協作當道的職場，郵件依然重要，商學院教授教你發郵件的正確姿勢

編者按：隨著當今國際貿易飛速發展， 商務信函作為傳遞商業資訊的主要手段， 發揮著重要的作用。 專業的商務信函好比公司的形象大使， 會給對方留下良好的第一印象， 有助於打造成功的公司形象， 加快業務拓展。 本文編譯自Enrique Dans在LinkedIn上發表的題為“It’s time to rethink the corporate email”的文章。

與協作環境相比， 商務郵件往來劣勢明顯、效率低下， 但依舊是十分常見的職場溝通工具。 這類公司一般工作效率極低， 猶如一台笨重遲緩的機器。 員工也時常會想， 如果每一封郵件都要回復， 這一整天也不用幹其它事兒了。 郵件往來扼殺了工作效率， 也決定了該公司與時俱進的能力。

單獨考慮這一個“惡習”， 問題好像並沒有那麼嚴重， 但如果類似的“不良風氣”氾濫成災， 形勢便會急轉直下。 在許多公司裡， 濫用“抄送”， 使郵件往來變成了一個“惡性循環”：越是位居高位的管理者， 越容易將郵件抄送給更多的人。

當電子郵件免責聲明、一系列晦澀難懂的法律聲明、保密協議和其它毫無價值的資訊， 全都自動附在郵件裡， 收件人便難以分清郵件內容的“輕重緩急”， 事後也難以回想起一次重要談話的內容。

“電子郵件免責聲明”早已不再是什麼新鮮事兒了，

對於這個話題的討論無數， 普遍認為：是否具備法律效應， 尚待商榷。 實際上， 在郵件底部附上“電子郵件免責聲明”幾乎沒有任何作用， 只是那些“沒事找事”的法律顧問在“自導自演”罷了。 它們除了佔用空間， 並無它用， 並且會給收信人留下了一種“過時”的印象。 問問你公司的法務， 為什麼每封郵件的底部都有“免責聲明”， 如果他們告訴你， 這是必不可少的， 趕緊把他們給炒了， 另尋他人吧。 你會省下一大筆時間。

在對外通訊時， 另一個慣常的做法便是“no-reply”郵件。 也許是出於郵件行銷的目的， 你給客戶發送了郵件， 但郵箱地址卻是“no-reply”（提示收信者不必回復， 回復了對方也不會接收， 或者說也沒人負責查看）。 但如果收信人對郵件內容很感興趣，

或者想進一步諮詢一下， 他們上哪兒找你？一言以蔽之， 這是應當杜絕的陋習。

在郵件底部插入logo已經夠糟了， 添加一堆“社交連結”， 每個連結還另附圖片檔， 更是令收件人苦不堪言。 問題不在於所占的空間， 附上圖片檔， 迫使收件人不得不接收一些毫無用處的資訊，

並且日後若想檢索、定位特定資訊時， 會造成一定的困難。 正確的做法是， 在郵件底部， 以文本的形式， 附上寄信人的聯繫資訊（電話、位址等）， 但不要有任何圖片。

如果貴公司的市場部堅持認為， 這個logo很“萌”， 光是設計就花了不少錢， 要求你一定要在各種場合上“秀”出來。 告訴他們， 拿出更好的點子， 比如將這個logo紋在每位員工的額頭上。

電子郵件已經成為了我們與人交流的主要手段。 由於“習慣”使然， 一些壞習慣久久難以根除：沒有人質疑它們的實用性。 在郵件往來時， 我們要做到十分謹慎：不到萬不得已， 儘量不要使用；若要使用， 一定要回避那些惹人厭煩、佔用時間的內容。 無論何時何地， 三思而後行， 永不為過。

（36氪編譯組出品，未經允許嚴禁轉載。編輯：郝鵬程）

永不為過。

（36氪編譯組出品，未經允許嚴禁轉載。編輯：郝鵬程）