一個素質及專業能力良好的CQE往往能將一個重大的投訴化為一般的小異常， 一般的異常能化為一場品質資訊的溝通， 因此在回復8D報告需要講究一定的方法， 以減少公司的負擔或無必要的壓力。
一般情況下， 接到客戶投訴後先應積極將用戶端的異常品進行合理的處理(調換、退貨、派人過去服務等)， 這個動作一定要快， 讓客人感覺我們非常重視， 最好是能電話調解讓客人幫忙挑選或條件接收。 同時還需判斷投訴內容的真實性， 不然白忙活了， 再對公司的庫存品和在製品進行複檢， 並應將複檢結果記錄便於後續的分析。
在調查分析階段， 從個人經驗方面講， 排除法和比較法是分析問題的最佳方法， 排除法即通過4M1E逐個分析， 排除不可能造成不良現象的方法， 最後篩選出來的即為根本原因。 比較法即為通過對可能造成不良現象的原因， 在同條件下進行實驗， 然後通過比較得出是否為真正原因。 還有圖文並茂和資料更能體現原因的真實性與邏輯性。
描述糾正和預防措施時一定要與原因分析符合邏輯， 不然就會露馬腳。 當然在這個過程中， 有些客戶(像日本)會要求提供相應佐證資料， 這時就需要靈活編寫， 達到兩全齊美的效果， 這就需要一定的水準和經驗。
但內部問題的根本原因一定要查出， 必要時召開相關部門進行討論，