做體系審核是一個不斷問問題的過程, 困擾很多內審員的是:在審核時, 應該怎麼問問題?照著標準的章節條款, 按部就班地問著對方不知所云的問題?
別擔心, 這裡有一個簡單有效的秘笈, 內審的時候問對下面這十個問題, 你就能對組織的有效性及績效有一個真正的瞭解, 而這正是內審的價值所在。
問題一:針對公司的目標, 你如何為實現這些目標做出貢獻?
問這個問題能瞭解到:
公司的目標設定, 是否與戰略相聯繫(Organization objectives)
目標是否逐層展開至了每位員工, 並充分溝通(Communication)
有沒有為實現這些目標制定了行動方案,
有沒有為員工提供培訓、支援以完成目標(Training)
有沒有定期檢查目標完成進度(Performance evaluation)
問題二:當產品、物料或者服務出現問題時, 你會怎麼辦?
問這個問題能瞭解到:
是不是有不良品識別、隔離的機制(NC identification)
處理不良品時, 各部門的職責定義是否清晰(NC procedure)
針對最終不良品處理方式(報廢、返修等), 有沒有審核及批准機制(Review and approval)
有沒有對不良品的資料做趨勢、主要問題分析, 還是僅僅“處理”掉不良品了而已(Data analysis)
有沒有制定改善措施, 以減少不良品的發生(CAPA)
問題三:你怎麼確保產品(服務)是合格的?
問這個問題能瞭解到:
最開始有沒有對客戶要求(Contract review)、法律法規要求進行識別
有沒有對識別出的問題進行差距分析(Gap analysis)並制定改進措施
在產品釋放時, 有沒有驗證符合性(針對客戶要求及法律法規要求)
後續進行產品變更時, 如何一直確保這個符合性(Change management)
問題四:你是如何做問題預防的?
問這個問題能瞭解到:
有沒有識別風險並加以控制的機制(FMEA, Control plan)
有沒有對關鍵的資料做定期的分析(Data analysis)
來自員工的改善建議有沒有被收集及處理(Idea management)
預防措施是如何與客戶溝通的(Customer communication)
問題五:在你的本職工作中, 你是怎麼做來提升客戶(內部或外部客戶)滿意度的?
問這個問題能瞭解到:
有沒有去收集客戶滿意度數據(Customer focus, Customer related-process)
有沒有對這些資料進行監控(Monitor and measurement)並進行風險及機遇分析(Risk and opportunity)
與客戶滿意度相關的措施是否與CAPA系統連接
有沒有資源來管理客戶滿意度(Resource management)
客戶滿意度管理是不是組織目標的一部分(Management responsibility)