大部分門店業主當前最關心的問題， 是如何引流、如何行銷、怎樣清庫存等等， 都是跟門店效益緊密掛鉤的， 而商品檔案建設卻被很多人忽視。 商品檔案建設雖不是提高銷售業績的途徑， 但卻是分析銷售資料的基礎。 如此， 你還要繼續忽視商品檔案建設嗎？
而我們今天所講的問題， 某種意義上跟上述的門店效益一點關係都沒有， 但個人認為是極其重要的一個環節。 可以說， 它是後續工作能夠有效進行的基礎——這就是商品檔案建設。
可能很多人會不以為然， 商品檔案建設算什麼重要的事情？我門店裡的ERP系統都有建檔啊。 沒錯， 商品檔案建設本身並不是什麼新鮮事， 但要如何做好這個建設， 並讓後續的資料分析能夠順利開展， 這才是我們今日話題的關鍵所在。
資料統計分析的基礎
首先我們來達成一個共識， 即“在做資料統計分析前，
如上圖， 我們在利用ERP系統的時候， 往往會使用它們所攜帶的強大的資料統計生成報表功能， 通過這個功能， 我們能很便捷地知道門店一個月的銷售業績如何、哪一個品牌賣的最多、哪一個品類的庫存最多……
然而任何一個系統在做統計工作的時候， 它都必須“由你告訴它某某商品屬於某某品牌”， 而不可能進行自動識別。 例如你想知道“貝親”這個牌子賣了多少件， 系統生成的表格顯示有兩件。 但很可能， 你在整個表格的某一列看到品名也是“貝親”的欄目。 而造成這樣錯誤的根源就來自檔案建設的時候， 寫錯了品牌導致系統識別不到。
所以， 資料分析統計的基礎一定要做到位， 分類是什麼， 品牌是什麼，
標準檔案建設的重要性
一份標準的檔案有助於我們進行庫存分析、業績分析， 還可以進行再細緻一步的品類分析、門店分析、人員分析、品牌分析。
案例一：“嬰兒零食在母嬰零售店有市場嗎？”
那麼， 我們先來認識一下問題的主體——“嬰兒零食”。 什麼產品屬於嬰兒零食？磨牙餅乾算不算？不算， 它屬於輔食；吸吸樂算不算？當然算；普通的兒童餅乾， 沒有磨牙功能的？算。 於是， 我們想通過系統去匯出最近三個月的銷量情況， 結果發現， 我們大部分門店的系統裡沒有“嬰兒零食”這個分類， 而相關的產品全歸結到了“輔食”或者是“食品”類目， 因而我們匯出的資料根本不是我們想調查的本體。
同樣的， 我再問大家一個問題， “嬰兒零食在母嬰零售店值得做嗎？”
有的人統計了一下資料說， 不值得， 因為毛利只有15%。 但事實上， 很多嬰兒零食的進貨成本和售價之間還是存在很高的毛利的， 只是因為被「亨氏」、「嘉寶」這些傳統低毛利的大牌給稀釋了毛利比。
案例二. 老闆在門店提出實施一個鼓勵政策：“買任何1段奶粉就給導購額外5元提成”。
於是， 店長、營運總監紛紛附和， 認為該方案可以拉動高價值客戶增長， 提高導購積極性。 但是財務人員卻要持反對意見了：“老闆你饒了我吧， 這個怎麼統計？”
按照檔案建設最合理的方法， “1段奶粉”這個屬性最應該建立在產品類目「規格」這個欄目下。 退一步， 寫入品名：“美贊臣奶粉1段900g聽裝安嬰兒A+”也是可以的。 而如果寫成“美贊臣安嬰兒奶粉900g聽裝”， 那麼就要在資料篩選上額外分辨“安嬰兒”、“安嬰寶”、“安兒寶”這些名稱是代表1段還是2段、3段。 更遑論品名上只寫著“美贊臣奶粉900g”,誰又能知道這賣的是哪一段的奶粉呢？
案例三. 夏天到了，我們想知道門店洗護類產品賣的如何?
銷售人員可能回答你，賣得很好賣了十多萬呢。結果仔細一看，裡面夾雜著貝親的奶瓶奶嘴。為什麼？因為檔案在建立的時候， 「貝親」算洗護、「舒膚佳」算洗護、「強生」算洗護，所以不管「貝親」牌子下的任何產品都被歸類到了洗護，而貝親的奶瓶奶嘴明顯不屬於洗護用品且在該牌子下還佔據極大比例。結果直接影響了對該問題的正確判斷。
同樣的，我們進一步問大家一個問題，“奶粉是大包裝好賣還是小包裝好賣（900g以上算大包裝）？”
這個問題沒有明確答案，但是回答必須是以準確的銷售資料作為依據。借助這個問題，可以審視各個母嬰門店的資料來源、商品檔案究竟有沒存在問題。
從上面的幾個案例，我們不難看出標準檔案建設的重要性。我們說資料分析統計是一件特別重要的事，但我們往往連資料分析統計的基礎都沒有。缺乏標準檔案建設，後續的工作會顯得特別費勁，並且誤導我們的工作。
標準檔案建設方法
一）建立統一的認知
標準分類表：
該表格的分類依據源自京東母嬰板塊，是一個相當成熟的分類模式。譬如我們可以看到上述分類中，就把童裝跟嬰兒寢居服飾做了區分，這是該表格的一個小小細節卻也看出其中蘊含的科學性。也建議各母嬰門店盡可能都採用該分類方式將自己的ERP系統進行一次梳理。
基礎檔案建立的過程中，要特別注意以下幾個事項：
類別是類別，品牌是品牌 ；
建立標準分類規則，不允許自建分類；
所有欄位儘量填寫完整；
使用標準的品名格式，至少包括：品牌+品名+規格或使用廠家標準名稱，嚴禁諸如“貝親奶瓶240ml”的寫法；
必須有條碼，原品無條碼的按照條碼規則生成；
必須使用廠家完整貨號，沒有貨號的可不填；
停止售賣的產品必須停用；
為什麼要按照上述這麼嚴格的標準來建立我們的商品檔案呢？我們不妨來看看上圖，左側一款“全棉時代”的嬰兒寢居內衣，它該分類在哪一塊類目下呢？很多人會將這件衣服分為“嬰兒服裝→哈衣”，也有一部分人會分為“童裝→內衣”、“童裝→哈衣”……等等五花八門。
現實中我們也正是因為這樣導致了門店檔案系統的混亂。而按照標準分類表，正確的類目順序應該是“寢居服飾→嬰兒內衣”。這就是一種統一認知，並不是「內衣」、「哈衣」的歸類方式哪一種不對，而是要統一。
而除了門店零售，現在很多母嬰門店經營還涉及到了線上淘寶、微店，甚至後面更多元化的連鎖經營、分銷……因為沒有統一的分類認知，很可能就會出現各方歸類的錯亂，後續的資料統計更是難以維持。
（當你遇到不懂分類的產品，完全可以進入京東進行搜索，通過系統給出的類目進行歸類。）
二）檔案的管理
一家公司，A門店較早引入牛欄奶粉，建了檔案叫“牛欄奶粉”。而後第二家B店也引入了，建了檔案叫“荷蘭牛欄”，並且B店的銷售業績是A店的幾十倍。後來當老闆想要查看牛欄奶粉銷售業績的時候，查找“牛欄奶粉”的資料匯出只有A店的一點點資料。
上述案例就引出了檔案管理的問題。首先，我們要做到“規範許可權”——什麼人有資格建檔。明確到個人，而其他人就不能擁有篡改的許可權。接著就要確定責任，但凡是檔案上的疑問，都必須經由此人，而檔案上出了任何問題，也找此人問責。再者，作為老闆應當定期檢查，同時設定績效，這個績效考察的就是檔案責任人有沒有負責地完成檔案維護，是否按照檔案的標準分類進行建檔。
商品檔案的建設，固然不是直接提高門店銷售業績的途徑，卻是任何銷售資料分析的基礎。我們往往通過資料分析從而制定一個門店的行銷策略，有針對性的解決門店當前問題，從而幫助門店更好地發展。
那麼，身為基礎的檔案建設，是不是也就顯得尤為重要？
更遑論品名上只寫著“美贊臣奶粉900g”,誰又能知道這賣的是哪一段的奶粉呢？
案例三. 夏天到了，我們想知道門店洗護類產品賣的如何?
銷售人員可能回答你，賣得很好賣了十多萬呢。結果仔細一看，裡面夾雜著貝親的奶瓶奶嘴。為什麼？因為檔案在建立的時候， 「貝親」算洗護、「舒膚佳」算洗護、「強生」算洗護，所以不管「貝親」牌子下的任何產品都被歸類到了洗護，而貝親的奶瓶奶嘴明顯不屬於洗護用品且在該牌子下還佔據極大比例。結果直接影響了對該問題的正確判斷。
同樣的，我們進一步問大家一個問題，“奶粉是大包裝好賣還是小包裝好賣（900g以上算大包裝）？”
這個問題沒有明確答案，但是回答必須是以準確的銷售資料作為依據。借助這個問題，可以審視各個母嬰門店的資料來源、商品檔案究竟有沒存在問題。
從上面的幾個案例，我們不難看出標準檔案建設的重要性。我們說資料分析統計是一件特別重要的事，但我們往往連資料分析統計的基礎都沒有。缺乏標準檔案建設，後續的工作會顯得特別費勁，並且誤導我們的工作。
標準檔案建設方法
一）建立統一的認知
標準分類表：
該表格的分類依據源自京東母嬰板塊，是一個相當成熟的分類模式。譬如我們可以看到上述分類中，就把童裝跟嬰兒寢居服飾做了區分，這是該表格的一個小小細節卻也看出其中蘊含的科學性。也建議各母嬰門店盡可能都採用該分類方式將自己的ERP系統進行一次梳理。
基礎檔案建立的過程中，要特別注意以下幾個事項：
類別是類別，品牌是品牌 ；
建立標準分類規則，不允許自建分類；
所有欄位儘量填寫完整；
使用標準的品名格式，至少包括：品牌+品名+規格或使用廠家標準名稱，嚴禁諸如“貝親奶瓶240ml”的寫法；
必須有條碼，原品無條碼的按照條碼規則生成；
必須使用廠家完整貨號，沒有貨號的可不填；
停止售賣的產品必須停用；
為什麼要按照上述這麼嚴格的標準來建立我們的商品檔案呢？我們不妨來看看上圖，左側一款“全棉時代”的嬰兒寢居內衣，它該分類在哪一塊類目下呢？很多人會將這件衣服分為“嬰兒服裝→哈衣”，也有一部分人會分為“童裝→內衣”、“童裝→哈衣”……等等五花八門。
現實中我們也正是因為這樣導致了門店檔案系統的混亂。而按照標準分類表，正確的類目順序應該是“寢居服飾→嬰兒內衣”。這就是一種統一認知，並不是「內衣」、「哈衣」的歸類方式哪一種不對，而是要統一。
而除了門店零售，現在很多母嬰門店經營還涉及到了線上淘寶、微店，甚至後面更多元化的連鎖經營、分銷……因為沒有統一的分類認知，很可能就會出現各方歸類的錯亂，後續的資料統計更是難以維持。
（當你遇到不懂分類的產品，完全可以進入京東進行搜索，通過系統給出的類目進行歸類。）
二）檔案的管理
一家公司，A門店較早引入牛欄奶粉，建了檔案叫“牛欄奶粉”。而後第二家B店也引入了，建了檔案叫“荷蘭牛欄”，並且B店的銷售業績是A店的幾十倍。後來當老闆想要查看牛欄奶粉銷售業績的時候，查找“牛欄奶粉”的資料匯出只有A店的一點點資料。
上述案例就引出了檔案管理的問題。首先，我們要做到“規範許可權”——什麼人有資格建檔。明確到個人，而其他人就不能擁有篡改的許可權。接著就要確定責任，但凡是檔案上的疑問，都必須經由此人，而檔案上出了任何問題，也找此人問責。再者，作為老闆應當定期檢查，同時設定績效，這個績效考察的就是檔案責任人有沒有負責地完成檔案維護，是否按照檔案的標準分類進行建檔。
商品檔案的建設，固然不是直接提高門店銷售業績的途徑，卻是任何銷售資料分析的基礎。我們往往通過資料分析從而制定一個門店的行銷策略，有針對性的解決門店當前問題，從而幫助門店更好地發展。
那麼，身為基礎的檔案建設，是不是也就顯得尤為重要？