世界知名時間管理大師的五步時間管理法，人人可以複製
在時間管理的各大門派中，GTD是廣受歡迎的一派。GTD是Getting Things Done的縮寫，這套方法的創始人是大衛·艾倫（David Allen），是世界知名的時間管理大師，有三十多年的管理諮詢經驗，他在2001年的時候開始寫了一系列的書，
GTD認為，一個人沒有效率是因為精力無法集中，精力無法集中，是因為太多事務佔據你的大腦，你需要一直考慮該怎麼樣做這些事，從而分散了精力。
當你在做一件事情的時候，總想著下一件事怎麼做，其實已經失去效率了。
所謂高效率，其實就是一心一用，在做一件事情的時候，專心致志做這件事，把與此無關的信息都清空掉。
你無法在物理上將時間從1分鐘變成2分鐘；你無法改變事情本身；你對事情分輕重緩急，其實是你的主觀的判斷。
所以，時間管理的本質，是管理你的行動和心智。
因此，想要高效率，就要先清空大腦，將事情的安排儲存在大腦以外的地方，明確下一步的具體行動，
GTD的執行有五個核心步驟：收集、清理、組織、回顧、執行。
首先，將你要做的所有事情，都收集到一起，這些收集的物件稱為“材料”。材料包括實物資料和腦海中的想法。
實物資料包括寫了安排的記事本、便利貼，
盡可能窮盡所有的事情，因為這一步的目的是為清空大腦做準備，如果沒有窮盡腦海中安排的事情，就會讓這些事情分散了精力。
2.清理對收集的事項，一項一項的處理。這裡的處理，不是馬上著手做，而是對這些事做進一步判斷，
處理的原則是一次處理一個事項，只出不進，已經處理過的事項永遠不要拿回來重新處理。
具體做法：當你面對一個事項時，先判斷是否需要行動，比如，是否需要聯繫某個人？是否需要填一份表？是否需要上網搜索材料？等等。
如果什麼事都不需要做，這個資料一般可以分為三類，垃圾，參考資料，待醞釀的事務。
對於垃圾，比如一些以後都用不上的檔資料，
對於參考資料，就是那些你認為將來可能有用的，它們統一放在一個資料夾裡，無論是實物的還是電腦上的檔，以備需要時查找。
對於待醞釀的事務，就是那些暫時不知道怎麼做的，或者現在可以做可以不做的事，將它們記錄在備忘錄上，或者放在一個叫“將來某時/也許”的資料夾中，以後可以不時回顧這些事項，然後根據情況將它們一一實踐。
上面是事項不需要行動的處理方法，如果事項需要採取行動，該怎麼做呢？
需要採取行動的事項具體又分為三種情況：
立即行動。如果一件事情能在兩分鐘之內完成，就立即行動，把這件事情做了，然後這件事就可以了結了。
委派他人。這件事可交代別人去做，這件事的下一步是他人的職責範圍，那麼，你將這類事交代出去以後，要統一放在一個地方，做好交代日期的記錄，並及時跟蹤進度。
延遲處理。這類事情有兩種情況，一種情況是，規定了具體時間去做，比如星期五早上9九點參加會議，你只需要將這個安排記錄在日程表上，如果是排程的軟體，還可以設置提醒，到時候執行就可以。
另一種情況是待辦事項，即沒有明確時間要求，越早完成越好的事。對於這種事，需要進一步的處理，下面詳細講。
經過上面的步驟，不需要行動的材料已經清理掉，可以立即執行的已經完成，有明確執行日期的事項，則已經放到日程表上，現在剩下的，就是那些需要延遲執行的待辦事項。
（1）明確下一步具體行動
對於這些事項，要明確下一步行動具體要做什麼。所謂下一步行動，就是可以執行的步驟。
比如，你有一項任務是“發佈會預演”，但是這個表達很模糊，你應該問自己，你在整個發佈會專案中，負責哪個部分？是聯繫場地、媒體和嘉賓，推演發佈會流程，還是檢查設備與物料？
一個公式：下一步行動 = 時間+做什麼事 + 關鍵人
如果你負責的是發佈會流程，那想想看下一步應該做什麼，然後把上面公式套進去：
流程做好了嗎？做好了
發佈會誰去講？領導
和領導過一遍流程了嗎？還沒有，下一步應該要過流程了
什麼時候做？明天上午 9 點
那麼，你就可以改寫任務為：明天上午 9 點（時間）和 領導（關鍵人）過發佈會流程（做什麼事）。
然後，這件事就可以放入日程表，到時候執行就可以。
（2）進行分類處理
處理這些代辦事項的最好方法，是根據情景進行分類。
所謂情景，就是你在做一件事時的條件或者地點。
比如，可以將事項分為以下幾類：
電話
在電腦旁
在辦公室
在家
外出事宜
議事日程（需要和別人討論商量的事情）
閱讀/回顧（平時收藏留待以後再讀的文章資料）
將所有需要打電話處理的事情，都放在“電話”清單中，將所有需要用電腦處理的事情，都放到“在電腦旁”清單中，如此類推。
當你在電話旁的時候，打開“電話”清單，對照上面的事項處理就。同理，“在電腦旁”、“在辦公室”、“在家”、外出事宜”也是一樣。
“議事日程”裡放的是那些需要和別人溝通的事情，比如，你今天要去見某人，你打開議事日程清單，看看有沒有需要和他商量的事情，或者需要告訴他什麼事情。
“閱讀/回顧”放的是平時收集到但當時沒有時間看，但需要進一步閱讀的資料。這些資料很容易被遺忘，所以要專門分類，找時間處理。
4.回顧上面的步驟，是一個動態的系統，你需要不時回顧檢查，讓你對自己的任務心中有數。
首先，不時查看日程表，這樣可以知道需要進行哪些工作。
然後，根據情景查看清單。如果你在電話旁，就查看“電話”清單，看看有沒有電話需要打；如果出外辦事，就查看“外出事宜”清單，確保在外面把需要辦的事情辦妥，免得忘了做某事來回跑。
再次，及時更新你的系統。接到什麼新任務，馬上按照上面的流程，將這件事放到合適的地方，安排執行。
最後，做每週的回顧。在一個星期抽一天時間，對這個星期的任務進行檢查，看是否有遺漏；看是否有需要收集的新任務，馬上將其納入系統中處理；流覽下周的事項安排，如果不合適可以做出調整；自己有什麼新想法，可以收集記下來。
總之，回顧的目的是為了及時清空大腦。
上面列出了處理各種事項的流程和方法，但是，具體到某個時間上，當有幾個任務同時出現的時候，如何判斷先做哪件事？
可以參考四個標準：情景、有多少時間、有多少精力、重要性。
情景。在任何時候，你首先考慮的，是你在這個條件下，你手頭上掌握了什麼資源，能做些什麼事。在不合適的地點或者手上缺乏必要的工具，你沒有辦法完成某些任務，那麼這些任務是不用考慮的。
這個跟上面構建情景清單的思路是一致的。
有多少時間。選擇行動的第二要素是你掌控時間的長短。目前這個任務要耗費你一個小時，但是你在15分鐘後必須要開會，那麼，你可以選擇一段比較長的沒有打擾的時間再完成這個任務。
有多少精力。當你充沛，思維活躍的時候，處理有難度的工作；當你精神疲憊的時候，處理諸如整理檔、收拾桌子的雜事。
重要性。對於你而言，什麼事情是重要的？除了一些你不得不先完成的工作，你還要思考，自己的責任、目標、價值，從各個層面，找出自己認為重要的事情。這通常是一個主觀的判斷。
結語很多人熱衷時間管理，也嘗試很多方法，但是很難找到湊效的。表面上看是因為沒有做到堅持，其實是沒有將這個方法內化為自己能接受的行動。
內化意味著要不斷實踐、不斷思考和調整，直到它很適合你，你做起來很自然。
GTD這套方法其實不難上手，但是，需要有效的執行，讓它發揮作用，的確需要一段時間的適應和調整。
參考書籍：
[美] 大衛·艾倫 ，《搞定I：無壓工作的藝術(最新版)》，中信出版社
Photo by rawpixel.com on Unsplash
上面是事項不需要行動的處理方法，如果事項需要採取行動，該怎麼做呢？
需要採取行動的事項具體又分為三種情況：
立即行動。如果一件事情能在兩分鐘之內完成，就立即行動，把這件事情做了，然後這件事就可以了結了。
委派他人。這件事可交代別人去做，這件事的下一步是他人的職責範圍，那麼，你將這類事交代出去以後，要統一放在一個地方，做好交代日期的記錄，並及時跟蹤進度。
延遲處理。這類事情有兩種情況，一種情況是，規定了具體時間去做，比如星期五早上9九點參加會議，你只需要將這個安排記錄在日程表上，如果是排程的軟體，還可以設置提醒，到時候執行就可以。
另一種情況是待辦事項，即沒有明確時間要求，越早完成越好的事。對於這種事，需要進一步的處理，下面詳細講。
經過上面的步驟，不需要行動的材料已經清理掉，可以立即執行的已經完成，有明確執行日期的事項，則已經放到日程表上，現在剩下的，就是那些需要延遲執行的待辦事項。
（1）明確下一步具體行動
對於這些事項，要明確下一步行動具體要做什麼。所謂下一步行動，就是可以執行的步驟。
比如，你有一項任務是“發佈會預演”，但是這個表達很模糊，你應該問自己，你在整個發佈會專案中，負責哪個部分？是聯繫場地、媒體和嘉賓，推演發佈會流程，還是檢查設備與物料？
一個公式：下一步行動 = 時間+做什麼事 + 關鍵人
如果你負責的是發佈會流程，那想想看下一步應該做什麼，然後把上面公式套進去：
流程做好了嗎？做好了
發佈會誰去講？領導
和領導過一遍流程了嗎？還沒有，下一步應該要過流程了
什麼時候做？明天上午 9 點
那麼，你就可以改寫任務為：明天上午 9 點（時間）和 領導（關鍵人）過發佈會流程（做什麼事）。
然後，這件事就可以放入日程表，到時候執行就可以。
（2）進行分類處理
處理這些代辦事項的最好方法，是根據情景進行分類。
所謂情景，就是你在做一件事時的條件或者地點。
比如，可以將事項分為以下幾類：
電話
在電腦旁
在辦公室
在家
外出事宜
議事日程（需要和別人討論商量的事情）
閱讀/回顧（平時收藏留待以後再讀的文章資料）
將所有需要打電話處理的事情，都放在“電話”清單中，將所有需要用電腦處理的事情，都放到“在電腦旁”清單中，如此類推。
當你在電話旁的時候，打開“電話”清單，對照上面的事項處理就。同理，“在電腦旁”、“在辦公室”、“在家”、外出事宜”也是一樣。
“議事日程”裡放的是那些需要和別人溝通的事情，比如，你今天要去見某人，你打開議事日程清單，看看有沒有需要和他商量的事情，或者需要告訴他什麼事情。
“閱讀/回顧”放的是平時收集到但當時沒有時間看，但需要進一步閱讀的資料。這些資料很容易被遺忘，所以要專門分類，找時間處理。
4.回顧上面的步驟，是一個動態的系統，你需要不時回顧檢查，讓你對自己的任務心中有數。
首先，不時查看日程表，這樣可以知道需要進行哪些工作。
然後，根據情景查看清單。如果你在電話旁，就查看“電話”清單，看看有沒有電話需要打；如果出外辦事，就查看“外出事宜”清單，確保在外面把需要辦的事情辦妥，免得忘了做某事來回跑。
再次，及時更新你的系統。接到什麼新任務，馬上按照上面的流程，將這件事放到合適的地方，安排執行。
最後，做每週的回顧。在一個星期抽一天時間，對這個星期的任務進行檢查，看是否有遺漏；看是否有需要收集的新任務，馬上將其納入系統中處理；流覽下周的事項安排，如果不合適可以做出調整；自己有什麼新想法，可以收集記下來。
總之，回顧的目的是為了及時清空大腦。
上面列出了處理各種事項的流程和方法，但是，具體到某個時間上，當有幾個任務同時出現的時候，如何判斷先做哪件事？
可以參考四個標準：情景、有多少時間、有多少精力、重要性。
情景。在任何時候，你首先考慮的，是你在這個條件下，你手頭上掌握了什麼資源，能做些什麼事。在不合適的地點或者手上缺乏必要的工具，你沒有辦法完成某些任務，那麼這些任務是不用考慮的。
這個跟上面構建情景清單的思路是一致的。
有多少時間。選擇行動的第二要素是你掌控時間的長短。目前這個任務要耗費你一個小時，但是你在15分鐘後必須要開會，那麼，你可以選擇一段比較長的沒有打擾的時間再完成這個任務。
有多少精力。當你充沛，思維活躍的時候，處理有難度的工作；當你精神疲憊的時候，處理諸如整理檔、收拾桌子的雜事。
重要性。對於你而言，什麼事情是重要的？除了一些你不得不先完成的工作，你還要思考，自己的責任、目標、價值，從各個層面，找出自己認為重要的事情。這通常是一個主觀的判斷。
結語很多人熱衷時間管理，也嘗試很多方法，但是很難找到湊效的。表面上看是因為沒有做到堅持，其實是沒有將這個方法內化為自己能接受的行動。
內化意味著要不斷實踐、不斷思考和調整，直到它很適合你，你做起來很自然。
GTD這套方法其實不難上手，但是，需要有效的執行，讓它發揮作用，的確需要一段時間的適應和調整。
參考書籍：
[美] 大衛·艾倫 ，《搞定I：無壓工作的藝術(最新版)》，中信出版社
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