會議而遲到， 或者在會議開始時還在思考如何主持這場會議， 那麼你就會被分心， 無法真正有效地與那些想要說話的人溝通。
提前準備， 不僅能讓你在主持會議時放鬆， 還能讓你更專注在“解讀房間”上， 注意到人們在踏入會議室時與會議進行時的感受。
表現同理心。 人們會把注意力和關懷聯想在一起， 可見你的注意力很重要。 你要小心觀察， 仔細聆聽， 問一些明智的問題；千萬不要讓自己注意力分散，
設定並管理這場對話。 你要向團隊尋求許可， 讓你刻意管理這場對話。 設定一些有關分心的準則是很重要的。 你必須要求人們：
避免使用技術， 除非它與手頭的課題相關避免一切令人分心的言語或舉動
在別人說話時聆聽對方並給予尊重
如果有其他人的意見是必須被聽到的， 就要邀請他們發言
要確保每一個課題都有足夠的時間， 讓人們可以廣泛參與。 意思是說， 議程項目要少一些， 每個課題所分配到的時間要多一些。
放緩對話速度， 讓所有人都能參與。 我很喜歡“社交輪流”的概念。 在這一概念中， 你能夠觀察到有誰已經發言、誰還沒發言、對話是不是被一個或幾個人控制著或主導著。 你並不需要把這個概念設定為會議規則， 但是， 你可以以身作則， 確保你主持的對話具包容性， 這樣， 人們就更容易注意到誰還沒發言。
實行這種做法的方法， 就是柔和並有策略地要求人們說話。 “柔和”的意思是， 不要強迫對方參與， 而是要讓對方覺得你是在邀請他。 “有策略”的意思是， 你在為會議做準備時， 必須思考每一個課題的討論需要有誰的參與。 問問自己：
對話由誰來開始最為恰當？誰會受到會議結果影響，
誰最有可能持不同看法？
哪些“老手”能夠察覺到我們是不是犯了錯、忽略了某件事？
在特定時刻與人們進行交流。 會議開始時， 先問一個問題：“在我們開始前， 有沒有人有話要說， 有問題要問的呢？”發問時要刻意， 而且語氣要能夠表現出這場對話對你來說很重要。 問完後， 就等待片刻。 停頓， 能夠表現出你在關注當下的對話， 而不是急著完成其他目標；也就是說， 停頓能傳達這場對話的重要性。 不要質問為何人們毫無反應或者反應緩慢， 因為這樣會破壞你的停頓。 通常， 人們需要一點時間來進行反思， 找出要說的話， 然後想出最好的表達方式。 你所要做的， 就是等待。
當人們知道你願意停頓的時候， 他們就更會意識到這一點，這樣，當他們有問題要問的時候，就不必擔心會議因為他們而緩慢下來。
進行人們可以廣泛參與的高品質對話，能讓人們認識彼此，從而促進人與人之間的友情與合作。當領導者對他人表現出專注和關懷的時候，我們就會覺得大家是同舟共濟的。在會議中塑造高品質的體驗，是需要花時間的，但是這些時間是值得花的。
保羅·艾科斯托（Paul Axtell）是一名作家、演講家、企業培訓師。他是 Ten Powerful Things to Say to Your Kids 與Meetings Matter 兩本獲獎書籍的作者。他開發了一個名為Being Remarkable 的培訓課程系列，該課程是專為管理者、人力資源專家用在進行培訓上而設計。
他們就更會意識到這一點，這樣，當他們有問題要問的時候，就不必擔心會議因為他們而緩慢下來。進行人們可以廣泛參與的高品質對話，能讓人們認識彼此，從而促進人與人之間的友情與合作。當領導者對他人表現出專注和關懷的時候，我們就會覺得大家是同舟共濟的。在會議中塑造高品質的體驗，是需要花時間的，但是這些時間是值得花的。
保羅·艾科斯托（Paul Axtell）是一名作家、演講家、企業培訓師。他是 Ten Powerful Things to Say to Your Kids 與Meetings Matter 兩本獲獎書籍的作者。他開發了一個名為Being Remarkable 的培訓課程系列，該課程是專為管理者、人力資源專家用在進行培訓上而設計。