作者丨王松林
來源丨三茅人力資源網
規章制度是企業的重要檔， 相當於企業的內部“法律”， 因此， 要求規章制度設計要嚴謹規範。
人力資源規章制度的結構和編寫要求
企業的規章制度應該形成統一的標準規範， 通常來講， 一個完整規範的人力資源規章制度應該包含以下內容結構：
1、制度名稱
制度名稱應能概括整個規章制度最重要的內容， 題目力求簡潔， 最好控制在15字以內， 如不能說明概括， 可選擇副標題概括表述。
制度名稱一般由制度發佈主體、制度物件名稱、制度種類三部分組成。 發佈主體一般標明為企業名稱， 比如“XX科技有限公司”；制度物件名稱應使用規範術語， 指明被規範物件的範圍， 比如“員工招聘管理”；制度種類應接續在制度物件名稱之後， 比如“制度”、“辦法”、“條例”等， 必要時在後加注限定成份， 比如“暫行”、“試行”、“補充”等字樣， 限定成份加注於制度種類之後應用括弧括入。
【示例】“XX科技有限公司員工招聘管理制度（試行）”
l 制度名稱中除引用的法規、規章制度等名稱需加書名號外， 一般不加標點符號。
l 制度物件名稱過長時， 在制度正文的敘述中可用簡稱， 但應在第一次出現時用括弧加以說明。
【示例】“為規範......特制訂《XX科技有限公司員工招聘管理制度（試行）》（以下簡稱‘本制度’）
2、制度正文
依次包括“制定目的、制定依據、適用範圍、管理職責、管理內容與要求、實施日期、解釋權屬、其他說明”等內容。
“制定目的、制定依據、適用範圍”等內容可依次編排在第一章內， 章題為“總則”；
“管理職責”可單設一章， 也可在其它章內表述；
“管理內容及要求”是制度的主體， 可視情況設若幹章；
“實施日期、解釋權屬、其他說明”等內容應編排在最後一章， 章題為“附則”。
l 制定目的主要說明制定制度的動機及所要實現的結果。 該部分內容應置於正文第一章的第一條。 編寫時應採用以下典型用語：
【示例】“為 ……特制訂本制度。 ” “為了……制定……辦法。 ”
l 制定依據主要說明制定制度的前提和依據。 構成依據的主要指有關政策法規、上級指示以及公司管理上的客觀需要與要求。 該部分內容可置於正文第一章的第二條， 也可編寫在第一條內。 編寫時應採用以下典型用語：
【示例】“根據（依照、依據）……。 ”
l 適用範圍主要規定制度的適用範圍或應用領域。 必要時， 也可明確規定不適用的範圍和領域。 該部分內容單設一條， 編寫時應採用以下典型用語：
【示例】“本……適用於……。 ” “本……適用於……， 也適用於……。 ” “本……適用於……， ……亦應（亦可）參照執行。 ” “本……不適用於……。 ”
l 管理職責主要明確實施該項管理活動的主管部門和協作部門， 以及他們的相互關係、分工界限、工作內容和職責許可權。
l 管理內容及要求是制度的主體部分， 應詳細規定該項規章制度所涉及的全部內容和應達到的要求， 採取的措施和辦法。 對於內容複雜的制度， 編寫時， 可按計劃、組織、協調、控制、檢查、考核等基本職能排列， 也可按管理事項的邏輯或時間順序列出若干章， 分別進行敘述。
l 實施日期指對檔正式生效實施時間的規定。 該部分內容應單設一條， 編寫時應採用以下典型用語：
【示例】“本……自發佈之日起施行。 ”
l 解釋權屬指對制度的解釋和制度執行的監督具有專屬權的規定。
【示例】“本……由公司……部門負責解釋並監督施行。 ”
l 其他說明明確該制度與其他制度間的關係。 說明時， 應明確與之有關的其他制度是否同時有效、廢止、還是部分廢止。 該部分內容可單設一條， 也可編寫在其他條內。
【示例】“自本制度發佈之日起， 原……同時廢止。 ”
3、制度附件
制度附件是制度的補充部分， 與制度本身具有同等效力。 制度附件可以是相關的工具表格、實施細則、引用檔等。
上述構成部分不是任何一項制度都必須包括的。 具體一 項制度究竟應包括其中哪些內容， 應該根據該項制度的物件特徵和制訂該項制度的目的而確定。
人力資源規章制度的格式要求
企業應該對人力資源規章制度的文本格式進行設計並加以規範，每一個制度均按照相同的格式撰寫，便於在企業內形成認知共識，即員工看到“熟悉的”檔，就知道是公司的規章制度，增強制度的嚴肅性和公信力。一個好的制度要簡潔明瞭、格式統一、嚴謹專業，為了達到上述目標，對規章制度的格式要從以下幾方面進行規範設計。
1、字體字型大小
規章制度的字體應清晰易於閱讀，中文字體推薦使用宋體、黑體、仿宋、楷體，英文字體推薦使用Times New Roman、Arial等，不要使用難於辨識的修飾性字體。字型大小大小建議在五號-三號之間，字體太小或太大都不容易閱讀。讀者可以對下表中的字體來體會清晰的字體對閱讀的説明。
制度字體字型大小比較
推薦字體字型大小
建議避免使用的字體字型大小
宋體五號
宋體小四
宋體四號
黑體五號
黑體小四
黑體四號
仿宋五號
仿宋小四
仿宋四號
Times New Roman
Arial
華文琥珀
幼圓
華文行楷
華文隸書
華文新魏
Bodoni MT Black
BrushScriptMT
2、內容層次和編號
規章制度的內容一般可劃分為“章、節、條、款、項、目”六個層次。章內還可再分節，節以下再分條。每條下可分款、項、目層次。除“款”以外，章、節、條、項、目均冠以數字，分別以漢字或阿拉伯數字表示。
l 制度若設章時，每一章均應有標題，在同一制度內以漢字排號，如“第一章、第二章……”；
l 章內若設節時，每一節均應有標題，節在同一章內以漢字排號，如“第一節、第二節……”；
l “條”在整個制度內以漢字排大流水號，如“第一條、第二條……”；
l “款”是“條”的細分，為條下之“段”，款不編號。
l “項”在“條”內以括弧內漢字排小流水號，如“（一）、（二）……”；
l “目”在項下以阿拉伯數字排小流水號，如“1.、2.……”。
制度的內容層次和編號示例
第二章 招聘工作的組織
第五條 招聘工作的組織分工
公司招聘工作由總公司人力資源部、分公司人力資源部和用人部門共同完成。
（一）總公司人力資源部職責
1、制定招聘的相關制度；
2、組織制定公司人才發展規劃和年度用工計畫，審核總公司各部門、各分公司年度招聘計畫；
……
（二）分公司人力資源部職責
1、在總公司制度基礎上，制定本公司的人才發展規劃和年度用工計畫，落實分公司員工招聘制度和實施細則；
2、編制分公司招聘計畫，並提交總公司人力資源部審批；
……
（三）用人部門職責
1、負責本部門招聘計畫的擬定與協助實施；
2、確定招聘崗位的工作內容和勝任要求；
……
章標題
條（大流水號）
款
項（小流水號）
目（小流水號）
項（小流水號）
目（小流水號）
項（小流水號）
目（小流水號）
3、圖表編號
為了便於表達，規章制度中通常會插入表格、圖形等輔助性資訊。有些圖表是出現在正文當中，有些則是出現在正文之後，作為附件。出現在正文當中的圖表的編號和標題由5部分構成，即“【圖表】+【章編號】+【-】+【小流水號】+【標題】”。例如，第三章中的第2個圖形可以編號為“圖3-2 入職流程圖”；第四章中的第3個表格可以編號為“表4-3應屆畢業生薪資檔位元”
作為附件出現的圖表要按照“圖”或者“表”的類型分類進行編號，例如“附表1 績效係數”、“附圖1 員工晉升路線圖”。
4、段落編排
為了便於閱讀和理解，同時體現規章制度的專業美觀，段落編排也要特別注意。“章”、“節”的標題上、下各空一行居中編排，章題和節題不得置於頁面的最後一行。“條、款、項、目”建議行距為1.5倍，左對齊，首行縮進。
5、頁眉和頁腳
規章制度的頁眉通常可以包含企業名稱、Logo、制度名稱、版本號等資訊；頁腳通常包括頁碼、生效日期、密級說明等。
6、頁面排版
建議規章制度採用A4幅面紙（297mm×210mm），如部分內容編排需要較大幅面紙時，可採用A3幅面紙（297mm×420mm）。上下左右頁邊距不宜過小，建議採用Word預設值，所有的文字、表格、其他符號只能出現在圖文區內。
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人力資源規章制度的格式要求
企業應該對人力資源規章制度的文本格式進行設計並加以規範，每一個制度均按照相同的格式撰寫，便於在企業內形成認知共識，即員工看到“熟悉的”檔，就知道是公司的規章制度，增強制度的嚴肅性和公信力。一個好的制度要簡潔明瞭、格式統一、嚴謹專業，為了達到上述目標，對規章制度的格式要從以下幾方面進行規範設計。
1、字體字型大小
規章制度的字體應清晰易於閱讀，中文字體推薦使用宋體、黑體、仿宋、楷體，英文字體推薦使用Times New Roman、Arial等，不要使用難於辨識的修飾性字體。字型大小大小建議在五號-三號之間，字體太小或太大都不容易閱讀。讀者可以對下表中的字體來體會清晰的字體對閱讀的説明。
制度字體字型大小比較
推薦字體字型大小
建議避免使用的字體字型大小
宋體五號
宋體小四
宋體四號
黑體五號
黑體小四
黑體四號
仿宋五號
仿宋小四
仿宋四號
Times New Roman
Arial
華文琥珀
幼圓
華文行楷
華文隸書
華文新魏
Bodoni MT Black
BrushScriptMT
2、內容層次和編號
規章制度的內容一般可劃分為“章、節、條、款、項、目”六個層次。章內還可再分節，節以下再分條。每條下可分款、項、目層次。除“款”以外，章、節、條、項、目均冠以數字，分別以漢字或阿拉伯數字表示。
l 制度若設章時，每一章均應有標題，在同一制度內以漢字排號，如“第一章、第二章……”；
l 章內若設節時，每一節均應有標題，節在同一章內以漢字排號，如“第一節、第二節……”；
l “條”在整個制度內以漢字排大流水號，如“第一條、第二條……”；
l “款”是“條”的細分，為條下之“段”，款不編號。
l “項”在“條”內以括弧內漢字排小流水號，如“（一）、（二）……”；
l “目”在項下以阿拉伯數字排小流水號，如“1.、2.……”。
制度的內容層次和編號示例
第二章 招聘工作的組織
第五條 招聘工作的組織分工
公司招聘工作由總公司人力資源部、分公司人力資源部和用人部門共同完成。
（一）總公司人力資源部職責
1、制定招聘的相關制度；
2、組織制定公司人才發展規劃和年度用工計畫，審核總公司各部門、各分公司年度招聘計畫；
……
（二）分公司人力資源部職責
1、在總公司制度基礎上，制定本公司的人才發展規劃和年度用工計畫，落實分公司員工招聘制度和實施細則；
2、編制分公司招聘計畫，並提交總公司人力資源部審批；
……
（三）用人部門職責
1、負責本部門招聘計畫的擬定與協助實施；
2、確定招聘崗位的工作內容和勝任要求；
……
章標題
條（大流水號）
款
項（小流水號）
目（小流水號）
項（小流水號）
目（小流水號）
項（小流水號）
目（小流水號）
3、圖表編號
為了便於表達，規章制度中通常會插入表格、圖形等輔助性資訊。有些圖表是出現在正文當中，有些則是出現在正文之後，作為附件。出現在正文當中的圖表的編號和標題由5部分構成，即“【圖表】+【章編號】+【-】+【小流水號】+【標題】”。例如，第三章中的第2個圖形可以編號為“圖3-2 入職流程圖”；第四章中的第3個表格可以編號為“表4-3應屆畢業生薪資檔位元”
作為附件出現的圖表要按照“圖”或者“表”的類型分類進行編號，例如“附表1 績效係數”、“附圖1 員工晉升路線圖”。
4、段落編排
為了便於閱讀和理解，同時體現規章制度的專業美觀，段落編排也要特別注意。“章”、“節”的標題上、下各空一行居中編排，章題和節題不得置於頁面的最後一行。“條、款、項、目”建議行距為1.5倍，左對齊，首行縮進。
5、頁眉和頁腳
規章制度的頁眉通常可以包含企業名稱、Logo、制度名稱、版本號等資訊；頁腳通常包括頁碼、生效日期、密級說明等。
6、頁面排版
建議規章制度採用A4幅面紙（297mm×210mm），如部分內容編排需要較大幅面紙時，可採用A3幅面紙（297mm×420mm）。上下左右頁邊距不宜過小，建議採用Word預設值，所有的文字、表格、其他符號只能出現在圖文區內。
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