手紙文的書寫方式與原則 1. 直書形式—用於一般的私信及禮儀、社交色彩濃厚的公文書及商用文書。 2. 橫書形式─除禮儀、社交色彩濃厚以外的公文書及商用文書， 近來幾乎都採用橫書形式。 3. 一信一目的原則。 4. 文體應統一。 縱書手紙文─基本結構
一、前文：
1.頭語─是書信的開場， 由結語作結束。
頭語與結語有必定的對應關係存在 ， 頭語與結語的對應關係請參考範例1。
2.時候の挨拶
於頭語之後間隔一個字距離書寫， 依寫信時節有不同的書寫方式， 一般較常用的例句請參考範例2。
3.安否と祝福、お禮やお詫びの挨拶
接續於時の挨拶之後， 詢問對方之安否、祝福對方健康、事業繁榮、傳達己方也安好的訊息或感謝對方。 如果有久未問候或回信太遲等情形則應書寫道歉之語。 各種狀況的例句請參考範例3。
二、
主文─為書信的重點所在， 必要事項應無遺漏地正確傳達。 于前文結束後改行書寫，
1.起辭
于前文結束後含有接著開始進入主題的意思所表示的接續詞彙稱為起辭。
起辭包含さて、／ところで、／さっそくですが、／じつは、／つきましでは、／ほかでもありませんが、／さて、このたびは等語。
2.用件
起辭之後接著敘述本信函的主要內容。 是書寫書信的目的中最重要的部分。
在以傳達某些具體事項的書信， 應避免多餘的修飾， 而將必要的事項毫無遺漏地正確傳達。
書寫時應注意的事項包括下列幾點：
（一）主語與述語的關係應正確地書寫。
（二）避免以接續語連接成冗長的句子。
（三）避免使用過多的修飾語。
（四）避免重複地使用二重否定， 並避免重複使用同一詞彙。
（五）避免使用曖昧、抽象的用語。
（六）自己的意見與事實應明確地分開書寫。
（七）「禦」、「貴」、「尊」等不得置於行尾。
（八）「先生」、「禦主人様」、「あなた」及對方的姓名不得置於行尾或分開兩行書寫。
（九）「です」、「ます」、「あります」、「いたします」、「ございます」、「存じます」、以及謙稱自己的用語如「小生」、「わたくし」、「拙(せっ)宅(たく)」、「弊(へい)社(しゃ)」等均不宜置於行頭。
三、末文
1.結びの挨拶
內容包含總結主文的要旨/再次地強調自己的意念/祝福對方一切安好/拜託對方等例句 請參考範例4。
請對方傳言原則上以對受信人的妻子或丈夫為限， 托長者傳言則是失禮行為。
2.結語
於末文結束後另起一行， 於距離行尾一個字處書寫， 如果信箋用紙不敷書寫， 則可書寫於末文最後一行距離行尾約一個字， 且結語詞之間應空一個字的間隔， 如「敬具」應寫為「敬□具」。 且所使用的詞彙應與頭語相對應（參考頭語處頭語與結語之關係─範例１）。
四、後づけ
1.日付
直式書信應於距離行頭二字距離處， 以漢字數字輸入， 可以日本年號或西曆方式書寫。
2.當方の名
應書於発信年月日隔一行靠最下方， 如信箋用紙不足亦可直接於發信年月日行下端署名。 原則上正式應書寫自己完整的姓氏及名字， 只有對很親近的人才能僅寫上姓氏或僅寫上名字。
3.宛て名．敬稱
受信者名稱， 尤其須注意的是受信者名稱之後之敬稱。
受 信 者 名 稱 敬 稱 範 例
公司行號、團體、政府機關 禦中、各位 ○○○株式會社 禦中
部、課、系等內部單位 禦中 ○○株式會社 企畫部 禦中
職位名稱 殿 ○○株式會社 総務課長殿
附加職位名稱之個人 様、殿 総務課長 ○○○様
受信者為多數人 各位 ○○○各位
受信者為個人 様、先生、君 ○○○○様、山部俊文先生
五、附記:添文--追伸
應以置中對齊方式輸入，但對長者、上司等值得尊敬的人寫的信及弔唁信函則不宜。
副文の起辭―追伸(ついしん)、追って、なお。
六、別記
1.可以以條列方式列出，比詳細書寫於主文中更能一目了然的情形，則建議採用「別記」的方式。
2.首先應於主文中寫下「左記のとおり」，於結語之後改行書寫「記」字（應置於行中央偏上約二個字處），別記的內容則自行頭開始以條列式書寫，由最重要的項目開始依次書寫。
例如「X 時までに X 駅にお集まりください」改寫為別記型態時,應以下列方式書寫：一、集合時間 X 時
二、集合場所 X 駅
3.書信中如果有附加的附件或其它書面資料，也可於別記中表明其種類及數量。
4.別記的終了：別記內容書寫完畢後，應改行於距離行尾二個字的距離寫上「以上」以表示別記已書寫完畢。
橫書手紙文─基本結構
多為商、公用文書，寫作方式與原則基本上與一般書信相同。
受信者為多數人 各位 ○○○各位
受信者為個人 様、先生、君 ○○○○様、山部俊文先生
五、附記:添文--追伸
應以置中對齊方式輸入，但對長者、上司等值得尊敬的人寫的信及弔唁信函則不宜。
副文の起辭―追伸(ついしん)、追って、なお。
六、別記
1.可以以條列方式列出，比詳細書寫於主文中更能一目了然的情形，則建議採用「別記」的方式。
2.首先應於主文中寫下「左記のとおり」，於結語之後改行書寫「記」字（應置於行中央偏上約二個字處），別記的內容則自行頭開始以條列式書寫，由最重要的項目開始依次書寫。
例如「X 時までに X 駅にお集まりください」改寫為別記型態時,應以下列方式書寫：一、集合時間 X 時
二、集合場所 X 駅
3.書信中如果有附加的附件或其它書面資料，也可於別記中表明其種類及數量。
4.別記的終了：別記內容書寫完畢後，應改行於距離行尾二個字的距離寫上「以上」以表示別記已書寫完畢。
橫書手紙文─基本結構
多為商、公用文書，寫作方式與原則基本上與一般書信相同。