運用精益生產工具對辦公業務流程的周快速改善突破

-定義: 企業辦公流程改善突破法是運用精益生產原則和工具對企業的辦公流程進行突破性改善-改善工具: 流程圖, 工藝流程圖, 柱狀圖, 腦力激蕩法, 影響度 / 困難度分析, 標準化操作…-改善目標: 辦公業務流程的快速改善重點在於通過企業辦公流程優化來縮短公司運作週期時間以提升公司非生產部門運作效率及資訊的流動

辦公業務流程之周快速改善突破方法（5天改善）

▌準備階段：

1．改善項目選取即課題的選取。

--根據企業目標策略進行選取；

--根據部門關鍵績效指標（KPI）進行選取；

--通過VSM方法找到課題，越靠近用戶端的專案越優先安排。

--其他部門的要求；

--公司內部經常面對的問題，如下列一些可能的改善項目：

倉庫成品庫存減少、生產領料流程改善、現金報銷流程改善、減少部門存檔檔資料、樣板/新產品評估流程、減少模具驗證週期、縮短供應商認證週期等等。

2．目標制定。

確立明確的，挑戰性的目標；

3．資源準備。

包括跟辦公流程相關的資料提前準備，及預先聯繫相關部門或相關供應商做好支持準備；

4．組隊。

根據選取的專案確定團隊成員，對於有的專案，需要成員具有一定的決定權以及推動其他部門做事的權力。

另外，同隊不要有太多類似功能人員，避免偏向性，不易於突破，注意比例分配，人員以12至15人為佳。

▌實施階段：

一個5天時間的快速改善突破，現簡述其每天議程如下：

1．第一天培訓

對全體組員進行精益辦公業務流程改善的概念，原理及工具方面的培訓

2．第二天瞭解現狀，找出改善機會

--定義目標及範圍；

--繪製目前企業的辦公業務流程圖；

--定義每個步驟；

--計算流程步驟、VA、NVA、交接、延誤等等；

--計算目前的週期時間；

--界定浪費；

--檢討目標及範圍制定初步改善的方案；

--改善公報

3．第三天實施改善，

制定新辦公流程

--標識可減少步驟；

--持續優化辦公流程，消除延誤減少審批，減少長週期時間步驟；

--制定新辦公流程；

--重新計算新辦公流程的步驟、週期時間、增值比例、檔數量；

--類比新辦公流程；

--檢討目標

4．第四天持續改善，標準化

--類比並推行部分新辦公流程；

--制定標準化檔；

--檢討標準化檔；

--優化新辦公流程並總結改善效果；

--改善報告準備；

--設定關鍵控制點

5．第五天常規的如果前面4天進展順利，第5天基本就是向公司管理層報告的一個會議。

--標準化辦公流程；

--後續行動30天跟蹤單；

--向管理層彙報改善成果。

辦公業務流程改善和生產現場快速改善突破的流程基本類似，只是所用的工具不一樣。生產現場的問題更容易用眼和資料明瞭問題點，而辦公業務流程卻不容易找到問題點。只有通過VSM，流程圖等等工具，把問題目視化後，才找到真正的問題所在。