會議備忘是開會過程的重要產出物,因為每一個會議都不是孤立的事件,每一個會議有明確的目標和預期,會議備忘就是針對目標和會議預期實際執行的一個呈現。
一、會議備忘的核心目的
1、會議成果對公司內其它部門或專案成員有影響,需要有一份資料記載下來給其他人參閱。
2、會議備忘可以給所有參會者一個提醒:自己接下來的行動計畫以及對應的時間點。
3、確保參會的所有人對會議共識處於統一認識水準上( on the same page)。 每個人的記憶隨著時間的流逝會出現偏差,落到書面上才能保證大家日後不會出現分
二、會議備忘的核心要素
1.會議的目的以及基本資訊
2.會議成果與會議決定
3.下一步行動計畫,時間點與負責人
4.需要支援的資源內容
1會議的目的以及基本資訊記錄人提前知道會議目的和參會人員資訊,記錄時間和地點,減少不必要麻煩
2.會議成果和會議內容(核心內容)會議成果:會議是否達成目的,以及是否有新的問題產生會議決定:會議過程中的決定明確記錄下來
3.下一步行動計畫、時間點與負責人明確行動計畫,確定負責人,從而杜絕互相推諉情況出現減少時間流失,沒有時間點的任務指派是耍流氓
4.需要支援的資源內容提前預估可能出現的情況,列舉每一項活動可能需要的資源,做好預算
三、會議備忘注意事項
1.會議中遇到不明問題,及時提問
2.不要用轉述的口氣去描述細節
3.注意總結,不要大段過程
4.會議結束,第一時間發會議備忘錄
5.開會時不要一心二用
6.用哪些工具做會議備忘
1.遇到不明問題,及時提問會議過程中出現不明白的問題,要及時提問確保寸方講的內容,説明梳理所講內容
2不要用轉述的口氣去描述細節不是非常重要的內容,不要用轉述口氣描述細節用名字+觀點的形式列出每位發言人的核心觀點
3記結論,而不是大段的過程會議備忘主要記錄結論,切忌把討論的過程甚至是一些與結論無關的內容也放進去
4會議結束後,第一時間發會議備忘錄最好在會議結束半小時內就給所有參會者發會議備忘,參會者需要拿到行動計畫,開始執行計畫的任務
5.不要一心二用,在開會的時候聊其他內容全身心投入會議,不要三心二用,如果認為會議與自己關係不大,可以提出離開會議處理其他事物
6用什麼工具做會議備忘?使用紙筆或電腦做記錄,手機容易被社交網路影響注意力,而且打字也不方便
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