本文主旨：
1）報價前對詢盤的初步觀察和判斷
2）回復詢價郵件的行文技巧
3）報價單的繕制細節和注意事項
報價的前奏要對詢盤作初步觀察和判斷：
1
看國家/地區
歐美人在工作日中嚴謹， 注重效率和品質， 建議製作成報價單當天發出。
非洲人辦事墨蹟拖遝， 而且會多方面比較價格再來砍價。
印度人無論你怎麼報價他都會喊貴， 阿拉伯地區的人也很喜歡砍價。 如果詢盤內容不夠明確， 適合郵件正文或線上報價。
俄羅斯/南美很多客戶英語不是母語， 所以報價格式不要複雜， 內容也儘量簡單。
2
看內容長短過濾垃圾詢盤
詢盤的內容， 主要有以下幾類：
1 簡單直接問價格 Please give me the price for the power banks. 然後附上圖片甚至沒有。 讓你一不知道數量， 二不知道規格參數。
2 細節齊全數量明確問價格， 這是最受歡迎沒有之一的詢盤。
3 細節繁雜， 數量龐大， 如果是新客戶， 要仔細分辨， 很多都是釣魚類詢盤。
3
看郵箱尾碼/郵箱簽名和對你的稱謂
一般正規的集團/公司或者比較專業的買家他們的郵箱尾碼都是公司名， 即他們用的是企業郵箱。 比方FNG公司， 他們郵箱的尾碼是fng.co.id 類似這樣的尾碼。 對於新客戶請戳：對他們公司獲取更多的瞭解。
還有很多客戶的尾碼是gmail.com, msn.com, hotmail.com, 以及還有其他是根據其所在國家地區的免費郵箱尾碼。 但是， 不能因為客戶用免費郵箱就質疑他的購買力。 有些是怕被供應商騷擾， 所以可能在確認下訂單前一直先用免費郵箱去詢價。
優質的買家的郵箱簽名一般很齊全， 電話網址Facebook等都俱全。 但是不排除有些客戶不願意透露自己資訊太多， 以免被騷擾。 而在稱謂上， 如果一個客戶是很專門寫郵件給你的，
針對以上分析， 可以先過濾掉一些垃圾詢盤， 比如以下幾種：
1 長篇大論， 量特別大， 但是不問細節直接要你報價的詢盤
2 在同一時間段不間歇地重複發郵件的詢盤
3 附帶不明連結/附件的詢盤
回復詢盤的行文技巧
1
針對簡短尋求單一產品而且你可以馬上核價報價的詢盤：
比如
Hello Sophie,
Please I need the price for 5000pcs wristbands.
Mike
類似這種詢盤， 可以不製作報價單， 直接在郵件裡報價。
請看以上報價， 雖然也是簡短回復,但是細節一個沒落。
1. EXW 表示報價條款， 例如這裡指出廠價
2. based on+數量：基於這個基礎的報價， 表示數量對方如果改變， 價格也會有所調整
3. logo printing is excluded：此類針對於做可以印刷logo產品的小夥伴們， 必須講清楚價格不含logo印刷
4. delivery 注明貨期
所以雖然要簡短表達， 但是該表達出去的意思要一樣都不落。
2
針對詢問多款且需要定制並且採購意向很明確的詢盤， 例如以下的郵件:
我們來觀察這樣的郵件。
他發郵件的時候順便發來設計稿和清單需要報價， 品種不繁多， 但是數量，
Dear **,
Well received your inquiry with thanks. 收到你的詢盤， 謝謝。
We are working on it and will update you the offer very soon. 我們現在在處理中， 會很快發你報價。
Sophie
這裡的very soon也是在掐字眼了。 如果你沒有把握什麼時候報價出去， 因為有些業務員是需要經過老闆確認才能報價的， 那就別把回復時間說的太明確。 除非十分把握今天明天發出， 那麼可以說by later today or by tomorrow. 然後再製作報價單發出去。
3
針對資訊不明確需要進一步核實資訊的詢盤：
比如有些客戶會直接WhatsAp或者郵件發你個圖片或者品名告訴你， 他想知道這個的價格。 可是其他資訊都不提。
那麼你就和他互動下來判斷他下單的可能性。
比如一個客戶James發了一台繡花機的圖片給我， 告訴我Please offer me your best price for the embroidery machine. 繡花機種類繁多，無從報價。
那麼我的回復是：
Dear James,
Thank you for your inquiry. Please advise the below details so we can recommend you a suitable model:
1) Home use or factory use?
2) Single Head or Double Heads?
3) What kind of products you will use it for?
Sophie
直奔主題問他繡花機家用還是商用，單頭還是雙頭，要繡在什麼產品上。做其他產品的朋友，在處理產品報價的時候，要瞭解滿足什麼條件了，你才能準確報價或推薦款式。就相應去提問他，在詢問客戶細節的時候，建議用1,2,3,4等專案符號列清，顯得條理性，也好一一回應你。
和很多業務員詢價過，有2類業務員是真的需要改善下自己態度和方式的：
1 問題問不完，而且都是無關痛癢的問題，不影響報價的都問，比如請問你急不急要的，請問你要怎麼包裝的，請問你們付款方式是怎樣的？請問大概什麼時候下單？單子還沒談下來，為何要追問這些無關的問題呢？無疑會讓客戶反感，顯得你很急著拿單。
2 不懂得變通，比如問到的款式剛好沒貨，直接讓人吃閉門羹：沒，不做。如果聰明的業務員，就會變著法子推薦其他的款式過去。或者回答問題和擠牙膏一樣，問一個答一個。而不是一次性把細節都列述好。
請看以下例文：
Dear Ken,
Greetings.
Thanks for your inquiry dated on 1st June,2017.
Kindly see attached our best offer for your required items and further advise.
Thank you.
Sophie
根據此例文大致總結如下：
①如果知道對方的名字就不要再Dear Sir 或Dear Madam了
②不要太多寒暄，商人沒空。比如教材上說的It has been long since we chatted, how are you或how it's going recently甚至曾經收到一句Do you feel well today? Greetings from+公司這些請統統拋掉，但是禮貌性，簡短的寒暄是有必要的。比如 Greetings. 或Good day. 老客戶除了這兩個還可以用Trust you are well. 簡單 寒暄下。
③請查收報價有多種表達，通常是以上那句Kindly see attached/ find enclosed the offer for +產品 或者I am attaching herewith our best offer for+產品。
④請進一步告知進展。Please further advise. 或 Look forward to hearing from you soon.
除了上面提及到，郵件正文直接報價，在外貿的往來中，報價單表格還是比較規範的回復方式。
現在通過舉例來瞭解下報價單的格式。針對不同產品，其實報價單的格式各不相同，而且每個公司基本都會有自己的範本。
我按照這些年處理過的報價單，分以下兩大類：
第一：小禮品/文具/箱包/衣帽/傢俱/電子產品/展示類產品/雨具類等
請看以上的例子來總結下這類報價單的注意事項：
①公司logo/抬頭
②公司資訊及業務員的聯繫方式
③報價日期，並且相應要注明報價有效期
④產品的圖片Photo for Reference
⑤規格 Specification-不同的產品不同的產品參數。比方圓珠筆，最主要的參數是長度和克重，筆芯的顏色，就可以進行報價了。
⑥QTY / MOQ 當客戶沒明確表示定量，一律按照MOQ最小起訂量報價
⑦報價貿易術語 EXW FOB 等+價格 -幣種通常是美金
⑧產品的優點或與眾不同的性能，比如塑膠是回料還是新料，比如充氣材料是環保還是非環保
⑨如果是勞保產品等以件算的產品，比如一次性手套，一次性頭罩等，很多工廠喜歡按照整件報，這樣會顯得單價很高，客人還得按照一箱的數量去算下單價，建議直接按照最小單位報
除了以上，報價單的條款還要加上以下3點，這個報價單才稱齊全：
1
報價的有效期 比如The offer is valid for 30 days. 或Price is valid by+日期 以防因材料變動等因素價格上漲
2
報價會因數量，顏色，尺寸變動而調整。之類的條例以防客戶更改尺寸等規格來砍價。比如我用的Remark: Unit price will be adjusted when QTY is less than MOQ pcs/item, and when color & sizes changes. 放在報價單最後紅色加粗。
3
注明大貨貨期，比如Lead time: Within 20 working days upon confirmation of order 或PP samples 確認訂單或產前樣的20個工作日
此外根據實際情況，例如有些客戶會詢問樣板費，樣板準備期限等都可以一併在表格中體現。
以上通常都是WORD/EXCEL來製作並轉換成PDF. PDF的好處是可以設置不可編輯不可複製，以防客戶用你一模一樣的報價資訊去多方面詢價。
另外一種報價單，是用於需要涉及到多方面的規格，材質等，單純的表格已經無法闡述的時候，建議用word文檔來做。通常不叫offer. 叫proposal方案。
這是我製作過的紙杯機方案。
在第一頁注明機械名稱，以目錄形式概況整個方案的明細，再根據明細來一一圖文闡述。
我會在明確的表格highlight價格和突出一些重要性能的地方。
會指出哪些部分的優勢 區別出和別的機型不同的地方。
在此還要提醒各位報價需要設計到版費，模具費的小夥伴，一定要在報價單仔細明確獨立地體現出來。
點擊“閱讀原文”，查看作者更多內容~
告訴我Please offer me your best price for the embroidery machine. 繡花機種類繁多，無從報價。那麼我的回復是：
Dear James,
Thank you for your inquiry. Please advise the below details so we can recommend you a suitable model:
1) Home use or factory use?
2) Single Head or Double Heads?
3) What kind of products you will use it for?
Sophie
直奔主題問他繡花機家用還是商用，單頭還是雙頭，要繡在什麼產品上。做其他產品的朋友，在處理產品報價的時候，要瞭解滿足什麼條件了，你才能準確報價或推薦款式。就相應去提問他，在詢問客戶細節的時候，建議用1,2,3,4等專案符號列清，顯得條理性，也好一一回應你。
和很多業務員詢價過，有2類業務員是真的需要改善下自己態度和方式的：
1 問題問不完，而且都是無關痛癢的問題，不影響報價的都問，比如請問你急不急要的，請問你要怎麼包裝的，請問你們付款方式是怎樣的？請問大概什麼時候下單？單子還沒談下來，為何要追問這些無關的問題呢？無疑會讓客戶反感，顯得你很急著拿單。
2 不懂得變通，比如問到的款式剛好沒貨，直接讓人吃閉門羹：沒，不做。如果聰明的業務員，就會變著法子推薦其他的款式過去。或者回答問題和擠牙膏一樣，問一個答一個。而不是一次性把細節都列述好。
請看以下例文：
Dear Ken,
Greetings.
Thanks for your inquiry dated on 1st June,2017.
Kindly see attached our best offer for your required items and further advise.
Thank you.
Sophie
根據此例文大致總結如下：
①如果知道對方的名字就不要再Dear Sir 或Dear Madam了
②不要太多寒暄，商人沒空。比如教材上說的It has been long since we chatted, how are you或how it's going recently甚至曾經收到一句Do you feel well today? Greetings from+公司這些請統統拋掉，但是禮貌性，簡短的寒暄是有必要的。比如 Greetings. 或Good day. 老客戶除了這兩個還可以用Trust you are well. 簡單 寒暄下。
③請查收報價有多種表達，通常是以上那句Kindly see attached/ find enclosed the offer for +產品 或者I am attaching herewith our best offer for+產品。
④請進一步告知進展。Please further advise. 或 Look forward to hearing from you soon.
除了上面提及到，郵件正文直接報價，在外貿的往來中，報價單表格還是比較規範的回復方式。
現在通過舉例來瞭解下報價單的格式。針對不同產品，其實報價單的格式各不相同，而且每個公司基本都會有自己的範本。
我按照這些年處理過的報價單，分以下兩大類：
第一：小禮品/文具/箱包/衣帽/傢俱/電子產品/展示類產品/雨具類等
請看以上的例子來總結下這類報價單的注意事項：
①公司logo/抬頭
②公司資訊及業務員的聯繫方式
③報價日期，並且相應要注明報價有效期
④產品的圖片Photo for Reference
⑤規格 Specification-不同的產品不同的產品參數。比方圓珠筆，最主要的參數是長度和克重，筆芯的顏色，就可以進行報價了。
⑥QTY / MOQ 當客戶沒明確表示定量，一律按照MOQ最小起訂量報價
⑦報價貿易術語 EXW FOB 等+價格 -幣種通常是美金
⑧產品的優點或與眾不同的性能，比如塑膠是回料還是新料，比如充氣材料是環保還是非環保
⑨如果是勞保產品等以件算的產品，比如一次性手套，一次性頭罩等，很多工廠喜歡按照整件報，這樣會顯得單價很高，客人還得按照一箱的數量去算下單價，建議直接按照最小單位報
除了以上，報價單的條款還要加上以下3點，這個報價單才稱齊全：
1
報價的有效期 比如The offer is valid for 30 days. 或Price is valid by+日期 以防因材料變動等因素價格上漲
2
報價會因數量，顏色，尺寸變動而調整。之類的條例以防客戶更改尺寸等規格來砍價。比如我用的Remark: Unit price will be adjusted when QTY is less than MOQ pcs/item, and when color & sizes changes. 放在報價單最後紅色加粗。
3
注明大貨貨期，比如Lead time: Within 20 working days upon confirmation of order 或PP samples 確認訂單或產前樣的20個工作日
此外根據實際情況，例如有些客戶會詢問樣板費，樣板準備期限等都可以一併在表格中體現。
以上通常都是WORD/EXCEL來製作並轉換成PDF. PDF的好處是可以設置不可編輯不可複製，以防客戶用你一模一樣的報價資訊去多方面詢價。
另外一種報價單，是用於需要涉及到多方面的規格，材質等，單純的表格已經無法闡述的時候，建議用word文檔來做。通常不叫offer. 叫proposal方案。
這是我製作過的紙杯機方案。
在第一頁注明機械名稱，以目錄形式概況整個方案的明細，再根據明細來一一圖文闡述。
我會在明確的表格highlight價格和突出一些重要性能的地方。
會指出哪些部分的優勢 區別出和別的機型不同的地方。
在此還要提醒各位報價需要設計到版費，模具費的小夥伴，一定要在報價單仔細明確獨立地體現出來。
點擊“閱讀原文”，查看作者更多內容~