不開空話連篇的會， 不發離題的萬里的議論。 ——鄧小平
學會組織會議， 是進階成管理層的必備技能， 也是常見的工作事項。
可從3個方面理解會議：
①1個目的：解決問題。
②9個要素：會議名稱、時間、地點、組織者、參會者、主題、議題、形式、成果。
③6個功能：交流資訊、協調矛盾、作出決策、發揚民主、樹立權威、凝聚人心。
會議， 既有千人大會， 也有幾人小會， 既有綜合會議， 也有專題會議， 既有現場會、電話會， 也有電視會、網路會。 既有每年每月每週的例行會議， 也有根據工作需要的非例行會議。 不同的會議， 有不同的組織方式， 但首先要明白：
1、會議品質的高低， 取決於組織會議的人， 而不是與會領導。
2、沒有會議準備， 就會開成低效會議， 甚至是怨氣會議。
3、籌辦會議， 體現綜合素質， 利於聯繫領導、拓展人脈。
這裡有很多經驗之談， 筆者分三篇做乾貨分享， 今天主要分享一下會議籌備5件事，
一、確定會議名稱
會議名稱， 是向外部提供有關會議資訊的引領性標題， 也用於撰寫會議通知、佈置會議現場、宣傳報導會議的需要。
會議越是正式， 名稱越是規範。 比較常見的是：“會議主辦者名稱+會議議題+會議類型”的形式。 如：湖南大學系統建設工作動員大會、銷售部市場行銷研討會。
當然， 也可以根據實際需要， 揭示某方面的特徵， 如揭示時間（如， 2017年）、屆次（如， 第十五屆）、功能（如， 動員部署大會）、參與人員特徵（如， 中青年幹部大會）、出席範圍（如， 黨員擴大會議）、會議方式（如， 電視電話會議、專題討論會）等。
二、確定會議議題
議題來源3個方面：①上級機關和領導安排的是事項。 ②下級單位和部門提交的， 需要以會議形式研究和決定的事項。 ③通過調研向有關單位和部門搜集來的、需要研究和決定的事項。
原則有6條：①目標性原則， 議題要服務於會議目標。 ②必要性原則， 必須是影響全域工作， 有開會價值。 ③可行性原則， 背景不清、解決條件不成熟的議題， 會導致議而難決、決而難行的情況。 ④明確性原則， 不能含糊不清， 讓人摸著頭腦。 ⑤有限性原則， 列的越多， 可能議而不透。 ⑥排序性原則， 同類議題儘量在一起議， 重要議題優先議。
三、確定會議時間
包括2個內容：什麼時候開， 開多長時間。
1、開會時機。 條件具備才能開，
2、開會時長。不拖遝，也不能緊張。基本依據是：①議題多少。多則長、少則短。②鬆弛有度。符合人的疲勞規律。③會議成本。時間越短，成本越低，效率越高。
四、確定會議地點
單位、部門的日常會議，多在單位內召開，不存在選擇地點的問題，只存在選擇場所的問題。考慮的要素通常是：①人員夠不夠坐。②投影、視音訊系統等硬體設施是否具備。③桌椅佈局需不需要調整。
但對於跨地區、全國性的會議，地點選擇就重要了。考慮的要素包括：①政治意義。地點可以對外界釋放出一種政治信號，比如選擇在杭州開電商會議、選擇在深圳開改革會議等。②經濟考量。便於節省會議開支。③交通。儘量減少與會人員赴會成本。④環境。好的風景能夠吸引與會人員，調動與會積極性。⑤服務。會議場所服務人員的態度、水準也應當考慮。⑥保密。如有保密要求，要選擇保密性好的場所。
五、確定與會人員
參會人員的數量決定了會議規模，職級決定了會議規格。
考慮要素包括：①是不是必要成員。②級別和地位是否合適。③在中心議題的專業知識方面是否確有需要或能有所共用。④能否直接參與會後執行。⑤是否有利於會議目標的實現。⑥是否具有達成某項決議的能力。⑦是否能因參與會議而獲得好處。⑧是否具有行政或法律責任來進行審查和決定。⑨是否能全身心的投入。⑩是否會對他人造成妨礙，從而影響會議整體成效。
當然，能不來的儘量少來，要控制成本和組織難度。
下一篇文章，我想分享一下“如何撰寫會議通知”，喜歡的朋友可以關注我哦！
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2、開會時長。不拖遝，也不能緊張。基本依據是：①議題多少。多則長、少則短。②鬆弛有度。符合人的疲勞規律。③會議成本。時間越短，成本越低，效率越高。
四、確定會議地點
單位、部門的日常會議，多在單位內召開，不存在選擇地點的問題，只存在選擇場所的問題。考慮的要素通常是：①人員夠不夠坐。②投影、視音訊系統等硬體設施是否具備。③桌椅佈局需不需要調整。
但對於跨地區、全國性的會議，地點選擇就重要了。考慮的要素包括：①政治意義。地點可以對外界釋放出一種政治信號，比如選擇在杭州開電商會議、選擇在深圳開改革會議等。②經濟考量。便於節省會議開支。③交通。儘量減少與會人員赴會成本。④環境。好的風景能夠吸引與會人員，調動與會積極性。⑤服務。會議場所服務人員的態度、水準也應當考慮。⑥保密。如有保密要求，要選擇保密性好的場所。
五、確定與會人員
參會人員的數量決定了會議規模，職級決定了會議規格。
考慮要素包括：①是不是必要成員。②級別和地位是否合適。③在中心議題的專業知識方面是否確有需要或能有所共用。④能否直接參與會後執行。⑤是否有利於會議目標的實現。⑥是否具有達成某項決議的能力。⑦是否能因參與會議而獲得好處。⑧是否具有行政或法律責任來進行審查和決定。⑨是否能全身心的投入。⑩是否會對他人造成妨礙，從而影響會議整體成效。
當然，能不來的儘量少來，要控制成本和組織難度。
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