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體系審核秘笈,審核問題這樣問就對了

做體系審核是一個不斷問問題的過程, 困擾很多內審員的是:在審核時, 應該怎麼問問題?照著標準的章節條款, 按部就班地問著對方不知所云的問題?

別擔心, 這裡有一個簡單有效的秘笈, 內審的時候問對下面這十個問題, 你就能對組織的有效性及績效有一個真正的瞭解, 而這正是內審的價值所在。

問題一:針對公司的目標, 你如何為實現這些目標做出貢獻?

問這個問題能瞭解到:

公司的目標設定, 是否與戰略相聯繫(Organization objectives)

目標是否逐層展開至了每位員工, 並充分溝通(Communication)

有沒有為實現這些目標制定了行動方案,

還是僅僅有個目標而已(Planning)

有沒有為員工提供培訓、支援以完成目標(Training)

有沒有定期檢查目標完成進度(Performance evaluation)

問題二:當產品、物料或者服務出現問題時, 你會怎麼辦?

問這個問題能瞭解到:

是不是有不良品識別、隔離的機制(NC identification)

處理不良品時, 各部門的職責定義是否清晰(NC procedure)

針對最終不良品處理方式(報廢、返修等), 有沒有審核及批准機制(Review and approval)

有沒有對不良品的資料做趨勢、主要問題分析, 還是僅僅“處理”掉不良品了而已(Data analysis)

有沒有制定改善措施, 以減少不良品的發生(CAPA)

問題三:你怎麼確保產品(服務)是合格的?

問這個問題能瞭解到:

最開始有沒有對客戶要求(Contract review)、法律法規要求進行識別

有沒有對識別出的問題進行差距分析(Gap analysis)並制定改進措施

在產品釋放時, 有沒有驗證符合性(針對客戶要求及法律法規要求)

後續進行產品變更時, 如何一直確保這個符合性(Change management)

問題四:你是如何做問題預防的?

問這個問題能瞭解到:

有沒有識別風險並加以控制的機制(FMEA, Control plan)

有沒有對關鍵的資料做定期的分析(Data analysis)

來自員工的改善建議有沒有被收集及處理(Idea management)

預防措施是如何與客戶溝通的(Customer communication)

問題五:在你的本職工作中, 你是怎麼做來提升客戶(內部或外部客戶)滿意度的?

問這個問題能瞭解到:

有沒有去收集客戶滿意度數據(Customer focus, Customer related-process)

有沒有對這些資料進行監控(Monitor and measurement)並進行風險及機遇分析(Risk and opportunity)

與客戶滿意度相關的措施是否與CAPA系統連接

有沒有資源來管理客戶滿意度(Resource management)

客戶滿意度管理是不是組織目標的一部分(Management responsibility)

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