最近一位小夥伴向我報怨， 說他好不容易才學會了時間管理， 感覺列任務， 執行任務的工作方法很好， 現在發現根本執行不下去， 因為在執行任務過程中， 經常會被一些突發的任務給打斷， 後面的計畫任務都會受到影響， 整個時間安排都亂了， 這時間越來越難管理了。
這種情況其實是很常見的， 時間管理的理想狀態是大家每天把自己需要做的任務列出來， 然後可以按自己的計畫安排時間去執行， 但是在實踐過程中並不能達到理想狀態。 突發任務是指不在計畫之中， 而且還是比較緊急的， 必須當下做的。 如果遇到不是很緊急， 時間可以推後的， 比如放到明天去執行的， 這個還好， 不會影響到今天的計畫， 明天安排好即可。 所以， 遇到計畫被中斷的情況， 先來判斷一下是不是緊急的， 是不是必須當下做的。
那面對緊急的， 必須當下執行的又該如何處理呢？
大家在分配自己一天時間的過程中， 建議大家最好是能留出半小時到一個小時的緩衝時間。 有了這一部分時間， 當遇到突發任務， 一天的時間影響並不會很大；如果說沒有緩衝時間就會很容易混亂。
這位小夥伴剛開始學習時間管理，
如果沒有遇到突發任務， 可以把這部分時間拿出來做一下回顧， 甚至可以提前完成明天的任務， 哪怕是休息玩樂也是完全可以的。
緩衝時間建議每天是最好半小時到一小時， 另外每週週末最好也有半天的時間， 可以集中把這周落下的任務處理下， 不影響下周的進度。
大多數人們都是喜歡有規律有計劃的做事， 因為這樣可以達到自己控制自己。 一但計畫被打亂， 首先人的情緒就會很煩， 對中間突發的任務有排斥感。 如果說帶著這種情緒去執行突發任務， 注意力不會集中， 效率也不會高， 花的時間反而會更多。 因為集中注意力需要能量， 而生氣， 情緒變化是會消耗能量， 所以要保持能量就要保持情緒的穩定。
遇到突發任務， 給自己一些暗示， 計畫肯定是會遇到變化的， 時間也不是完全由自己可以掌控的。 因為每天要接觸的任務不是由自己決定的， 工作任務是領導決定的， 生活任務是由家人決定的， 只有自己的一點兒事才是自己可以決定的。 所以， 不要報怨， 不要生氣， 這是很平常的。
保持一個平常的心態， 集中注意力， 集中精神去做突發任務， 快點做完不就可以回過頭來繼續自己的計畫了嗎。
最後， 整體評估遇到突發任務， 千萬不要拿過來就直接開始做， 覺得早點做完早點好。
拿到任務後，一定要先總體上來看一下，看看大概執行步驟是什麼，執行過程中可能會遇到哪些問題；根據這些執行的步驟和可能遇到的問題，來評估一下大概需要多長時間。
接下來，根據你評估的時間，先把今天計畫的任務來進行一下調整，看看哪些是可以放到明天去執行的，哪些是可以靠後的，或者哪些是可以轉交給別人來做的。把後面的都安排好，再回過頭來去執行突發任務，你的心裡會有個底，不用很慌亂。
以上是遇到突發任務處理的三個步驟，再完美的計畫也無法達不到完全可控，遇到也不要煩，按這三個步驟來執行下，突發任務也會處理的很好，這其實也是時間管理的重要一步。
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作者：螞蟻
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