供應商供應的材料如有規格不符合要求、品質不達標， 或其他不合訂購合約規定條件時， 應退回廠商更換， 或折讓， 其處理方式， 有以下幾種：
1、 將材料退回給供應方， 取消訂購合約， 所有運費由供應方負責， 有的時候甚至可以沒收保證金活要求賠償損失。
2、 不合格材料， 退回更換， 運費由供應商承擔。
3、 不合格材料， 不退回賣方， 由買方承擔， 但因品質不符或其他條件不合， 有雙方洽談折減一部分貨款。
4、 不合格材料， 雙方同意有買方代為加工做好， 加工費用由賣方負責， 在應付款中扣除。
購貨退回及折讓雙方洽商解決後， 採購部門編制退回及折讓通知單， 分送倉儲及會計部門， 會計部門根據折讓通知單減少相應的應付款。
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