最近朋友圈風行了一段時間的“佛系人”， 其實在我們外貿圈中也是有“佛系外貿人”， 上班就跟念經一樣， 東一榔頭西一棒槌， 不管什麼事都是不驕不躁， 但其實開發信寫來寫去就是那些， 每天都在忙忙碌碌， 卻什麼發現都沒有。
你是不是這樣呢？如果是， 那也不要緊， 只要有計劃， 把各項工作安排得井井有條：開發客戶、維護客戶、跟蹤客戶、寄樣品等， 每天照計畫完成， 工作也會充實許多。
以下來自外貿大神 —— 料神 Sam 的分享， 告訴大家外貿業務員到底如何提高工作效率？
一、打開郵件用戶端查看客戶跟進情況
流覽客戶跟蹤情況表、客戶跟進表， 查看一下有哪些客戶已經有一段時間沒有聯繫的。 我一般是按照 2-3 個星期左右的週期給他們逐個發一些問候的郵件， 郵件的內容根據不同的物件選擇。
郵件的內容簡潔、輕描淡寫， 千萬別寫太長， 客戶沒時間看。
和未成交客戶保持聯繫， 讓他始終記得你。 這點在客戶準備更換供應商的時候尤為重要， 他會第一時間想到你。
持續地聯繫給未成交客戶一種感覺：你的服務很好並且有誠意跟他合作， 那麼當他的老供應商出問題的時候， 他就會給你機會！
Example
Dear XXX,
How are you? I hope your everything is going well.
I wonder whether you have any pending orders or inquiries recently.
If so, please contact me withouthesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.
Best regards,
XXX
和已經成交客戶增進關係， 展示服務！客戶都喜歡有跟進意識的服務人員。 有些業務員認為出了貨， 收了尾款這一單就結束了。 其實， 實際情況告訴我們：每一次的售後跟進都可能是客戶決定返單的一個契機。
Example
Dear XXX,
Hope this email finds you well.
Have you received the goods? How do you think?
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX
提醒老客戶考慮新的訂單計畫。 老客戶收到後一般會很快回復你的郵件， 而且有些客戶會告知你具體什麼時候會有新的訂單。
二、打開網頁查看一下匯率情況
一般以中行或央行為參考。 作為一個外貿業務員， 及時瞭解匯率動向是很必要的工作。 另外， 我一般還要看看國內原材料的價格走向， 頂多十分鐘就可以完成。
三、查看每日工作計畫表， 檢查未完成的工作
外貿業務是一項連續性的工作， 比較辛苦， 但貴在堅持。 對於昨天沒完成的工作， 大致考慮好今天安排在哪個時間完成。 然後開始計畫今天的工作內容。
每天先把要做的事情列一下， 然後添加到每日工作計畫表中。 根據事情的性質分為四類：重要且緊急， 重要不緊急， 緊急不重要， 既不緊急也不重要。 優先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。
工作分類
重要且緊急：跟客戶談判， 催客戶尾款， 給意向客戶報價， 給客戶做 PI， 準備樣品（維持你現有的業績的事務）， 完成工作計畫；
重要不緊急：開發新客戶， 跟進未成交客戶， 研究目標市場， 學習更多的產品知識， 汲取更多業務經驗， 和客戶建立信任， 制定銷售計畫和工作目標， 改進與供應商的關係， 鍛煉身體， 好好吃一頓午飯， 適當休息等（一切對你未來業績提升有直接關係的事務）；
緊急不重要：其他部門要求你配合的工作， 領導交待的非業務性工作。 很多事情看似很“緊急”， 實際上拖一拖， 甚至不辦， 也無關大局。 學會委託或分配這些事務交給助理、跟單甚至新業務員去做；
既不緊急也不重要：娛樂、上網、閒聊、消遣。
平時把主要時間和精力集中於前兩類事務， 工作時才是真正有效率。
此外， 以下這些技巧還能幫助你進一步成長：
每天固定花半個小時對一段時間未聯繫的客戶 say hello；
每天花半個小時時間閱讀一下 Yahoo 國際站的英文新聞， 對實事多瞭解一些， 並且鍛煉閱讀能力， 當有客戶來拜訪時， 在路上， 至少你就有很多當下熱點的話題；
每天用半小時至一小時用來回復老客戶的郵件， 簡潔表達清楚即可，把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進和回復潛在客戶，力求建立起信任；
每天花半小時的時間來研究瞭解目標市場，對一個目標市場的瞭解起碼做到市場銷售價格、市場常見品牌、做這個品牌的供應商和分銷商有哪些、銷售管道有哪些、目標市場上行業內的標杆客戶、主要規格類型、該國最大的幾個 supermarket、最主要的一兩個 B2B 網站等等。
四、合理高效地運用工具開發客戶及回復客戶郵件
完成每日計畫應該在 9 點或 9 點半左右。早上的這段時間，對大多數人來說，都屬於效率不高的一段時間。這段時間內適合做一些機械的、閒雜的工作，用來發開發信，是再合適不過了。（一般為半小時或一小時，控制在 10 點半之前結束）
當然有些人認為，應該根據不同時區的客戶，選擇不同的時區去發開發信，這樣確保開發信能夠出現在客戶郵寄清單的最上部。 我認為，這個考慮是 OK 的。但是我可以同樣用別的方法去吸引客戶的注意力來彌補。 比方說：郵件標題的寫法、設置郵件高優先順序標籤等。
除了合理安排自己的工作計畫，掌握有效的外貿工具也是擺脫佛系外貿人的必備技巧。
外貿業務工具之一：郵件用戶端的使用
充分利用郵件的標籤設置功能，你可以先創建好多種標籤，比如：“新客戶詢價，速回”，然後報完價格後，標上另一個標籤“已報價，注意跟進”。下面簡單展示一下部分內容，算是抛磚引玉。
出差 —— 不方便及時查看郵件
Dear Mr / Ms,
I will be out of office for a business trip during Jun 15th - 25th 2017.
With very limited access to email and voicemail, I can not check or reply your email in time.
If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-XXX XXXX XXXX.
If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX at XXX@XXXXXX.com or +86-XXX XXXX XXXX.
If you have a question regarding documents of shipment, please contact XXX at XXX@XXXXXX.com or +86-XXX XXXX XXXX.
Thank you and have a nice day!
婉拒客戶目標價
Thanks for your email.
We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.
Please note that the material cost is rising about 5% per ton. The exchange rate floats from 6.34 to 6.20 during last two months.
We would like to work with you and we believe we can be good partners, but we really need a good start of cooperation and keep that long-term.
Hope to get your understanding and support.
一般回復客戶的郵件控制在一小時內。
外貿業務工具之二：即時帖
每天把要做的任務寫下來，用序號標明先後順序，貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。完成之後把它取下，貼在一個專門的軟抄的筆記本上。每完成一個，取下，貼到筆記本上。沒有完成的時候，你會看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼，像符紙一樣刺激著你。
隨著你筆記本上的即時貼越來越多，筆記本越來越厚，你會感覺到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能堅持，你的拖拉、慢性子都會得到改變。
外貿業務工具之三：方便快捷的報價利潤核算表
對於那些每天會收到 N 多個要求報價郵件的業務員，如果每個報價單都一個個去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之還會產生疲勞感，失去激情。因此需要高效、快捷的報價利潤核算來幫助我們簡化報價前的工作。最好填上採購價、退稅率、匯率等一些基本的數值，就能很快給出參考報價。
外貿業務工具之四：資料夾和筆記本
資料夾是建立客戶資料和訂單情況必不可少的。資料夾我喜歡點選一下地址欄 D：/上方的 “資料夾” 按鈕，使之保持左邊顯示樹狀結構，避免很多返回上級等操作。
另外我的 E 盤清空的很乾淨，完全當做客戶資料盤。
根據不同市場建立 5 個根資料夾：北美、南美、中東、歐洲和亞洲；
在“北美”裡面再建立一個公司名稱的資料夾，如 “AAA GROUP”；
根據訂單的年期分為 2014、2015、2016、2017。進入 2017 後，逐個建立“包裝資料”、“客戶 PO”、“PI”、“採購合同”、“大貨照片及驗貨情況”、“裝船通知”、“報關單據”和“結匯單據”；
建立兩個 TXT 文本，一個是“到款記錄”，一個是“快遞單號記錄”。
這樣雖然前期工作量比較大，不過大家可以複製操作，並且熟練後一切都一目了然。
關於筆記本，沒有太多好說的。一般就是寫上客戶的需求資訊和要點。我的建議是多準備一個小筆記本，只用來寫下客戶的詢問，因為研究客戶的詢問很重要，可以瞭解客戶的心理。
或許你現在離地成佛不遠了，騰道告訴你千萬不要放棄自己。高效做事才不虛度，向佛系外貿人 say NO！
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騰道外貿大資料 精准挖掘目標採購商
簡潔表達清楚即可，把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進和回復潛在客戶，力求建立起信任；每天花半小時的時間來研究瞭解目標市場，對一個目標市場的瞭解起碼做到市場銷售價格、市場常見品牌、做這個品牌的供應商和分銷商有哪些、銷售管道有哪些、目標市場上行業內的標杆客戶、主要規格類型、該國最大的幾個 supermarket、最主要的一兩個 B2B 網站等等。
四、合理高效地運用工具開發客戶及回復客戶郵件
完成每日計畫應該在 9 點或 9 點半左右。早上的這段時間，對大多數人來說，都屬於效率不高的一段時間。這段時間內適合做一些機械的、閒雜的工作，用來發開發信，是再合適不過了。（一般為半小時或一小時，控制在 10 點半之前結束）
當然有些人認為，應該根據不同時區的客戶，選擇不同的時區去發開發信，這樣確保開發信能夠出現在客戶郵寄清單的最上部。 我認為，這個考慮是 OK 的。但是我可以同樣用別的方法去吸引客戶的注意力來彌補。 比方說：郵件標題的寫法、設置郵件高優先順序標籤等。
除了合理安排自己的工作計畫，掌握有效的外貿工具也是擺脫佛系外貿人的必備技巧。
外貿業務工具之一：郵件用戶端的使用
充分利用郵件的標籤設置功能，你可以先創建好多種標籤，比如：“新客戶詢價，速回”，然後報完價格後，標上另一個標籤“已報價，注意跟進”。下面簡單展示一下部分內容，算是抛磚引玉。
出差 —— 不方便及時查看郵件
Dear Mr / Ms,
I will be out of office for a business trip during Jun 15th - 25th 2017.
With very limited access to email and voicemail, I can not check or reply your email in time.
If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-XXX XXXX XXXX.
If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX at XXX@XXXXXX.com or +86-XXX XXXX XXXX.
If you have a question regarding documents of shipment, please contact XXX at XXX@XXXXXX.com or +86-XXX XXXX XXXX.
Thank you and have a nice day!
婉拒客戶目標價
Thanks for your email.
We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.
Please note that the material cost is rising about 5% per ton. The exchange rate floats from 6.34 to 6.20 during last two months.
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Hope to get your understanding and support.
一般回復客戶的郵件控制在一小時內。
外貿業務工具之二：即時帖
每天把要做的任務寫下來，用序號標明先後順序，貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。完成之後把它取下，貼在一個專門的軟抄的筆記本上。每完成一個，取下，貼到筆記本上。沒有完成的時候，你會看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼，像符紙一樣刺激著你。
隨著你筆記本上的即時貼越來越多，筆記本越來越厚，你會感覺到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能堅持，你的拖拉、慢性子都會得到改變。
外貿業務工具之三：方便快捷的報價利潤核算表
對於那些每天會收到 N 多個要求報價郵件的業務員，如果每個報價單都一個個去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之還會產生疲勞感，失去激情。因此需要高效、快捷的報價利潤核算來幫助我們簡化報價前的工作。最好填上採購價、退稅率、匯率等一些基本的數值，就能很快給出參考報價。
外貿業務工具之四：資料夾和筆記本
資料夾是建立客戶資料和訂單情況必不可少的。資料夾我喜歡點選一下地址欄 D：/上方的 “資料夾” 按鈕，使之保持左邊顯示樹狀結構，避免很多返回上級等操作。
另外我的 E 盤清空的很乾淨，完全當做客戶資料盤。
根據不同市場建立 5 個根資料夾：北美、南美、中東、歐洲和亞洲；
在“北美”裡面再建立一個公司名稱的資料夾，如 “AAA GROUP”；
根據訂單的年期分為 2014、2015、2016、2017。進入 2017 後，逐個建立“包裝資料”、“客戶 PO”、“PI”、“採購合同”、“大貨照片及驗貨情況”、“裝船通知”、“報關單據”和“結匯單據”；
建立兩個 TXT 文本，一個是“到款記錄”，一個是“快遞單號記錄”。
這樣雖然前期工作量比較大，不過大家可以複製操作，並且熟練後一切都一目了然。
關於筆記本，沒有太多好說的。一般就是寫上客戶的需求資訊和要點。我的建議是多準備一個小筆記本，只用來寫下客戶的詢問，因為研究客戶的詢問很重要，可以瞭解客戶的心理。
或許你現在離地成佛不遠了，騰道告訴你千萬不要放棄自己。高效做事才不虛度，向佛系外貿人 say NO！
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