臨近年關， 操辦年會就成了行政工作的重中之重。 最近， 有行政er焦急地在群裡發問：公司規模小， 第一次辦年會， 該怎麼做？
雖然規模不大，
今天， 小知就來和大家談談， 如何順利辦完一場年會（百人左右）！快來看看吧～
一年會策劃
百人左右的企業已經初具規模了， 如果年會不事先經過策劃， 勢必會出亂子哦。 第一次辦年會的行政er， 更應該重視年會策劃這件事！從這幾步做起。
1需求調研
老闆的需求很關鍵哦。 首先， 行政要先與老闆溝通， 詢問他想要什麼樣的形式， 預算是多少。 在這個基調上才能接著往下開展行政工作。
有的公司還會採用問卷來徵集員工意見。 但這麼做可能會收集到各種“天馬行空”或者“過於高大上”的想法， 一方面對行政執行幫助不大， 另一方面也難以滿足， 最終產生落差感。 所以有時候， 行政工作要適當取捨哦！
2確認方案
需求調研後， 行政得結合意見以及預算， 儘快確定下年會的策劃方案。
年會的策劃方案一般包含了這些元素：
基本資訊（日期、場地、參與人員等）；
年會內容（節目、遊戲、互動、抽獎， 以及其他一些老闆想通過年會來傳遞的資訊）；
預算分配（場地、餐飲、禮品、交通、住宿等）；
工作分類（活動文案、會場佈置、年會節目、禮儀迎賓、後勤）等。
行政可以根據自家公司的情況， 再做增減， 打造一個最適合自家公司的策劃案， 再與老闆溝通。
3制定執行計畫並推進
年會籌備的時間長、工作量大且瑣碎， 如果沒有一份切實有效的流程計畫表， 很有可能會導致年會日期到了， 年會籌備卻還沒完全到位的局面。 面對這複雜流程、待確定的事項， 如何安排合理的時間呢？
這時候， 可以用倒推法來梳理流程哦：
將年會事項分割成細塊， 利用倒推法來確定每個細塊事項執行的時間計畫表。 將執行的重點日期標紅， 就可以梳理出一個非常清晰的年會流程執行計畫表了！
對於第一次辦年會的行政來說，年會流程表的意義除了督促自己如期完成任務以外，也起到了一個查缺補漏的作用。可以讓自己在年會前就發現並解決問題哦。
二推進落地
在推動落地的過程中，可以按照工作類別來分塊進行，將需要提前準備或者時間籌備比較長的項放在前面。下面我們就根據吃飯+表演的年會組合形式來聊聊年會策劃的推動落地～
1預訂場地
百人左右的公司規模，可以選擇酒店或者度假村。不過選擇場地的話，一定一定一定要注意提早預訂！因為場地真的太重要了，年底又正是搶場地的時候，很多好的場地不好預訂。有了場地，方案和具體預算的分配，可以配合場地來做或者調整。
第一次選擇場地的朋友，可以多注意以下幾點：
1、場地的遠近會影響到員工的整體感受。遠的場地一般遠離市區，環境優美，能讓員工更放鬆。但要安排員工的交通住宿問題。近的場地交通便利，可以讓員工自行解決交通。行政要在這中間做一個權衡～
2、場地的大小要合乎人數。預定的場地過大，參與人員坐得不夠緊湊，年會的氣氛就烘托不起來；場地過小，又會使員工產生拘束感。為了確保場地面積適宜，一定要現場核實場地！
3、場地最好要有能支援年會活動的設備。比如音響、燈光等。既能促進活動的順利進行，又能節省預算，避免了行政再找供應商。
4、現場檢查場地的功能設施配備。比如廁所距離活動場地的距離，有沒有配備消防栓、逃生口等。舉辦大型活動時，要有預防突發性災難的意識！
4、場地附近還要有停車位。可以方便公司同事及邀請來的客戶嘉賓泊車～
2人的調動
不管舉辦多大的活動，都需要調動人員！尤其是行政人手有限，所以最好能調動公司人員一起來完成年會的籌備。人員的調動越早越好，這樣可以給後期活動執行預留出足夠的時間。
大致上來說，需要行政調動的年會人員有三類：
1、年會支持人員：年會總導演、主持人、節目表演人員、錄影師、攝影師、簽到負責人、會場佈置負責人、獎品負責人等需要參與到年會籌備中的人員。原則上，參與年會支持的工作人員儘量精簡，以便於有更多的人能參與年會活動。
2、需提前邀請的人員：老闆、高層、公司合作夥伴等。老闆與高層一般很忙，如果需要他們表演節目或是上臺講話，應該提早去溝通哦！提早對嘉賓進行邀請，既表達了禮節，也有利於嘉賓調整檔期。
3、外包支持人員：舞臺供應商、餐飲供應商等。供應商也需要提前聯繫，並且沒有合作過的供應商，一定一定一定要再三和他確認時間及流程！不要發生時間到了供應商卻爽約的情況。
行政可以根據自己公司年會的需求和形式，並且結合預算，更好地安排人員調動的時間～
3活動的安排
活動的安排同樣可以細分成幾塊！比如可以從活動流程、亮點環節、活動餐飲、現場佈置幾方面去考慮。
a.活動流程
活動當天的流程絕對是重中之重，是整場年會籌備工作的直接展示，關係到了年會的成敗問題。所以第一次辦年會的行政，一定要事先將活動流程在腦子裡跑幾遍，看看有沒有疏漏～
為了保證活動當天流程的順利進行，可以注意這幾點：
1、制定好詳盡的流程安排，越詳細越好。
2、環節銜接要預留比較機動的時間。環節與環節間不必卡死，以便於及時做plan B的調整。
3、要對流程進行彩排。讓參與人員都能對流程節奏與內容產生熟悉感。
4、前期後期的時間安排要合理。活動前期要預留交通時間，活動結束的時間也要合理，不能太晚，方便大家散場回家。
5、要有人在現場對流程全程監控。督促流程的走向，出現問題時及時更換計畫。
b.設立亮點環節
年會最好不要只設立吃飯和表演兩個環節！行政可以看看哪些地方能增設一些亮眼環節，用以熱場。如果整場年會下來，員工們只有吃吃喝喝看表演，那也是非常boring的！
亮眼環節可以是有趣的老闆節目、獎品誘人的抽獎活動，或者好玩的熱場小遊戲！這些設置，可以讓整個年會更有趣，完成度更高。設計這些環節的時候，一定要多與人溝通，聽聽他人的意見，確保是切實亮眼的設計，不然反而會拖了年會的後腿。
c.現場佈置
活動現場的佈置可以分為兩塊，一塊是需要提前佈置完畢的，另一塊是等活動當天佈置的～可以將這兩塊加以區分。
比如簽名板這種大型物品就可以提前去佈置。氣球拱門等耗時耗力的裝飾品最好也要提前弄好。而易拉寶、茶歇等易調動的小物品最好等活動當天佈置，避免丟失～
d.解決餐飲
年會的餐飲也是頭等大事一件！場地選擇在酒店的話，可以讓酒店幫忙解決餐飲。除此之外，行政們還可以選擇找餐飲供應商來解決問題，餐飲關係到員工健康，更要重視供應商考核哦～
除了傳統的圓桌聚餐形式外，採用自助餐的形式也不錯，既能滿足百人規模的企業就餐，還可以讓員工們在年會現場更自在、靈活。
年會開始之前，往往只有行政們知道場地長啥樣～所以貼心的行政們可以擬出現場分桌圖，在圖中注明活動場地大門、逃生口、衛生間等重要位置，以及活動現場的桌位安排。
4交通住宿
如果是將全體員工拉到郊區開年會，一開又是兩三天，那麼行政們還要考慮交通和住宿的問題。
交通的話可以請外包的供應商幫忙解決，集體行動，解決出行。住宿的話，要注意每間房人數安排的合理性。太擠會讓員工產生排斥感，太空也不利於活動預算把控。一般一間房安排2-4人為宜。
5活動宣傳
行政在舉辦年會的過程中，一定要重視宣傳～可以通過郵件、公眾號、內網等形式進行，讓行政可以更好地瞭解員工的想法，員工也能即時知道行政都做了哪些工作。
1、前期宣傳：年會前期可以選擇進行多次不同內容的劇透宣傳，一方面保持了資訊互動，有利於員工瞭解年會活動，產生參與感，另一方面也能增強他們對活動的期待感和熱情。
2、後期宣傳：對整場年會做回顧，可以盤點年會現場的經典瞬間，也可以發一些活動花絮。通過情感調動起員工的凝聚力。
3、收集回饋：還可以通過問卷調查等形式，收集員工關於整場年會的意見並展示，讓員工瞭解行政工作還有哪些方面可供改進。
三注意事項
除了以上說到的，還有一些注意事項，也值得看一看。
1、電子設備做好備份。年會現場的PPT要事先複製到另一台電腦上，避免電腦臨時罷工。
2、年會節目和參演人員發生變化，要事先通知並安排，留出時間調整。避免年會當天節目出紕漏。
3、整個年會的文檔清單，除了相關負責人要有以外，年會總負責人都要有備份。
4、年會結束後，要記得檢查現場，將能回收的物品整理好，第二年還能用。現場有遺落的物品，要記得保管並聯繫到個人。
5、如果年會需要用到供應商，一定一定一定要再三確認供應商的品質。
最後
每次年會，都是行政壓力和工作量最大的時候之一。但其實懂得將大事項分割成一塊塊待解決的小事項，就能讓行政工作更輕鬆一點，開展年會的思路更清晰。
也許這是有些行政第一次辦年會，還沒有經驗。但隨著時間的積累，相信每個人都能有獨當一面的一天。
—END—
對於第一次辦年會的行政來說，年會流程表的意義除了督促自己如期完成任務以外，也起到了一個查缺補漏的作用。可以讓自己在年會前就發現並解決問題哦。
二推進落地
在推動落地的過程中，可以按照工作類別來分塊進行，將需要提前準備或者時間籌備比較長的項放在前面。下面我們就根據吃飯+表演的年會組合形式來聊聊年會策劃的推動落地～
1預訂場地
百人左右的公司規模，可以選擇酒店或者度假村。不過選擇場地的話，一定一定一定要注意提早預訂！因為場地真的太重要了，年底又正是搶場地的時候，很多好的場地不好預訂。有了場地，方案和具體預算的分配，可以配合場地來做或者調整。
第一次選擇場地的朋友，可以多注意以下幾點：
1、場地的遠近會影響到員工的整體感受。遠的場地一般遠離市區，環境優美，能讓員工更放鬆。但要安排員工的交通住宿問題。近的場地交通便利，可以讓員工自行解決交通。行政要在這中間做一個權衡～
2、場地的大小要合乎人數。預定的場地過大，參與人員坐得不夠緊湊，年會的氣氛就烘托不起來；場地過小，又會使員工產生拘束感。為了確保場地面積適宜，一定要現場核實場地！
3、場地最好要有能支援年會活動的設備。比如音響、燈光等。既能促進活動的順利進行，又能節省預算，避免了行政再找供應商。
4、現場檢查場地的功能設施配備。比如廁所距離活動場地的距離，有沒有配備消防栓、逃生口等。舉辦大型活動時，要有預防突發性災難的意識！
4、場地附近還要有停車位。可以方便公司同事及邀請來的客戶嘉賓泊車～
2人的調動
不管舉辦多大的活動，都需要調動人員！尤其是行政人手有限，所以最好能調動公司人員一起來完成年會的籌備。人員的調動越早越好，這樣可以給後期活動執行預留出足夠的時間。
大致上來說，需要行政調動的年會人員有三類：
1、年會支持人員：年會總導演、主持人、節目表演人員、錄影師、攝影師、簽到負責人、會場佈置負責人、獎品負責人等需要參與到年會籌備中的人員。原則上，參與年會支持的工作人員儘量精簡，以便於有更多的人能參與年會活動。
2、需提前邀請的人員：老闆、高層、公司合作夥伴等。老闆與高層一般很忙，如果需要他們表演節目或是上臺講話，應該提早去溝通哦！提早對嘉賓進行邀請，既表達了禮節，也有利於嘉賓調整檔期。
3、外包支持人員：舞臺供應商、餐飲供應商等。供應商也需要提前聯繫，並且沒有合作過的供應商，一定一定一定要再三和他確認時間及流程！不要發生時間到了供應商卻爽約的情況。
行政可以根據自己公司年會的需求和形式，並且結合預算，更好地安排人員調動的時間～
3活動的安排
活動的安排同樣可以細分成幾塊！比如可以從活動流程、亮點環節、活動餐飲、現場佈置幾方面去考慮。
a.活動流程
活動當天的流程絕對是重中之重，是整場年會籌備工作的直接展示，關係到了年會的成敗問題。所以第一次辦年會的行政，一定要事先將活動流程在腦子裡跑幾遍，看看有沒有疏漏～
為了保證活動當天流程的順利進行，可以注意這幾點：
1、制定好詳盡的流程安排，越詳細越好。
2、環節銜接要預留比較機動的時間。環節與環節間不必卡死，以便於及時做plan B的調整。
3、要對流程進行彩排。讓參與人員都能對流程節奏與內容產生熟悉感。
4、前期後期的時間安排要合理。活動前期要預留交通時間，活動結束的時間也要合理，不能太晚，方便大家散場回家。
5、要有人在現場對流程全程監控。督促流程的走向，出現問題時及時更換計畫。
b.設立亮點環節
年會最好不要只設立吃飯和表演兩個環節！行政可以看看哪些地方能增設一些亮眼環節，用以熱場。如果整場年會下來，員工們只有吃吃喝喝看表演，那也是非常boring的！
亮眼環節可以是有趣的老闆節目、獎品誘人的抽獎活動，或者好玩的熱場小遊戲！這些設置，可以讓整個年會更有趣，完成度更高。設計這些環節的時候，一定要多與人溝通，聽聽他人的意見，確保是切實亮眼的設計，不然反而會拖了年會的後腿。
c.現場佈置
活動現場的佈置可以分為兩塊，一塊是需要提前佈置完畢的，另一塊是等活動當天佈置的～可以將這兩塊加以區分。
比如簽名板這種大型物品就可以提前去佈置。氣球拱門等耗時耗力的裝飾品最好也要提前弄好。而易拉寶、茶歇等易調動的小物品最好等活動當天佈置，避免丟失～
d.解決餐飲
年會的餐飲也是頭等大事一件！場地選擇在酒店的話，可以讓酒店幫忙解決餐飲。除此之外，行政們還可以選擇找餐飲供應商來解決問題，餐飲關係到員工健康，更要重視供應商考核哦～
除了傳統的圓桌聚餐形式外，採用自助餐的形式也不錯，既能滿足百人規模的企業就餐，還可以讓員工們在年會現場更自在、靈活。
年會開始之前，往往只有行政們知道場地長啥樣～所以貼心的行政們可以擬出現場分桌圖，在圖中注明活動場地大門、逃生口、衛生間等重要位置，以及活動現場的桌位安排。
4交通住宿
如果是將全體員工拉到郊區開年會，一開又是兩三天，那麼行政們還要考慮交通和住宿的問題。
交通的話可以請外包的供應商幫忙解決，集體行動，解決出行。住宿的話，要注意每間房人數安排的合理性。太擠會讓員工產生排斥感，太空也不利於活動預算把控。一般一間房安排2-4人為宜。
5活動宣傳
行政在舉辦年會的過程中，一定要重視宣傳～可以通過郵件、公眾號、內網等形式進行，讓行政可以更好地瞭解員工的想法，員工也能即時知道行政都做了哪些工作。
1、前期宣傳：年會前期可以選擇進行多次不同內容的劇透宣傳，一方面保持了資訊互動，有利於員工瞭解年會活動，產生參與感，另一方面也能增強他們對活動的期待感和熱情。
2、後期宣傳：對整場年會做回顧，可以盤點年會現場的經典瞬間，也可以發一些活動花絮。通過情感調動起員工的凝聚力。
3、收集回饋：還可以通過問卷調查等形式，收集員工關於整場年會的意見並展示，讓員工瞭解行政工作還有哪些方面可供改進。
三注意事項
除了以上說到的，還有一些注意事項，也值得看一看。
1、電子設備做好備份。年會現場的PPT要事先複製到另一台電腦上，避免電腦臨時罷工。
2、年會節目和參演人員發生變化，要事先通知並安排，留出時間調整。避免年會當天節目出紕漏。
3、整個年會的文檔清單，除了相關負責人要有以外，年會總負責人都要有備份。
4、年會結束後，要記得檢查現場，將能回收的物品整理好，第二年還能用。現場有遺落的物品，要記得保管並聯繫到個人。
5、如果年會需要用到供應商，一定一定一定要再三確認供應商的品質。
最後
每次年會，都是行政壓力和工作量最大的時候之一。但其實懂得將大事項分割成一塊塊待解決的小事項，就能讓行政工作更輕鬆一點，開展年會的思路更清晰。
也許這是有些行政第一次辦年會，還沒有經驗。但隨著時間的積累，相信每個人都能有獨當一面的一天。
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